Kako »ponastaviti« produktivnost s samo eno preglednico

Predstavljajte si, da imate vizualni »časovni stroj«, ki vas popelje v kateri koli trenutek preteklosti. Vidite lahko, za kaj ste porabili svoj čas – katere naloge ste opravili in katere ne ter zakaj. Takšna "naprava" vam je lahko kadarkoli na razpolago. Vse kar morate storiti je, da ustvarite preglednico produktivnosti. To je dokument, v katerega boste vsak dan beležili svojo osebno uspešnost.

Kako ustvariti preglednico produktivnosti

Najbolje je, da uporabite Google Preglednice, Excel ali Numbers. Če pa vam tako bolj ustreza, bo šlo tudi pisanje v zvezek ali beležke na telefonu.

V vsakem primeru mora imeti tabela 4 stolpce:

• datum. Lahko se poudari s svetlo barvo, na primer rumeno.
• Naloga. To je stolpec za seznam stvari, ki jih počnete čez dan.
• Kategorija. V tem stolpcu morate zabeležiti vrsto opravljenih nalog, recimo "delo" ali "osebno". Vsako kategorijo je mogoče tudi barvno označiti. To vam bo pomagalo hitro krmariti po podatkih in videti, kam je najpogosteje usmerjen fokus.
instagram viewer
• minut. Tu ostane še zapis, koliko časa je trajalo dokončanje določene naloge.

Izogibajte se dodajanju dejavnosti na vaš grafikon, ki vam pomagajo napolniti energijo, kot sta meditacija ali vadba. Omogočajo vam ohranjanje ravnotežja med poklicnim in zasebnim življenjem ter ohranjanje duševno zdravje, vendar ni neposredno povezano s produktivnostjo. Zato jih je v tem primeru bolje preskočiti.

Poskusite izpolniti preglednico, medtem ko opravljate naloge čez dan. Pomaga tudi pri boljši razporeditvi dela in zavestnem preklapljanju med nalogami namesto takoj zgrabite naslednjo stvar ali naredite več naenkrat, kar samo boli produktivnost.

Kako deluje tabela produktivnosti

Redko si vzamemo čas za introspekcijo in ne pomislimo, zakaj naša dejanja ne prinašajo želenih rezultatov. In to je velika napaka. Ko imamo jasne informacije pred očmi, veliko lažje razumemo, kje zapravljamo čas in kaj nam preprečuje, da bi šli naprej. Tabela produktivnosti jasno prikazuje naše napake in omogoča analizo, kako se jim v prihodnje izogniti, v katero smer narediti več korakov in kam prerazporediti pozornost.

Recimo, da se odločite izračunati, koliko ur na dan porabite za delovne naloge. Če vam skupna številka ne ustreza, lahko na podlagi tabele razmislite, kako jo povečati ali zmanjšati – na primer skrajšati čas za kosilo ali naloge prenesti na druge.

S preglednico tudi lažje analizirate, kako so naloge, za katere porabite največ časa, usklajene z vašimi dolgoročnimi cilji. Če želite napisati knjigo, vendar porabite le eno uro na dan za delo, potem je čas, da spremenite svoj urnik.

Pomembno je, da redno preučujete tabelo produktivnosti. Na primer, vsake 2-3 dni si vzemite pol ure ali uro za pregled vseh nalog in analizo informacij. Poiščite ponavljajoče se vzorce in bodite pošteni do sebe. Ali dejansko porabite dovolj minut za svoje cilje ali veliko več časa preživite na družbenih medijih? Analiza vam bo pomagala najti dodatne vire in povečati produktivnost na pomembnih področjih vašega življenja.