Kako pomagati novemu zaposlenemu pri prilagajanju, če je delo oddaljeno

Z začetkom pandemije koronavirusa se je trg dela močno spremenil. Intervjuji so prešli v spletno obliko, podjetja so zaposlene premestila na oddaljeno lokacijo in za prijavo na delovno mesto vam ni več treba prihajati v pisarno.

V neznani realnosti so že dolgo uveljavljene metode za vkrcanje zaposlenih prenehale delovati: zdaj se novinci morda ne bodo pojavljali v pisarni več tednov ali celo živeli v drugem mestu.

V čem se spletna vključitev razlikuje od običajne

Na prvi pogled se zdi, da je delo na daljavo odlična možnost za začetnika. Ni mu treba komunicirati z klepetavimi kolegi, izgubljati čas, da bi naredil vtis na »staro gardo« ali ohranjal nekakšno podobo. Pravzaprav bo vsa komunikacija poslovna in manj pogosta.

In ravno to je glavna težava spletnega onboardinga. Novi zaposleni se znajde brez stika s svojim običajnim pisarniškim življenjem. Ne kuha v skupnem kotlu korporativnih vrednot: med odmori se ne pogovarja s kolegi, ne komunicira po nepotrebnem z ljudmi iz drugih oddelkov in pogreša skupno

dejavnost. In takšna oseba verjetno ne bo navezana na prijetno pisarno na lepem mestu. Tako je veliko težje motivirati novega zaposlenega in ga/jo obdržati dlje časa.

Poleg tega se v pisarni in na oddaljeni lokaciji orodja za prilagajanje bistveno razlikujejo.

Podjetja bodisi uporabljajo nedelujoče sheme in se ne spopadajo s prilagajanjem novincev na oddaljeno lokacijo ali pa na splošno pozabijo na vključitev, ko gre za oddaljene zaposlenih. Slednji ostanejo sami doma in jim ne ponudijo pomoči ali napotkov. In potem ljudje hitro zapustijo podjetje, ne da bi nikogar zares prepoznali.

Katere so glavne naloge spletne prilagoditve

Pri uvajanju na daljavo je treba upoštevati dve stvari.

1. Pomembno je, da se zaposleni počuti kot del ekipe, tudi če ni v pisarni. Za to je treba nenehno ohranjati stik z osebo in nemudoma pomagati pri nastajajočih težavah. In v novih razmerah jih imajo vsi.
2. Potrebno je, da zaposleni jasno razume, kaj se od njega pričakuje in na kaj se lahko zanese. Bolje je, da v prvih dneh zagotovite najbolj popolne informacije o delovnih pogojih, nalogah in priložnostih.

Po eni strani bo novincu pomagal, da se izogne ​​komunikacijskim pomanjkljivostim in se bolje počuti v ekipi, ne da bi se počutil preveč stres zaradi težav. Po drugi strani pa bo človeku omogočilo, da jasno razume svoje odgovornosti. Drugi izziv je prav tako pomemben kot prvi: ankete kažejo, da je neskladje med pričakovanji in realnostjo pogost razlog za odhod. Torej je bila imenovana onaNacionalna študija iskalcev zaposlitve 2018 / Jobvite 43 % anketiranih zaposlenih med tistimi, ki so odšli v prvih treh mesecih dela.

Kdo bi moral biti vključen v proces prilagajanja

Te ljudi je bolje opredeliti vnaprej, da bodo vsi jasno razumeli svoje naloge in vloge. V tem primeru obstaja verjetnost, da bodo nekatere slepe pege ostale. K vkrcanju je vredno pritegniti:

• HR menedžer. Organizacijsko breme bo padlo nanj. Sestaviti bo moral načrt prilagoditve, poučiti vodjo in mentorja ter novinca predstaviti podjetju.
• Neposredni vodja. On je tisti, ki postavlja naloge, nadzoruje delo, daje povratne informacije in rešuje ključne probleme.
• Mentor. Lahko je kot eden od kolegiin vodja. Mentor pomaga pri vsakodnevnih aktivnostih, predstavi posebnosti dela in podjetja, deli življenjske trike in podpira novinca.
• Člani ekipe. Praviloma so to zaposleni v oddelku, v katerem se je oseba zaposlila. Njihova naloga ni le sodelovanje na skupnih srečanjih, temveč tudi zavarovanje in podpora novinca.

Kako organizirati svoj prvi delovni dan za začetnika

Glavna naloga je seznanjanje s podjetjem in zaposlenimi ter opredelitev delovnih nalog za bližnjo prihodnost.

Spoznavanje vrednot podjetja

V nekaterih podjetjih novincem po pošti takoj pošljejo kup dokumentov in jim ponudijo, da se z njimi seznanijo. Posledično lahko oseba ves dan bere opise delovnih mest in izdelkov, gleda predstavitve samo o poslanstvu in vrednotah podjetja.

To ni najboljša ideja: pomembno je, da zaposleni najprej spozna korporativno kulturo na realnih primerih in šele nato podatke utrdi s pomočjo dokumentov in drugih materialov.

O podjetju in njegovih vrednotah je najbolje razpravljati osebno. Za to je primeren Welkam trening ali srečanje z vodjo.

Prvi format je primeren, ko je v podjetje prišlo več novih ljudi hkrati. V tem primeru je priročno organizirati spletno konferenco, kjer bo o podjetju govoril kadrovski vodja ali vodja kadrovske službe. Pomembno se je zanašati na konkretne primere. Torej, če so vrednota organizacije ljudje, je vredno opisati, kako je zanje poskrbljeno (zagotovljeno je na primer psihološko usposabljanje).

Prvo srečanje z vodjo

Če wellness usposabljanja ni načrtovano, mora vodja novincu na prvem srečanju povedati o korporativni kulturi. Razpravljati je treba tudi o:

• naloge in odgovornosti zaposlenega, bolj konkretne, bolje;
• tehnični vidiki dela, na primer, kako so naloge zastavljene in nadzorovane, ali obstaja sistem poročanja, katere storitve se uporabljajo;
• predpisi za načrtovanje in srečanja;
• posebnosti interakcije z vodjo glede delovnih vprašanj (kje in kdaj je bolje pisati);
• načrt za prvi dan.

Med pogovorom je pomembno ugotoviti več pomembnih odtenkov, ki jih začetnike običajno skrbi:

• koliko časa traja čakanje na odgovor na naloge, preden se spomniš nase;
• kako jasno je urejen delovni dan in ob katerih urah in dnevih ne morete biti v stiku (na daljavo so ljudje pogosto preobremenjeni, zato je pomembno povedati, ob kateri uri lahko počivajo);
• kako se oblikuje urnik počitnicekdaj je možen prvi dopust in koliko dni je na voljo;
• kakšna pravila so v podjetju sprejeta glede bolniške in dopusta;
• ob katerih dneh in v katerih delih se izplačuje plača.

Srečanje s kolegi

Lahko ga organizira kadrovski vodja ali neposredni vodja. Povabiti je treba druge zaposlene v oddelku, kamor je prišel novinec, vključno z mentorjem, če njegove vloge ni prevzel sam šef.

Samo srečanje je najbolje izvesti sredi dneva, na primer v Zoomu. Za začetek prosite novinca, da se predstavi. Če je sramežljiv, lahko vodja sam opiše novega zaposlenega in mu šele nato da besedo.

Potem pa naj povedo o sebi kolegi. Samo prosite jih, naj se vnaprej pogovarjajo ne le o delovnih izkušnjah, izobrazbi, hobijih, ampak tudi o svojem področju odgovornosti in možnih stičnih točkah z novincem. Zahvaljujoč temu bo vedel, na koga in zakaj se lahko obrne.

Ob koncu dneva sestanek z vodjo

Ugotoviti je treba, kako je potekal prvi dan zaposlenega, kakšna vprašanja je imel in kakšne težave so se pojavile.

Da se izognete enozložnim odgovorom, lahko postavite dodatna vprašanja, ki vam bodo pomagala bolje analizirati začetnikova čustva in misli:

• Kaj vam je bilo najbolj všeč? Katere stvari so povzročile prijetna čustva in katere - tesnobo?
• Kako pregledna in priročna so delovna orodja? Na kakšne težave ste naleteli pri njihovi uporabi?
• Kako je oseba razumela svoje naloge in odgovornosti? Ali jih zna podrobno opisati?
• Kako namerava zaposleni organizirati svoje delo v prihodnjih dneh? Kje začeti? Kaj pričakuje, da bo dosegel?

Kako organizirati svoj prvi teden dela za novinca

Na tej stopnji je pomembno, da začetniku zagotovite umirjenost in gotovost. Zato morate sestaviti jasen urnik z vsemi zadevami in projekti, pri katerih bo zaposleni sodeloval. Najverjetneje bodo to različna spletna srečanja z udeležbo vodje, mentorja ali ekipe.

Poleg tega si morate vzeti čas za:

1. Analizirajte poslovne procese. Še enkrat je treba povedati o vseh organizacijskih točkah, predpisih in standardih, ki so pomembni za zaposlenega. Bolj ko bo slednji razumel mehaniko dela, hitreje se bo lahko prilagodil.
2. Opišite motivacijski sistem. Nujno je, da je popolnoma razumljivo za začetnika. Vedeti mora, kako se izračuna plača, kakšne bonuse lahko prejme, kaj KPI je treba narediti.
3. Opozorite na morebitne težave. V vsakem delu obstajajo ozka grla, ki lahko vodijo v slepe ulice. Zato je pomembno, da se pogovorimo o najpogostejših težavah in vam povemo, kako ravnati v teh situacijah. Začetnika je bolje opozoriti na vse možne težave.

Vodja tekoče preuči vsa ta vprašanja prvi dan začetniškega dela. Vendar pa je nemogoče asimilirati tako veliko količino informacij naenkrat. To boste morali večkrat ponoviti, da zaposleni ne bo ničesar zamudil. Poleg tega lahko začetnik sodeluje pri več projektih hkrati. In pomembno je analizirati posebnosti vsakega od njih.

Kako organizirati prvi mesec dela začetnika

V tem obdobju morate zgraditi delovni proces, zato je pomembno, da vodja ali mentor ves čas spremlja novinca in je v stiku. To vam bo omogočilo nadzor in vodnik zaposlenega in ne pusti sam s težavami.

Najbolj priročen način je interakcija prek spletnih sistemov za določanje težav. Z njihovo pomočjo lahko spremljate delovni proces in ure dejavnosti zaposlenega (na primer, ko ustvarja naloge ali je načeloma v sistemu). To bo preprečilo nadure ali, nasprotno, nepotrebno malomarnost. In tudi - razumeti, katere naloge začetniku povzročajo več težav.

Posebno pozornost je treba nameniti povratnim informacijam. Biti mora konstruktiven, jasen in dosleden. V prvem mesecu je bolje komunicirati z novincem vsaj večkrat na dan z videoklici ali neposrednimi sporočili. Med takšnimi pogovori morate razjasniti naloge, odpraviti napake, pomagati pri soočanju s težavami in pomiriti, če je šlo kaj narobe.

To ne pomeni, da je treba spremljati dejanja vsakega novinca. Glavna stvar je, da mu jasno postavite nalogo, podate vse potrebne vložke, določite merila za ocenjevanje in določite, kako in kdaj bo zaposleni prejel povratne informacije o opravljenem delu.

Kako oceniti rezultate prilagajanja

Čeprav poskusna doba pogosto traja tri mesece, se mora delavec do konca prvega v celoti prilagoditi novemu delovnemu mestu. Predolg postopek vkrcanja ni donosen posel navsezadnje so pomembni resnični rezultati.

Zato je po rezultatih prvega meseca dela koristno izvesti spletni sestanek za novinca z vodjo ali vodjo kadrov. Med pogovorom je vredno opraviti majhno anketo.

• Kako dobro delo izpolnjuje osebna pričakovanja? Kateri trenutki so vam všeč in kateri vas spravljajo v zadrego?
• Kako je strukturirana komunikacija s sodelavci? Kako hitro in kako učinkovito vam uspe rešiti delovne težave z njimi? Kakšne so težave?
• V katero smer se oseba namerava premikati v okviru dela? Kakšni so vaši osebni cilji in cilji?
• Ali so ključni cilji podjetja jasni? Ali se nanašajo na delovne naloge?
• Kakšna čustva vzbuja delo v podjetju? Kako zaskrbljen ali zabaven je bil prvi mesec?
• Ste imeli pri delu s storitvami znotraj podjetja kakšne tehnične težave?

Odgovori na ta vprašanja bodo pomagali oceniti, kako samozavesten in umirjen je novinec, ali je razpoložen za delo v podjetju in katere težave je treba rešiti.

Med sestankom je pomembno dati tudi podrobne povratne informacije: z novincem se pogovorite o njegovih prednostih in slabostih ter se prepričajte, da ga pohvalite. Ko razpravljamo o spretnostih, ki zahtevajo razvoj, je treba dati posebna priporočila. Če vodja meni, da je novi zaposleni zelo obetaven, se mu lahko že na tej stopnji ponudi dodatno usposabljanje.

Če je pogovor produktiven, se bo izkazalo, da bo povečal zvestobo zaposlenega in njegovo zaupanje, da se bo lahko udobno in učinkovito delati za to podjetje.