Kako stil poslovne korespondence pomaga narediti pravi vtis na naslovnika
Miscellanea / / May 04, 2023
Predstavljajte si: dobite odlično idejo, se odločite, da jo delite s svojimi šefi ali strankami, pošljete pismo ali sporočilo messengerju. In na drugi strani berejo in si mislijo: "No, kakšen norec je to napisal!" Ali: "Kakšen dolgčas!" In odločijo se, da ne bodo upoštevali vašega predloga.
In nisi dolgčas. In ideja je bila dobra. Zgrešili ste stil in ustvarili napačen vtis o sebi.
Kakšni so stili pisanja
Slog dopisovanja je mogoče meriti na lestvici od pogovornega do uradnega.
Ko se premikamo po njem, poudarjamo določene lastnosti in preizkušamo različne slike. Bolj kot levo, bolj je poudarjena odprtost, iskrenost, dinamičnost. Bolj kot desno, bolj opazne so lastnosti, povezane z našim položajem, položajem, statusom: konzervativnost, trdnost, racionalnost.
Različne situacije zahtevajo različne sloge. Tukaj so možnosti.
"prijatelj" | Samo človek z ulice. Morda je vesel in sladek, vendar ga naslovnik ne vidi kot strokovnjaka, ki bi mu lahko zaupali pomembno vprašanje. | Primerno bo v prijateljskem dopisovanju, kjer naše delovne lastnosti niso pomembne: glavna stvar je, da je oseba dobra. |
"Kolega" | Še vedno oseba, vendar že z določeno težo in avtoriteto. | Primerno je, da o svojem predlogu poveste fantom iz vaše projektne skupine. Razumeli bodo, da ste njihovi, hkrati pa ste tudi profesionalec, ki ga je vredno poslušati. |
"zaposleni" | Predvsem nosilec avtoritete, a še vedno »s človeškim obrazom«. | Uporabno za pošiljanje ponudbe "gor". Zahvaljujoč njemu bo vodja videl vašo resnost, temeljitost, izkušenost. |
"Izvršni" | Vpliven funkcionar, ki mu je vse človeško že tuje. | Lahko pride prav, če se s ponudbo prijavite na »instance«, javno pisarno ali veliko stranko s formalno korporativno kulturo. |
Če pogrešate stil, je enostavno vse pokvariti. Na primer, če pišemo kolegom na enak način, kot se obračamo na uradne osebe (»Pošiljam predlog za skrajšanje porabljenega časa izpolniti naše proizvodne cilje«), potem se bodo najverjetneje odločili, da želimo pokazati našo premoč, se oglašati. In problem ne bo rešen.
In če se obrnemo na šefa v stilu "prijatelj" ("Obstaja tema, kako hitreje opraviti svoje delo"), potem on morda misli, da mu piše lahkomiselna oseba, ki komaj kaj ponudi dobro.
Kako je slog dopisovanja odvisen od komunikacijskega kanala
Ponudbo lahko pošljemo tako po elektronski pošti kot tudi s sporočilom na messenger. Vendar je pomembno vedeti, da je zadnji kanal bolj "človeški", neformalen. In slog, zaradi katerega ste v e-pošti videti kot poslovna oseba, je lahko v messengerju videti pompozen, nenaraven. Zato je pri prehodu na ta komunikacijski kanal iz pošte vredno prilagoditi lestvico za pol koraka.
Kako jezik vpliva na komunikacijski slog
Kako ohraniti želeni slog v pismu ali sporočilu? Najprej je vredno biti pozoren na to, katere besede in besedne zveze izbiramo.
"prijatelj" | "Kolega" | "zaposleni" | "Izvršni" |
Pogovorni izrazi, sleng: "Obstaja tema", "Kul", "Popravi zastoje" itd. | Aktivni promet: "Ponujeno." | Pasivni obrati: "Predlagano je bilo." | "Birokratske" besede: "Zagotovljeno", "Izvedeno", "Dano", "Prisotnost". |
Neuradni pozivi: "Dekleta", "Fantje", "Maša, poj". | Osebni zaimki: "Nudimo." | Pomanjkanje osebnih zaimkov: ne "Nudimo", ampak "Podjetje ponuja". | Uradni uvodni stavki: “Obveščamo”, “Obveščamo vas”. |
Napišimo "Naši fantje so super fantje" - mi bomo "Prijatelj". Navedemo, da "za nas delajo odlični strokovnjaki" - postali bomo "Kolega". Če napišete "V podjetju delajo strokovni strokovnjaki", dobite "Zaposleni". No, če "Člane ekipe odlikuje prisotnost profesionalnosti" - bomo delovali kot "Uradnik".
Kdaj slog komunikacije dovoljuje uporabo emojijev in kdaj ne
V sodobni korespondenci ne oblikujemo misli samo s pomočjo besed. Med smešnimi ali žalostnimi obrazi, srčki in celo kakci - emoji. In vplivajo tudi na stil avtorja in vtis o njem.
S čustvi nekako rečemo naslovniku: "Smo odprti, moderni!" Zato emoji ustrezajo živahnemu in dinamičnemu »prijatelju« in »kolegu«. Pri uporabi drugega sloga je bolje uporabiti "klasične" možnosti: smešek, srce, roka z dvignjenim palcem. "Buddy" si lahko privošči tudi kreativne emodžije, kot so hudički in kakci.
No, resnega »Delavca« in »Sodelavca« bo motil emoji: o kakšni trdnosti in uravnoteženosti lahko govorimo, če je sporočilo polno obrazov.
"prijatelj" | "Kolega" | "zaposleni" | "Izvršni" |
😈 💩 🤮 😜 | 😊 👍 🔥 ❤️ |
Vzemimo dva primera z uporabo emojijev.
1. Naše sodelavce želimo razveseliti z dobro novico:
"Odlična novica! 🔥 Naš oddelek je osvojil prvo mesto na natečaju "Na čas v službo". 👍Nagrada je velika čokoladna budilka. Pridite v HR. Vsak dobi košček! 😊»
Videti moramo odprto, živahno, demokratično, zato uporabljamo slog "Kolega». In emojiji se tukaj popolnoma prilegajo.
2. Na vodstvo se obračamo z resnim predlogom:
»Dober dan, Ivan Jurijevič! 😊 Ponujamo vam razpravo o možnosti uporabe naše opreme za povečanje proizvodne zmogljivosti vašega podjetja. 🔥»
In tukaj slike niso na mestu. Za nas je pomembno, da smo videti resni, profesionalni, potreben je stil »zaposleni« - in emoji ne sodijo zraven.
Še posebej morate biti previdni v situacijah, povezanih z negativnostjo. Pogosto uporabljamo emoji, da pokažemo, da smo vznemirjeni. Toda učinek je lahko obraten.
Recimo, da ste napisali tole: »Dober dan, Margarita! Pravkar smo ugotovili, da tovarna ne more pravočasno poslati vašega naročila. 🤷♀️ Zelo nam je žal! 😢»
Bo Margarita verjela naši žalosti? Ni dejstvo. Za mnoge je emoji še vedno nekaj neresnega, »igračka«. In Margarita lahko pomisli: »Tukaj so prevaranti! Pišejo, da jim je žal, a sami rišejo obraze. Nič jim ni žal!"
Kako zgradba stavka vpliva na slog
Da bi se "prilegali" izbranemu slogu, morate biti pozorni tudi na to, kako so stavki zgrajeni v našem besedilu.
V konstrukciji je vedno "junak" - tisti, o katerem ali o čem govorimo. Običajno nekaj počne: gradi, razmišlja, piše, bere... In bralcu lahko o tem pripovedujemo na različne načine.
Poglejmo, kako deluje, na primeru vrstice iz pesmi Agnie Barto.
Najprimernejši dizajn za poslovno korespondenco: "Bik hodi, niha". V njem je "junak" v subjektu (podčrtali smo ga) in njegova dejanja so navedena glagoli (označeno s krepkim tiskom).
Ta oblika je primerna za "prijatelja", "kolega" in "zaposlenega". Na primer: "Vodje se pogovarjajo o projektu v sejni sobi" ali "Računovodstvo je obračunalo plače."
Če želimo poudariti svojo težo in trdnost, lahko dodamo 1-2 stavka z drugačnim dizajnom: "Volan izvaja hojo in guganje."
Tukaj je "junak" še vedno predmet, vendar je njegovo dejanje zdaj označeno s samostalnikom. »Sprehodi« so postali »hoja«, »zibanje« je postalo »zibanje«. Primeri takšnih predlogov: "Menedžerji razpravljajo o projektu v sejni sobi", "Računovodstvo je izračunalo plače».
Opomba: v tem primeru plačamo dodatno "težo" in trdnost s preglednostjo. S takimi stavki naše pismo postane težje berljivo, zato je bolje, da jih ne zlorabljamo.
Vendar to ni meja. Obstaja bolj formalna konstrukcija: "Hojo in guganje izvaja bik." V njem dejanje ni označeno z glagolom, temveč s samostalnikom, "junak" pa ni subjekt. Primera stavkov s to konstrukcijo: "O projektu razpravljajo menedžerji v sejni sobi" in "Plače je opravil računovodski oddelek."
Take stavke je zelo težko brati. Z bralcem se povezujejo z jezikom birokratov – uradnikom. Zato jih je treba uporabiti le, če moramo pismo narediti izjemno formalno. Na primer, v mogočni zahtevi, zahtevi - tako da naslovnik čuti: to je to, šale je konec, nato sodišče in zapor.
Če izberemo ta ali oni slog, naslovniku oddamo dodatno sporočilo. Zato je bolje, da to orodje uporabljate zavestno, potem bo postalo učinkovito sredstvo vpliva.
Preberite tudi🧐
- 13 stvari v poslovni korespondenci, ki me prav jezijo
- Kako zaščititi e-poštno komunikacijo: 6 nasvetov
- Bonton delavca na daljavo: kako se pripraviti na spletni sestanek