Pravilo treh ur: kako načrtovati svoj delovni dan, da boste naredili več

Večina strategij upravljanja s časom ni univerzalnih – za nekoga so primerne, za drugega pa povsem neuporabne. Oliver Berkman, časovni načrtovalec in avtor knjige "Štiri tisoč tednov: Upravljanje časa za smrtnike" seveda: obstaja eno pravilo, ki bo učinkovito za vsakogar.

To je pravilo treh ur.

Vsak dan si namenite tri ure za zahtevne ali ustvarjalne naloge. Najprej vstopite urnik samo takšne stvari, preostali čas pa zapolnite z aktivnostmi, ki zahtevajo manj truda.

Kako deluje pravilo treh ur?

Človek se lahko ukvarja z delom, ki zahteva maksimalno psihično obremenitev in koncentracijo, največ tri do štiri ure na dan. Isti zakon velja za ustvarjalna iskanja.

Zato je pri načrtovanju urnika za dan vredno začeti z najtežjimi nalogami. Ne od tistih stvari, ki se vam zdijo neprijetne, vendar vam ne bodo vzele veliko energije. In s projekti, ki zahtevajo resne napore. Običajno se v takšne zadeve potopite z glavo, veliko skrbite, če kaj ne uspe, in se veselite, ko vidite svojega uspeh.

Za takšne primere v urniku ni vedno mogoče dodeliti treh ur zapored. Da, in ni potrebno - možgani se bodo utrudili in potrebovali počitek. Poskusite načrtovati dve uri in pol z odmorom med njima, ki vam bo omogočil, da si opomorete. Pomembno je, da svojega aktivnega delovnega časa ne razdelite na številne majhne intervale, saj ne boste imeli časa, da bi se vsakič popolnoma poglobili v nalogo.

Tukaj je tisto, kar morate storiti v večini produktivno obdobje:

• Razmislite o nalogi, načrtujte.
• Aktivno pišite, rišite, tipkajte, rišite diagrame, analizirajte informacije in sklepajte - z eno besedo, opravljajte svoje glavno delo.

Sprva vam bo morda težko delati z največjo učinkovitostjo cele tri ure, tudi z odmorom. Želim se zamotiti, piti kavo, pregledovati pošto in socialna omrežja. Tega ne bi smel početi. Z osredotočanjem na nalogo trenirate možgane in se naučite, da ne izgubite fokusa. Sčasoma se boste znebili želje po motnjah - ves dodeljeni čas boste strastni do dela.

Morda vam tri ure na dan ne bodo dovolj. Zato je vredno sprostiti še enega v svojem urniku - rezervnega. Ampak samo enega.

Če vsak dan posvetite tri do štiri ure glavnemu poslu in si ne dovolite biti raztresen, boste lahko opravili več nalog kot s standardnim osemurnim razporejanjem.

Preostali čas lahko zapolnite s stvarmi, ki so vam lažje.

Zakaj ne bi smeli porabiti več časa za pomembne naloge

Naša meja pozornosti in učinkovitosti je štiri ure na dan. Že ob peti uri koncentracija pade, pozornost se razblini. Težje si boste zapomnili vse podrobnosti, nehote se boste začeli motiti ali preprosto "viseti". To bo povečalo število napak.

Vsak od nas se lahko napne in dela dan ali dva ali celo teden in se potopi v nalogo za 5-6 ur. So okoliščine, ko drugače ne gre – nujni ali dolgotrajni primeri nas prisilijo, da poiščemo rezerve. Toda v tem načinu ne morete delati dolgo časa in še toliko bolj nenehno. Učinkovitost bo začelo padati, več časa pa boste porabili za iste naloge. Naslednja stopnja bo čustvena in fizična izgorelost.

Kot kažejo izkušnje, je tri do štiri ure optimalno obdobje, da se poglobite v nalogo, se maksimalno potrudite, da jo dokončate, vendar ne preobremenite.

Po tem načelu zgrajeno njihov delovni dan, številni znani znanstveniki. Charles Darwin, avtor del o naravni selekciji in izvoru človeka, je trikrat na dan sedel za delo. Dve etapi sta trajali uro in pol, tretja - uro. Henri Poincaré, francoski fizik in matematik, je delal dvakrat po dve uri na dan. Morda je prav takšna rutina tem ljudem pomagala, da so dolgo časa ostali produktivni.

Zakaj je lahko težko uporabiti pravilo treh ur

Sprva se vam bo morda zdelo, da ste pravični biti len. Kaj lahko dodate k delovnemu urniku še eno ali dve ali tri glavne naloge. Na primer, vzemite naslednjo ilustracijo, napišite načrt za drugo predstavitev, poslušajte gradivo nove strokovne konference.

To je trik naše psihe: navajeni smo, da moramo ves čas teči, hiteti, se truditi. prehiteti koga. V nasprotnem primeru ne bomo imeli časa, zaostali bomo in izgubili. Torej, počivali bomo, ko bomo popolnoma izčrpani.

Oliver Berkman to stanje imenuje patološka produktivnost. In posebej svetuje, da razvijete pomembno veščino: po treh ali štirih urah dela na resni nalogi preklopite na preprostejše stvari. K težkim se boste spet vrnili naslednji dan, ko si boste povrnili moči. Če vam nekaj ni uspelo narediti danes, boste to dokončali jutri, in to hitreje.

Kaj početi v preostalih urah

Za večino od nas aktiven delovni dan ne traja tri ali štiri ure, ampak dvakrat dlje. Bennet Garner, avtor knjige "50 popravkov za spremembo vašega življenja", svetuje preostanek časa zapolnite s stvarmi, ki jih je prav tako treba postoriti, a ne bodo zahtevale pretiranega truda.

V teh urah lahko:

• Preberite sporočila v messengerjih in odgovorite nanje.
• Razčleni e-pošto.
• Načrtujte telefonske klice in sestanke ter jih zadržite.
• Naredite urnik za naslednje dni in razjasnite načrt Do konca meseca.
• Poiščite informacije za nadaljnje naloge.
• Pospravite namizje, pospravite dokončane in tekoče projekte v mape, izbrišite nepotrebne datoteke.

Kako uporabiti pravilo treh ur

Postopek načrtovanja lahko olajšate. Če želite to narediti, najprej vse delovne naloge vnaprej razdelite v dva stolpca:

1. Glavni projekti so tisti, ki jih boste dokončali v treh urah.
2. Dodatne naloge so tiste, ki bodo izven triurnega časa.

Ko komponirate urnik dela, najprej izberite opravila s prvega seznama in razporedite čas zanje. V preostalih urah prevzamete naloge druge kategorije. Z lahkoto jih je mogoče zamenjati ali premikati po dnevnem urniku. In nekatere je enostavno prenesti na naslednji teden ali naslednji mesec.

Glavna prednost triurne metode je, da boste, ko boste opravili glavno nalogo dneva, zagotovo vedeli, da ste resno napredovali.

To vam bo pomagalo, da ne boste skrbeli, če ni imel časa narediti nekaj z dodatnega seznama.

Sčasoma boste videli, da vam takšna taktika omogoča, da pravočasno opravite vse prednostne naloge. Poskrbeli boste, da boste najpomembnejše stvari imeli pod nadzorom, pri tem pa se boste izognili prenapetosti in izgorelosti.