Kako Turn «Google Spreadsheets" v popolnem GTD-sistema
Produktivnost Spletne Storitve / / December 23, 2019
Leta 2001 je knjiga pojavila na policah "Kako zadeve, da: umetnost produktivnost brez stresa"Avtor David Allen (David Allen). V svojem strokovnjak na storilnost in upravljanje časa, je pokazala, kako pomembno je, da imajo dokazano sistem za osebne, poslovne in druge namene.
Allen je predstavil sistem, imenovan GTDJe Ki je pomagal veliko število ljudi, ki prinašajo red v svoje zadeve. Kot neke vrste lupine se lahko uporablja za različne storitve, kot so Wunderlist, Todoist, Trello in Evernote, pogosto pa so preveč zapleteni ali ni dovolj funkcionalna. Te storitve imajo nikakor ni samoumevno, vendar vreden alternativni - «Google preglednice".
Prednosti pred drugimi aplikacijami
1. Dobra vizualizacija = boljše razumevanje
Motnja, fizični ali digitalni - je pravi problem s fiziološkimi posledicami. Eden od glavnih - izgubo učinkovitosti. Ko pogledaš na seznamu projektov, ki zasedajo veliko prostora za besedilo in vse vrste naložb, vaši možgani začne panike. Zaradi tega boste postali manj produktivni.
«Google Preglednice", v zameno, - nabor vrstic in stolpcev. Tudi ko je pred vašimi očmi 35 projektov, vsi so preproste elemente tabele: znano, kompakten in hkrati polno informacij.
2. Enostaven za vstop in urejanje
Dober sistem produktivnost - je tista, ki je enostaven za vnos podatkov. Nič ne sme posegati z dodatkom projektov in nalog, kot tudi njihove spremembe.
Če želite dodati nekaj na mizo, dovolj, da kliknete na celico in vnesite besedilo. Ni klopi, možnosti in gumbi - preprosto vnesete besedilo, vse, kar je potrebno.
Če je potrebno, nekje dodati stolpec, spajanje celice, in tako naprej - različne možnosti.
3. prilagodljivost
Vsak produktivnost sistema mora biti dovolj prožna. Moral bi biti udobna razvrščanje in filter vsebin, ki temelji na spreminjajoče se prednostne naloge. «Google Preglednice" omogočajo ustvarjanje filtrov, ki temeljijo na različnih kriterijih.
Nekateri ljudje, ki držijo GTD in drugimi sistemi se uporabljajo v vsakem okviru nalog. Za vsakega od njih priloženo nalepko, kot so "@ telefon" ali "@ računalnikom«, si lahko ogledate Samo tiste primere, ki so izvedljivi, kje ste, in z orodji, ki jih od vas pod roko.
V «Google Spreadsheets" je zelo enostaven za vzdrževanje meri filtre z več kriterijev. Vas prosimo, da pokličete te filtre, kot želite, ki pospeši iskanje za njih.
4. Preprostost in širino sposobnosti
Ena od glavnih prednosti tabel - njihovi preprostosti. In ker so enostavni za uporabo, ki jih ponujajo veliko priložnosti. Ti so urejeni z lahkoto in komunicirati z drugimi informacijami.
Lahko ustvarite celico z golo besedilo, in lahko napišete formulo, ki združuje več kosov podatkov s funkcijo. Sami se odločite, kako je treba povezati svoje podatke.
5. Cross-platform
Vse navedeno velja za kateri koli program za ustvarjanje preglednic: Microsoft Excel, LibreOffice, OpenOffice Calc, Apple številk, in tako naprej. V vseh - enakimi osnovnimi načeli iz vrstic, stolpcev in formul. Toda «Google Preglednice" delujejo popolnoma v oblaku, s hitro in zanesljivo.
Ste prosti za delo s katerim koli operacijskim sistemom, s katere koli naprave. To je dovolj, da imajo internetno povezavo in brskalnik nameščen.
Primeri uporabe
Vaš GTD-dokument lahko vsebuje poljubno število listov. Predstavljajte si, da imajo sedem.
- projekti. Allen opredeljuje projekt kot nalogo, ki je sestavljena iz več kot dveh korakov in njegovo izvajanje, ki zahteva do 12 mesecev. Na seznamu, si lahko karkoli - tudi se projekt lahko zamenja motorno olje.
- Prihajajoči poslovni. Seznam stvari, ki jih lahko storite zdaj. Določite lahko približne datume in izvajanje prednostnih nalog.
- pričakovanje. Stvari, ki vas Uspešnost pričakujejo od drugih ljudi. Dodajte sorodne projekte in zapis po želji, pa v zadnjem času ste se pogovarjali s temi ljudmi.
- Dnevni red. Dela, ki jih je treba razpravljati na rednih sestankih. Na primer, če ste v pogovoru z sodelavcu tedenski obraza do obraza, nato pa izpolnite tukaj, da želijo, da se pogaja z njim. Možno je tudi, da se doda stolpec s povezanimi projekti.
- inkubator. Seznam stvari, ki jih želite narediti nekega dne, ampak še ne vem točno kdaj.
- Tedenski pregled. Kontrolni seznam nalog, ki jih opravlja, ko povzemajo teden. To je lahko za pregled obstoječih projektov in dodajanje novih, zapiranje "repe", in tako naprej.
- zaključenih projektov. Carve zaključen projekt in ga na tem seznamu, in znamka, ko je končal. Če bi projekt samo znebiti, je treba tudi zapisati.
projekti
Število stolpcev v tem listu so lahko različni, vendar obstajata dve glavni, na katerem so cele sistem temelji: "Projekt ID" in "Prihajajoči zadeve."
Projekt ID - je edinstvena številka. Dodeljevanje identifikatorje presega «Google preglednice." Ti lahko vodijo vsi organizacijski sistem. Na primer, če ste shranjevanje datotek ter pojasnila v zvezi s projekti v drugih storitev, ki jih lahko uporabljajo iste številke v njih. To bistveno pospeši iskanje datotek in podatkov, in omogoča, da se ne da veliko stvari v mislih.
V stolpcu "Prihajajoči primeri" bager tri vidike posameznega projekta:
- koliko primerih dodali na zavihek "Prihajajoči zadeve";
- koliko postavke, povezane s tem projektom je zavihku "čakanja";
- kot elemente, povezane s projektom, ki se nahaja na kartici "Dnevni red".
Formula - preprosta funkcija štetja, ki preveri te tri zavihke, in zagotavlja informacije o tem, koliko dejavnosti, povezane s tem identifikatorjem projekta. Ta stolpec vam omogoča, da hitro najti projekte, brez opravljene naloge. Zaporedje "0 | 0 | 0 «pomeni, da je treba bodisi dodati ukrepe za projekt ali pa ga odloži.
"Waiting" in "Dnevni red"
Na teh straneh navedite ime osebe, ki jih je treba od njega, in ko boste morali za to, da se uporablja za kateri koli projekt. Če se redno srečujejo s to osebo, nato pa se pošlje na "dnevni red". Kdaj ste ga videli le občasno, nato dodamo na "čakanju".
inkubator
V intervjuju, Allen je dejal, da če je vsak projekt za en teden ne premakne za eno Malenkost, da ga pošlje na "inkubator". Ideja je preprosta: če ne boste storili projekt na redni osnovi, nato pa ga odstranite iz seznama, ki je neprestano v mislih. Zaradi tega projekta je nered in, kot posledica, da je psihološka ovira za izvajanje pomembnih primerov.
Vsak teden, pogled v "inkubator" in niti spremeniti stanje projekta na "aktivni" ali ga ne dotikajte, ali v celoti odstraniti.
Tedenski pregled
Ta kartica pomaga Poskrbite, da vaš sezname pomaga izboljšati vaše osebno in poslovno življenje. Tako da boste morali nenehno preverjati te sezname in jih obdržati tok.
»Tedenski pregled" je lahko sestavljen iz vprašanj in idej za razmislek. V bistvu je to seznam edinstvenih sprožilcev, ki spominjajo na potrebe projekta. Prav tako pomaga, da se preveri, ali še vedno izpolnjuje svoje cilje za svoje namene.
zaključenih projektov
Če se moramo spomniti na izid projekta, da bi list. In tudi, če veš, kaj se je projekt končal - na primer, ga vrgel - da je včasih koristno, da bi ugotovili, ko se je tako odločil.
«Google Preglednice" Uporabne funkcije
opombe
Uporabljajo se lahko na več načinov. Eden od njih - zapisati vse možne prihajajoče primerov za posamezen projekt se. Nato jih lahko kopirate neposredno na seznamu "Prihajajoči zadev" in dodal, želeni datum zaključka.
Opombe so uporabni za njihov predvideni namen tudi. Dodaj zapiske na status projekta, proslavite pomembne mejnike in dodajte koristne informacije.
Če želite dodati opombo, z desno tipko miške kliknite celico in izberite "Vstavi opombo".
Komentarji
Komentarji, v nasprotju z pojasnilih so samodejno oblikovano hiperpovezave, ki lahko včasih koristna. Število pripomb prikazano na kartici stanja na dnu. Poleg tega, da pripombe, lahko sodelujete z drugimi uporabniki. Dodajajo podobne opombe.