Kako narediti več, pravilno določiti naloge in upravljati čas zaposlenih
Njegovo Delo / / January 07, 2021
Andrey Chumachenko
Soustanovitelj in upravni partner Agencije za internetno trženje Netpeak. Avtor telegramskega kanala Žalostno ampak resnično.
Verjetno le lena javna oseba ni govorila o tem, kako pomembno je načrtovati delovni čas, da bi naredila več, zaslužila veliko in na splošno bila "najboljša različica sebe". Toda iz nekega razloga se vseeno soočamo s prepoznimi roki, neizpolnjenimi ali opravljenimi napačnimi nalogami. Delil bom svoje metode, kako lahko vodja učinkovito organizira delovni čas zaposlenih, kako zgraditi komunikacijo in postaviti naloge, da bodo pravilno izpolnjene.
Odstranite vse nepotrebno
Upravljanje časa. Obožujem to besedo. Zelo priročno je: v službi sploh nisem počasen in slab, imam težave z upravljanjem časa.
Moj recept je odstraniti vse nepotrebno ali, kot temu pravim, razrezati sranje. Izbrišite in onemogočite vse, kar ne potrebujete.
Če želite narediti več, ne potrebujete 25 ur na dan, samo porabite manj časa za neuporabne stvari.
V službi je treba pogosto komunicirati - združite vso korespondenco v enem sporočilu in nikoli ne hodite k drugim.
Ste razvijalec? Ne? Zakaj potem potrebujete več kot en brskalnik? Ali ste prepričani, da potrebujete tri iste aplikacije za urejanje besedila? In tako naprej.
Pri svojem delu iz pretok lahko izloči več stvari, ki se redno dogajajo: sporočila v sporočilu, dohodna pisma po pošti, oseba, ki je vstopila v pisarno, telefon zazvoni.
Tako sem združil vso komunikacijo v Telegramu, izklopil obvestila iz vseh klepetov, arhiviral vse kanale - tako da se lahko sam odločim, kdaj imam čas za odgovor.
Po pošti sem se odjavil z vseh poštnih sporočil, razen 5-6 najnujnejših. Storitev Unroll.me uporabljam za njihovo zbiranje v povzetku, ki pride enkrat na teden ob meni primernem času. Tudi pošto preverim nekajkrat na dan in ne takoj po prejemu pisma.
Po telefonu samo prosim, da ne kličem - skoraj vedno lahko pišete oz narekujejo sporočilo. In osebna srečanja potekajo le po načrtu - vstavim jih v koledar (to je zelo priročno narediti s pomočjo Calendly.com), običajno popoldan v delovnem dnevu.
Recept je preprost in očiten, toda, kot kaže praksa, ga ne uporabljajo vedno in vsi, ki imajo "težave z upravljanjem časa".
Uporabite nadaljnje ukrepe
Nemalokrat imam sestanke, ki jih imajo vsi tako radi. Čeprav ljudi motijo od dela, so še vedno najprimernejši način za posredovanje novih informacij. takoj velikemu številu ljudi, da obravnavajo ugovore in dajo odgovore na vprašanja, ki bodo takoj zaslišana vse.
Ampak kako to storiti srečanje učinkovito? Še posebej, če so namenjeni za 20-50 ljudi in ni mogoče zagotoviti, da vsi pozorno poslušajo.
Najenostavnejši in najučinkovitejši način je, da že na začetku prosite vse, naj sledijo. To pomeni, da je teza zapisati vse, kar se zdi pomembno. In takoj po sestanku pošljite besedilo osebno po pošti ali sporočilu.
Voditelju ta metoda omogoča, da takoj vidi, kdo in kako zazna informacije. In drugič, da dobite takojšnje povratne informacije: ali so prišla glavna sporočila občinstva ali je treba vaše govorne sposobnosti še izboljšati.
In seveda nadaljnji ukrepi pomagajo izpolniti glavni namen sestanka - zagotoviti, da vsi res slišijo in spomnil pomembna informacija.
Pravilno ocenite čas, potreben za dokončanje naloge
Sprva se zdi, da je nemogoče pravilno oceniti čas, potreben za dokončanje katere koli naloge. Malo kasneje lahko v praksi vidite, da je temu res tako.
Zaradi tega je ocena vsake naloge neke vrste zagovor diplome. Zaposleni pove, koliko ur namerava porabiti za izvedbo, vodja pa se s tem strinja ali prosi, da pojasni, zakaj traja toliko ali tako malo časa.
S to "zaščito" je (če se ne izvaja za razstavo in vodja razume, kaj počne zaposleni) ocena problema je res smiselna.
Različni ljudje različno ocenjujejo svoje delo. Nekdo preceni vrstico in zaposli kopico nalog, pri čemer vsakemu dodeli krat manj časa, kot ga mora porabiti. Nekateri se nasprotno pozavarovajo in vsaki nalogi dajo čas za višjo silo in "razmišljanje".
Dober vodja bi moral zastaviti prava vprašanja:
- Zakaj potrebujete X ur za dokončanje te naloge?
- Ponovno preberite pogoje problema in definicijo njegove izvedbe. Ste prepričani, da ste vse pravilno razumeli in upoštevali?
- Če to nalogo opravljate prvič, ste si rezervirali čas za seznanitev?
In seveda je vedno dobro, če ima podjetje več zaposlenih, ki opravljajo enake naloge. V glavo lahko se osredotočite na povprečni kazalnik, izračunan na podlagi ocen zaposlenih.
Uporabite kontrolne sezname
Predstavljajte si, da imate nalogo za zaposlenega. In sliši se nekako takole: »Začnite tako in drugačno storitev sami«. Zaposleni ima za izvedbo take naloge tri možnosti:
- Najmanj. Se pravi, da vse naredimo črko po črko, da formalno opravimo nalogo. Storitev je zagnana, vendar ni raziskav, ni cenovnih modelov, ni razumevanja, kdo in kaj točno bo naredil. Oddelek za prodajo in trženje nima informacij o tem, kako in komu jo prodati.
- Največ. Se pravi, da se naloge lotimo energično in z velikim navdušenjem. Izvedite ogromno raziskav, komunicirajte z drugimi podjetji na trgu, oblikujte ducat modelov Cenitev, izvedite več sestankov v podjetju (z vodstvom, vodji ekip in ločeno z vsako ekipo), naredite več predstavitev za vsako potencialno ciljno skupino.
- Prav. Ta pristop je nekje na sredini med prvo in drugo možnostjo: izvede se študija 5-7 podjetij v posameznem segmentu, pripravi se razumljiv koncept, izdela ena predstavitev ali ciljna stran. Opravi se skupščina, na kateri se sporočijo ključne informacije o prodaji storitve.
Če zaposlenemu preprečite, da bi pri opravljanju neke naloge naredil premalo ali preveč, uporabite kontrolni seznam - oštevilčen seznam korakov, ki jih je treba izvesti za dosego rezultata. Še posebej koristno je uporabljati kontrolne sezname, če niste prepričani, da zaposleni stoodstotno razume, kako to izvajati naloga, - na primer, česa takega še ni storil. Če ste preveč leni za barvanje, se pripravite na možnosti številka 1 in številka 2. Kasneje ga boste končali ali pa bo zaposleni svoj čas in čas ekipe porabil za nepotrebna dejanja.
Preberite tudi🧐
- Zakaj zamujamo roke in kako jih ustaviti?
- Kako uspešni voditelji preživijo svoj dan
- 8 stvari, ki se jih je treba naučiti biti bolj produktivna