8 napak, zaradi katerih seznami opravil ne delujejo

Seznam opravil vam pomaga jasno načrtovati dan in se osredotočiti na pomembne naloge. Vendar morate biti previdni: ena napaka - in to uporabno orodje se spremeni v kaotično smetišče, s katerim se je nemogoče spopasti. Strokovnjaki za produktivnost so identificirali nekaj najpogostejših napak na seznamu opravil in kako se jim izogniti.

1. Ne zapisujte stvari

Očitna točka, vendar se je vseeno vredno spomniti: če hranite seznam nalog izključno v glavi, boste zagotovo nekaj pozabili. Če stvari zapišete v papirnati zvezek, v zapiske v telefonu ali v dokument v računalniku, vam bo pomagalo dobiti jasno sliko, tudi ko se vam zaradi utrujenosti začnejo zmedeti misli.

Sociologinja in vodstvena trenerka Jen Yager ugotavlja, da vam to omogoča tudi, da ste bolj odgovorni za naloge. »Različne stvari, ki te vlečejo v različne smeri, preprosto izginejo, ker imaš pred očmi jasen načrt,« razlaga strokovnjakinja.

2. Svoj seznam opravil obravnavajte kot seznam želja

Seveda bi bilo lepo uresničiti idejo, ki vam je padla na misel pred nekaj dnevi, vendar se vprašajte: "Ali res želim to narediti danes?"

Strokovnjak za upravljanje časa in avtor knjige »Občutek miren. Produktivnost in duševni mir v dobi večnih rokov «Laura Vanderkam meni, da ni smiselno na seznam dodajati tistih nalog, ki jih ne nameravate dokončati. »Prav tako bodo ostali nestorjeni, če jih ne boste našteli. Poleg tega se bo pomagalo izogniti občutku krivde,« ugotavlja strokovnjak.

Ustvarite ločen seznam za velike stvari in projekte, ki bi jih radi naredili, vendar pozneje. Strokovnjak za produktivnost David Allen to imenuje seznam "morda nekega dne". Ta pristop vam omogoča, da shranite svoje ideje in ne preobremenite dnevnega reda.

"Ne pozabite, da je seznam opravil orodje za produktivnost in ne čarobni seznam tega, kar bi radi dosegli," spominja Jen Yager.

3. Na seznam dodajte preveč opravil

Po mnenju Laure Vanderkam je ena največjih napak preveč ambiciozen pri sestavljanju seznama. Bolje je, da ga skrajšate in določite prednostne naloge.

»Seznam opravil naj bo sestavljen iz 3-5 nalog, ki jih boste opravili danes. Da, imate veliko več projektov, ki zahtevajo pozornost. Toda v idealnem primeru je seznam opravil neke vrste pogodba s samim seboj. Obljubljate si, da boste izpolnili točno te naloge, ne glede na druge stvari, «sklene strokovnjak.

Manj pomembne naloge pa lahko vedno razdelite na najbližje dni v tednu ali mesecu.

4. Ne delite velikih stvari na majhne korake

Pogosto pridejo na seznam stvari, ki zahtevajo, da se izvede več korakov hkrati. Tako velike projekte je treba obravnavati previdno.

Mike Vardy, ustvarjalec bloga Productivityist productivity blog, meni, da brez razdelitve velikih nalog na majhne dele ne boste dosegli največjega rezultata.

Trener produktivnosti Grace Marshall to dodaja z mešanim seznamom velikih, kot je izdelava spletnega mesta in majhne stvari, kot je naročanje nove serije vizitk, veliko bolj verjetno odlagamo velike projekte po.

»To se zgodi, ker ko smo v akcijskem načinu, želimo prevzeti preproste naloge, ki jih zagotovo lahko rešimo. To je kot računalniška igra, ki povzroča odvisnost. Nikoli se nam ne ponudi, da rešimo svet pred zombiji ali najdemo zaklad v enem koraku. Namesto tega gremo skozi eno raven za drugo in opravimo vse misije po vrsti,« pojasnjuje Grace Marshall.

5. napačno izraženo

Bloger Michael Vardy svetuje, naj vedno uporabljamo glagole. Namesto kratkih besednih zvez, kot je "Serjoža, pošlji e-pošto", se držite jasnih besednih zvez, na primer: "Pošljite podatke o prodaji Sergeju po e-pošti."

»Predstavljajte si, da morate odgovornosti prepustiti nekomu drugemu. Če začnete opis naloge z glagolom, bo človek veliko lažje razumel, kaj se od njega zahteva. Ti si iz prihodnosti in tam je ta oseba. Poenostavite svojo nalogo in se znebite nejasnih besed,« priporoča Michael Vardy.

6. Svojo mapo »Prejeto« obravnavajte kot seznam opravil

Če dovolite, da e-poštna sporočila, ki prihajajo po pošti, nadzorujejo vaš dan, boste izgubljali ves svoj čas za reševanje težav drugih ljudi. »Bodimo iskreni: tok sporočil nikoli ne usahne. Ni čudno, da se počutimo, kot da nimamo energije za kaj drugega,« pravi trenerka produktivnosti Grace Marshall.

Razmislite o svojih strateških ciljih – ambicioznih proaktivnih projektih, željah za leto ali globalnih smereh razvoja. Kako pogosto se kaj od tega pojavi v vaši e-pošti? Če je redko, potem je bolje, da se osredotočite na druge naloge.

7. Ne vzemite si časa za počitek

Občasni odmori, kot je sprehod po parku ali petminutna dihalna vaja, vam pomagajo, da se napolnite in pridobite moč. In to ni nič manj pomembno kot brisanje naslednje naloge s seznama.

»Mnogi ljudje menijo, da je nesmiselno dodajati nekaj 'neproduktivnega' na svoj seznam. Vendar pa malo počitka pomaga, da se globlje in učinkoviteje osredotočimo na naslednje naloge. Naj bodo odmori za vas nekaj naravnega in nedvomnega. To bo uravnovesilo vašo energijo, ostalo osredotočeno in preprečilo izgorelost,« pravi wellness svetovalec in psiholog Lee Chambers.

8. Navedite nepotrebna opravila

Vedno je lepo preveriti, kaj ste naredili. Toda to ne pomeni, da je vredno v svoj urnik dodati veliko število osnovnih opravil.

»Čeprav ima beleženje majhnih dejavnosti in navad prednosti, imajo veliko več slabosti. Težje nam je določiti prednostne naloge, seznam postane bolj zapleten in včasih pride do strupene produktivnosti, ki vodi v preobremenjenost in odlašanje. Poleg tega se lahko pojavi napačen občutek, da nam je v enem dnevu uspelo narediti veliko, čeprav smo se v resnici zapletli z osnovnimi stvarmi, «pravi Lee Chambers.

Za majhne navade in obrede, kot so opomniki za jemanje vitaminov ali vadbo, strokovnjak priporoča uporabo posebnih aplikacij, kot je sledilci navad.