Osebni Kanban: Kako poenostaviti svoje poklicno življenje s tablo opravil

Priznani pisatelj in profesor računalništva na univerzi Georgetown Cal Newport je napisal knjigo New Principles of Business Communication. V njej govori o tem, kako smo prišli do kulture nenehne komunikacije in kako ta vpliva na našo produktivnost in duševno zdravje. Z dovoljenjem založbe MIF objavljamo odlomek iz petega poglavja. Gre za to, kako s Kanban tablo učinkovito reševati delovne naloge.

Jim Benson je veliko razmišljal o tem, kako optimizirati delo na intelektualnem področju. Njegovo svetovalno podjetje Modus Cooperandi je specializirano za razvoj edinstvenih postopkov, ki bi belim ovratnikom pomagali pri učinkovitejšem sodelovanju. Benson je že delal na področju razvoja programske opreme in je dobro seznanjen s tehnikami agilnega upravljanja. Verjetno zato pri svojem delu pogosto uporablja nalogne table. […]

Ko pa gre za osebno produktivnost, je Jim Benson zaslovel s tanko knjigo, ki jo je leta 2011 izdal v samozaložbi. Imenuje se Personal Kanban in ponuja vabljivo perspektivo: uporabite lahko tehnike agilnega upravljanja, ki pomagati skupinam zaposlenih pri izvajanju zapletenih projektov, da se spopadejo z zapletenim klobčičem odgovornosti v svojih individualnih poklicih življenje.

Ideje za knjigo so precej preproste. In Benson jih je na kratko opisal v petminutnem videu, ki ga je objavil na spletni strani knjige. Avtor stoji ob velikem zvezku, postavljenem na stojalo. Sredino lista zapolni z raznobarvnimi samolepilnimi lističi. Predstavljajo naša lastna pričakovanja, pa tudi pričakovanja sorodnikov, prijateljev, sodelavcev in šefov. »Vse te naloge se v naših mislih zlepijo v eno kepo in vsakič, ko razmišljamo, česa bi se lotili, odtrgamo košček od te kepe,« pojasnjuje Jim. Da bi to naredili, se moramo prebiti skozi ta kup nalog in jih natančno analizirati, da se odločimo, kaj storiti naprej. "Naloga ni prijetna," povzame Benson.

Osebni Kanban ponuja rešitev: strukturirajte ta niz informacij z osebno tablo opravil. Benson meni, da bi morali biti trije stolpci. Prva se imenuje Priložnosti. Vanj s pomočjo samolepilnih lističev vpisujete podatke o svojih obveznostih. Vsaka zloženka vsebuje informacije samo o eni nalogi. "In zdaj se grozljiva vrsta dela spremeni v lepo urejeno strukturo." Drugi stolpec se imenuje "V teku". Tam premaknete liste, ki odražajo naloge, na katerih ste začeli delati. Ključna točka v zvezi s tem stolpcem (in to je skrivna sestavina sistema Kanban kot celote) je, da lahko delate na strogo določenem številu nalog hkrati. V jeziku tega sistema je to "omejitev števila nedokončanega dela." V svojem videoposnetku Benson pravi, da ne delajte na več kot treh nalogah hkrati. Kot pojasnjuje, če se raje odločite za ducat različnih opravkov naenkrat, potem se bo vse končalo v "popolni zmešnjavi". Prepričljivo trdi, da ne smete grabiti vsega naenkrat: vso pozornost posvetite dvema ali trem stvarem in se nove naloge lotite šele, ko opravite prejšnjo.

In tako smo se logično približali stolpcu »Končano«. Ko je delo opravljeno, se zloženka premakne tja. Teoretično ta stolpec sploh ni potreben, vendar Benson meni, da psihološki dvig, ki ga je doživel oseba, ki premakne kos papirja iz stolpca »V teku« v stolpec »Končano«, postane močan stimulans dejavnik. V letih, odkar je bila Bensonova knjiga objavljena, je sistem pridobil horde oboževalcev. […]

Task board je neverjetno učinkovito orodje ne le za usklajevanje dela različnih timov, temveč tudi za strukturiranje dela posameznih zaposlenih […].

Rekel sem že, da sem to idejo uporabil tudi sam kot profesor. Kot podiplomski študent na oddelku za računalništvo v Georgetownu sem svoje delo organiziral s ploščami Trello. Moja preglednica je bila videti kot Bensonova standardna predloga s stolpcema »V teku« in »Končano«. Kot mnogi ljubitelji osebnih sistemov Kanban sem ustvaril lastne stolpce za te naloge ki jih želim izpolniti, vendar se trenutno z njimi ne ukvarjam aktivno (o tem kasneje več). Vsak ponedeljek sem preučeval informacije na tabli, premikal karte in se odločil, kaj bom tisti teden delal. V naslednjih dneh sem pogosto preverjal tablo, da bi videl, kaj lahko počnem v času, ki sem ga namenil za naloge na podiplomskem študiju. Takoj, ko so prišle nove zahteve - v obliki e-pošte, telefonskih klicev ali, kot se pogosto zgodi, so vprašanja minila mimo pisarne mojih učencev - podatke sem takoj zapisal na kartice in jih obesil na tablo, da sem delal na teh trenutkih Kasneje.

Brez tabele nalog pri svojem univerzitetnem delu bi bil odvisen od komunikacije v stilu. hiperaktiven panjski umPotek dela, ki se osredotoča na stalno komunikacijo in se napaja iz naključnega toka sporočila, dostavljena prek digitalnih komunikacijskih sredstev, kot sta e-pošta in glasniki.. Posledično bi bil dan za dnem ujet v počasnem dopisovanju z mnogimi ljudmi. Postal bi tipična žrtev hiperaktivnega panjskega uma: nekdo, ki se od prenosnega računalnika ne loči niti za enkrat en sestanek in nikoli ni izpustil telefona, ko je hodil čez kampus in poskušal opraviti tisoč stvari hkrati. Z drugimi besedami, brez tega sistema bi bilo moje delo pravi pekel. S pomočjo tablice nalog mi je uspelo bistveno zmanjšati porabo virov. Informacije o prihajajočem delu so postavljene na tablo, strukturirane in metodično opravljam naloge v času, ki je za to odmerjen. Zato sem, kot ste morda uganili, postal močan zagovornik uporabe plošč z opravili ne samo za organizacijo dela tima, ampak tudi racionalizacijo poklicnega življenja posameznih zaposlenih, ki se ukvarjajo z duševno delo.

Da bi vam pomagali pri tej nalogi, je tukaj nekaj primerov najboljše prakse, ki vam bodo pomagali kar najbolje izkoristiti plošče opravil.

1. Uporabite več plošč

Mnogi zagovorniki osebnega kanbana uporabljajo samo eno tablo za organiziranje svojih poklicnih nalog. Priporočam nekoliko drugačen pristop. Za vsako vlogo, ki jo opravljate na poklicnem področju, imejte ločeno tablo. Trenutno sem univerzitetni profesor v treh zelo različnih vlogah: raziskovalec, učitelj in podiplomski študent. Za vsako od teh vlog sem ustanovil ločeno tablo. Ko analiziram svojo pedagoško dejavnost, me torej ne motijo ​​nepovezane naloge na področju raziskovanja ali dela s podiplomskimi študenti. Posledično mi ni treba preklapljati med različnimi dejavnostmi in hitreje rešujem službene težave.

Včasih se mi zdi tudi koristno imeti ločeno tablo za velike projekte (recimo tiste, ki trajajo več kot dva tedna). Na primer, ne tako dolgo nazaj sem vodil veliko znanstveno konferenco. Ta položaj je vključeval reševanje številnih nalog. Zato sem se odločil, da bi bilo lažje ustvariti ločeno tablo, katere informacije se ne bi prekrivale z drugimi področji mojega poklicnega življenja. Ko je bil ta projekt končan, plošče nisem več potreboval.

Seveda lahko delujete le z omejenim številom plošč, da naloga ne postane pretežka. Zaradi tega menim, da je dobra ideja imeti ločen odbor za vsako poklicno vlogo in vsak večji projekt. V tem primeru bo večina ljudi imela dve do štiri plošče, s katerimi je enostavno delati. Nasprotno, če imate deset plošč, bodo sredstva, potrebna za preklapljanje med njimi, odtehtala morebitne koristi strukturiranja nalog.

2. Imejte redne sestanke ena na ena za analizo informacij

Ko smo govorili o tablah nalog za skupine znanja, sem trdil, da je najboljši način za analizo informacij, ki jih vsebujejo, redni sestanki. Enako velja za vašo osebno tablo. Če želite kar najbolje izkoristiti to orodje, si vsak teden namenite čas za analizo in posodobitev informacij na tabli. Med temi posameznimi sejami preglejte podrobnosti in premikajte kartice ter po potrebi posodobite status dela. Postopek ne bo trajal dolgo. Če to počnete redno, bo dovolj 5-10 minut.

Takšnih srečanj ne organizirajte prepogosto: prišel sem do zaključka, da je dovolj enkrat na teden. Vendar ne prezrite te vrste dejavnosti. Če se tako odločite opravilna tabla ni dovolj dobra metoda za shranjevanje informacij o vaših delovnih obveznostih, potem se boste vrnili k mrzličnemu dopisovanju v duhu hiperaktivnega kolektivnega uma. Podatke o posamezni seji si vnesite v koledar in jo jemljite tako resno kot vse druge sestanke in sestanke. Tablice z opravili po meri lahko zelo olajšajo vaše poklicno življenje, vendar le, če ste pripravljeni vložiti svoj čas v delo z njimi.

3. Dodajte stolpec »Po dogovoru«.

Kot vodja podiplomskega študija se moram pogosto pogovarjati o delovnih vprašanjih z nekaterimi svojimi kolegi: z dekanom, s vodja podiplomskega programa in s še dvema profesorjema, ki sta del komisije, ki jo I naslov. Na svojo tablo opravil sem dodal stolpec za vsakega od teh zaposlenih in ga poimenoval »Za razpravo na naslednjem sestanku«. Takoj, ko se pojavi vprašanje, ko moram pridobiti mnenje nekoga od sodelavci, potlačim željo, da bi mu poslala hitro e-pošto. Namesto tega podatke o nalogi vnesem v stolpec »Razprava na naslednjem sestanku«.

Z vodjo doktorskega programa se dobivam tedensko ob določeni uri. Na srečanju se pogovarjamo o vseh vprašanjih, ki so se v preteklem tednu pojavila v tej rubriki. Kar zadeva dekana in člane komisije, počakam, da bo dovolj vprašanj v rubriki Razprava, nato pa se dogovorim za sestanek, da se pogovorim o vsem naenkrat. Morda se vam bo ta pristop zdel preveč preprost, vendar je zelo pozitivno vplival na moje delo.

Predstavljajte si na primer, da je bilo v enem tednu v rubriki Razprava z Deanom pet informacijskih kartic. Na srečanju, ki bo trajalo 20-30 minut, bomo z njim razvili strategijo glede vsakega od teh vprašanj. Če bi mu vsakič napisala pismo, bi morala med tednom voditi pet dialogov hkrati. Posledično bi desetkrat preveril svojo e-pošto in se jezil, ker me je odvrnilo od dela.

Če želite čim bolj zmanjšati neskončno pošiljanje sporočil in kar najbolje izkoristiti posamezne plošče opravil, je to verjetno najdragocenejši nasvet, ki vam ga lahko dam. Redni sestanki lahko nadomestijo 90 % burnega dopisovanja. Samo spremljati morate natančno, o katerih vprašanjih je treba razpravljati. S pomočjo tablice z nalogami je to enostavno narediti.

4. Dodajte stolpec »Čakanje na odgovor«.

Če sodelujete pri intelektualnem delu, morate včasih prekiniti delo pri nalogi, medtem ko čakate, da druga oseba odgovori na vprašanje ali manjkajoče informacije. Če ste ustvarili osebno tablo z opravili, je tem lepljivim vprašanjem mogoče enostavno slediti s stolpcem Čakanje na odgovor. Ko nalogo premaknete tja, na kartici natančno označite, od koga čakate na odgovor in kaj boste storili, ko boste prejeli potrebne informacije. To vam bo omogočilo, da ostanete na začrtani poti, dokler ne boste imeli moči vplivati ​​na situacijo, in nadaljujete z učinkovitim delom, ko bodo prispele potrebne informacije. Še pomembneje je, da nerešene težave pospravite na varno mesto in se znebite temeljnih anksioznostda nekaj ni bilo narejeno.

Knjiga »Novi principi poslovne komunikacije« temelji na poslovnih primerih in najnovejših raziskavah s področja psihologije in nevroznanosti. Iz nje se boste naučili, kako razmišljati sistematično, kaj je potrebno storiti, da se na novo zgradi potek dela v organizaciji, v timu in za posamezne zaposlene ter druge zanimivosti.

Kupite knjigo