Kako organizirati kul dogodek sami
Nasveti / / December 19, 2019
Roma Stankevich
Producent dogodkov v Coworking "miza».
Želim organizirati dogodek sami. Kje začeti?
Razmislite o ideji dogodka. To ne bi smelo biti abstraktna ideja, vendar pa je zelo specifičen cilj. Jasno odgovoriti na tri vprašanja:
Kaj želim organizirati?
Torej si določite obliko dogodka. To je lahko stranka, festival, Predavanje ali projekcija filma. Pomislite, za to, kar publika ti to naredil in koliko ljudi si želijo, da bi pritegnili.
Kadar je dogodek?
Glede na velikost, odločiti, kaj potrebujejo prostor. Na primer, zaprt prostor za 200 ljudi, avditorij za 500 ljudi in zunanji prostor za 70 oseb.
Ko bo dogodek potekal?
Izberite točen datum v vnaprej, da imajo čas, da storijo vse, kar je v času. Majhen dogodek za 100 ljudi, ki jih lahko pripravimo za mesec, in glasbeni festival 1000 ljudi - ne manj kot šest mesecev. Prej ste se odločili, lažje bo, da bi našli mesto.
Končni ideja bi bila: "Želim narediti techno party na plaži na 31. avgusta v čast zadnji dan poletja. Stranki, mora biti najmanj 200 ljudi, in dva gost DJ. "
Lahko naredite vse sami?
Težko. Veliko primerov, in v dan le 24 ur. Zato, da se zberejo kot mislečimi ekipo bolje, med katerimi si delimo vse naloge. No, če bodo plakati pripravi oblikovalec, za promocijo projekta - izkušenega SMM-specialist, in ustanovi opreme - zvukach.
Ne bojte se, da prenese nekatere naloge drugim. Glavna stvar, ki so zainteresirani za rezultat in se lahko zanesete. Vi resno, da bo vaše življenje lažje z določitvijo povzročitelja dogodka. Njegova naloga - za rešitev vseh vprašanj in sporov, nadzoruje ekipo in prevzeti odgovornost za to, kar se dogaja.
Če ne veste, kje iskati prave ljudi za pomoč pri spletnih storitvah:
- EventCatalog.ru - največja baza podatkov o lokacijah in izvajalcev.
- theGIFTED - iskanje Instant delavcev in zanimivih likov.
- YouDo - Iskanje za prostovoljce in zaposlene za majhno plačilo.
Ekipa je, kaj storiti?
Naredite seznam vseh primerih. Ti bodo zagotovo morali upoštevati koncept prireditve, določiti proračun, najti in pripraviti prostor, povabi glasbenike za najem opreme, da bi transparenti, organizira catering (dostava hrane in oskrbe ter pije). Ne ustavi, dokler se ob vsaki postavki ne bo preverjala.
Priti skupaj kot ekipa, razpravljali o akcijski načrt in določiti odgovornosti. Vsakdo mora razumeti, kaj pravi. Za vse naloge niz rok.
uporaba Trello ali "Google Spreadsheets"Za delo z nalogami. Udobno, ko je dostop do dokumenta v celotni ekipi.
Bodite prepričani, da napišite vse novo številko svoje stike. Bolje, da to storite na "Imya_Dolzhnost_Data dogodek." Na primer, "Vlad Fotograf 15.07." Tako da ne boste dobili zmeden.
Bojim se, kaj pozabiti. Lahko dobim grobo načrt?
Mogoče. Standardni načrt je, kot sledi:
- Organizirati srečanja s prostovoljci, skupin in sponzorjev.
- Pripravite vozovnice, bivanje in prevoz s povabljenimi.
- oblikovanje red in tiskanje letakov, plakatov, blagovno znamko T-majice in vse ostalo, kar potrebujete vnaprej slikati in tiskanje.
- Zakup in pripravite mesto. Pomisli mest za obiskovalce, osebje, opremo in parkirišče. Uskladitvi seznamov gostov in organizatorjev od lastnikov strani.
- Predpiše čas dogodka - da bo v nekem trenutku pride. Morate vedeti točno minuto, ko je služil hrano, in ko je dejal glavni.
- Izposoja opreme. Minimalni nabor: laptop, zvočniki, mešalna miza, dva mikrofona, zaslon in projektor. Na velikih dogodkov je uporaben za komunikacijo z radijsko ekipo s slušalkami.
- Da se pogaja s fotograf in videographer. Predpiše mandat, da se dogovorijo o pogojih in podpisati pogodbo.
- Najem osebja: varnost, garderoba, natakarji, čiščenje storitev. Število ljudi, odvisno od dogodka. Možno je, da vam ne bo treba dodatno osebje in prostovoljci so na voljo.
- Poišči voditelja. To je pomembno. Od bo odvisna od razpoloženja gostov in splošno vzdušje dogodka.
- Pomislite skozi logistiko, kako dostaviti ljudi, opreme in hrane na kraj dogodka in hrbtu.
Abnormalnost - norma in ne izjema. Navedite načrt B za vsako točko: kaj storiti, če ste nenadoma dal na sodišču? In če obstajajo težave z zvokom? In če začne deževati?
Nisem prepričan, da sem lahko najti denar za projekt. Kakšne so moje možnosti?
Najprej izračunamo približen proračun za dogodek in da proračun. upoštevajte vsa stroški: Prostori, oprema, povabljenih gostov, oglaševanje, tisk, logistika, gostinstvo, ekipa. Na primer, stroški povabljenih gostov vključujejo vozovnic, nastanitev, prehrano, transferje in pristojbine. Izdatki za ukaz: plačilo telefonske račune, hrano, nakup rekvizitov.
Ko boste razumeli, točno koliko morate, začeli zbiranje denarja. Kje jih najti - to je odvisno od oblike dogodka.
Če urediti nekaj družbeno pomembnega (festival grafitov, poljudnoznanstvenih predavanja za šolarje), lahko zaprosi za dotacijo za začetek zbiranja sredstev za Planeta.ru ali pritegnili prostovoljce.
Če delaš komercialno dogodek - videz za sponzorja zanima PR. Bi lepo predstavitev in jasno opisati, kaj koristi sponzor bo dobil, da sodelujejo v projektu in kaj se zahteva od njega. Samo če sem iskren in ne obljubljam kaj ne more storiti. Boste imeli boljše možnosti za uspeh, če je ciljna publika dogodek sovpada s ciljno publiko ustanoviteljskega podjetja.
Če ste organizirati poroko najboljši prijatelj - Povežite prijatelje in znance. Oni vam lahko zagotovi z ustreznim mestu, tehnologije in vožnjo.
Dober način za zmanjšanje proračuna za komercialne dejavnosti - za kupčijo z izvajalci in dela na podlagi menjave. Najdražja izvajalci - catering in alkoholni bar. Postavite svoje pogoje, predpiše jasne pristojnosti in naloge in ne oklevajte zaprositi za popust.
Kaj iskati, da je bilo vse na višku?
Pomembno vsako podrobnost, tudi število stranišč in prisotnosti veloparkovki. Toda obstaja pet glavnih elementov, ki določajo uspeh vsakem primeru:
- Svetloba. Dobro luč - to je, ko je prizorišče jasno razvidno, v središču pozornosti ni slep, gostje pa ne bo padel grde sence.
- Zvok. Preverite Tehnika nekajkrat, nastavite mikrofon in se z lastnikom predpisov soba hrupa na mestu.
- Čistost. Ne smeti, umazana tla in nezaključene stranišča.
- Varnost. Več o tem, načrt evakuacije in izvesti usposabljanje za ekipe in prostovoljcev. Vsakdo bi moral vedeti, kje izhode v sili, gasilni aparati in prve pomoči komplet.
- Temperatura. Nihče ne sme biti prevroče ali premrzlo - je treba preveriti, kroženje zraka in uporabnost naprave. Udobni notranjo temperaturo v topli sezoni - 23-25 ° C, v hladnem - 22-24 ° C Če ste porabili glasbeni festival, mora biti temperatura nižja (20-22 ° C), ker potem se bo plesa sploh zagotovo vroče.
Kdo mora biti usklajeno ukrepanje, da se prepreči se vrgli na policijo?
Morate pripraviti dve obvestili: upravo mesta in na policijski postaji (če je dogodek je manj kot 2 000 ljudi). Lahko se pošlje po pošti ali kurirski službi, dve kopiji vsakega organa. Če nameravate dogodek, ki bo več kot 2 000 ljudi, ki jih je treba dodatno poslati obvestilo, da je vlada v regiji in regionalni policijski postaji.
Obvestilo je napisan v prosti obliki: to je treba določiti, da želite uporabiti, kaj ime in namen dogodka, kje in kdaj bo to potekalo, koliko se pričakuje od udeležencev, ki so organizatorjem. Primeri posodobitve iskanje po internetu.
Za sklepanje pogodb z vsemi izvajalci, ki vas oskrbujejo tehniko, gostinstvo ali ponujajo najem prostora. jasno se pogaja vse podrobnosti in se prepričajte, da so v sporazumu. Na primer, če se strinjali, da je treba element bo končno čiščenje prostorov s strani lastnika v pogodbi.
Kako objaviti dogodek, da o tem čim več ljudi, kot je to mogoče?
Daj mu ime in logotip. Naj oblikovalec bo pripravil plakate in razviti celostno grafično podobo. Naredite preprosto spletno stran z informacijami o dogodku - na primer, Tilda.
Poslali sporočilo za javnost z informacijami o dogodku, kaj, kdaj in kje boste preživeli, kdo so organizatorji, partnerji in zainteresiranimi stranmi. Poskusite obresti novinarjem. Ne pišite preveč posuši in predloži sporočila za javnost na specializirane medije - tiste, ki imajo isto ciljno skupino kot dogodek. je na voljo, se obrnite na uredništvo na večini območij v javni domeni.
Ne pozabite na promociji v socialnih omrežjih. Ustvarite sestanek na Facebooku, "VKontakte" in stran dogodkov v Instagram. Run ciljno oglaševanje in prikaže pravilno nastavljen: to je treba pokazati samo svojo ciljno skupino za proračun za oglaševanje ni šel v nič. Vprašajte velike mestne skupnosti in blogerjev govoriti o dogodku na svojih straneh. Če niste dobro SMM, preberite blog "Netologii" - obstaja veliko uporabne materiale o promociji v socialnih omrežjih.
Vse je pripravljeno. Nekaj drugega, morate zagotoviti?
Bodite popolnoma pripravljeni. Na strani organizatorja je treba vedno obremenjena s telefonom in internetno povezavo, polnilec baterij, prenosni zamenjavi podaljška, HDMI adapterji za vse možni priključki, nalepke, trak, več vžigalniki, pisalne nož, lepilni trak in zdravila proti bolečinam v primeru bolečine glava.