Skrivnosti poslovnega email-korespondenco
Delo In študij / / December 25, 2019
Kaj je e-mail? V današnjem poslovnem svetu, je:
- Vaš obraz. To je prek e-pošte, lahko ustvarite pozitivno podobo v očeh nasprotne stranke ali pokvari prvi vtis.
- Vaše delo orodje. Veliko komunikacije z zunanjim svetom poteka po elektronski pošti. Tako dobro v posesti instrument, lahko poenostavi svoje življenje super.
- Močna moteča. Zunanji svet se poskuša priti do vas, da zmoti in zavaja zašel preko e-pošte.
Iz teh položajih in pogled na delo z e-pošto. Začnimo z preprosta.
črke dekoracijo
Uporabljam Mozilla Thunderbird e-poštni odjemalec, zato bom govoril s svojim zgledom. Ustvari novo pismo in gredo od vrha do dna seznama polj.
Coma. Kopiraj. Bcc
Mogoče kdo ne ve, vendar je "Da" v Mozilli se lahko spremeni v »Kp« ali »Skp«.
- komu: Napišite glavni cilj ali več destinacij ločeni s podpičjem.
- kopija: Napiši, kdo naj bi prebral pismo, vendar ga ne pričakujemo reakcijo.
- Bcc: Piši, ki bere pismo, vendar mora ostati anonimni do konca prejemnikov. Še posebej primerne za uporabo za množično pošiljanje pošte poslovnih pisem, kot so obvestila.
narobe V porazdelitve mase določiti prejemnike s področja "Kopiraj" ali "v". Večkrat na leto dobim pisma, v katerih prejemniki navedene 50-90 v "Kopiraj". Gre za kršitev zasebnosti. Ni vse prejemnike vedeti, kdo delate na podobno temo. No, če je seznanjen s seboj ljudi. In če je na seznamu konkurenčnih podjetij, ki ne vedo drug o drugem? Vsaj ena mora biti pripravljena za dodatno razlago, ker največ - konec sodelovanja z enim od njih. Ne bodi tako.
pravilno množično pošiljanje poslano na svoje ime, in vsi prejemniki na dani v polju "skriti kopijo."
predmet
Pomen zadevo je pogosto napisana (včasih smiselno) v svojih korporativnih blogih strokovnih odprem storitve. Vendar pa je pogosto je govor o prodaji pisma, v katerih predmet linija rešuje problem "e-pošte mora odpreti."
Prav tako smo razpravljali vsakodnevno poslovno korespondenco. Tukaj je tema rešuje problem "pisma in njen avtor bi moralo biti enostavno ugotoviti in nato najti." In tvoja skrbnost, da pridejo nazaj v obliki karma številna pisma odziva, le s predponami Re: ali fwdMed katerimi se bodo morali najti pravo pismo na to temo.
Dvajset pisma - je znesek enodnevnega korespondence srednjega managementa. Na Podjetniki in lastniki podjetij ne govorijo, imajo več črk je včasih presega 200 in več na dan. Zato še enkrat: ne pošiljajte e-pošto s prazno temo.
Torej, kako pravilno oblikovati zadevo?
Mi smo v svojem "nebesa" je priporočeno za zunanje pisanje pisem v zadevo: "Nebesa
Številka napake 1: Samo ime podjetja v vrstici. Na primer, "nebo" in vse. Prvič, gotovo ste eden vašega podjetja komunicirajo s stranko. Drugič, nima smisla tema ne prispeva, saj je ime vašega podjetja lahko, in tako je razvidno iz naslova. Tretjič, ugibati, kako bo videti svoje polje s tem pristopom do komunikacije? Kot je ta.
To je priročno, da si pri teh temah?
Številka napake 2: Drečeći naslov marketing. To je super, če veš, kako pisati takšne naslove. To je samo, ali je uporaba primerno, da se te spretnosti v poslovne korespondence? Zapomni namen poslovnega pod črto: ne prodajajo in predložiti osebni dokument in iskanje.
narobe | pravilno |
Stvari za nakup osi po razumni ceni! | Trgovinska ponudba za dobavo osi |
Moramo pohiteti, da se posvetuje interes! Rodion je na poti! | Za uskladitev akta o kraji preverjanje z Alyona Ivanovna |
OPOZORILO! Porfiry Petrovič rešiti skrivnost Raskolnikov, in rešili naše težave | Predlog od svetovalca: psihološki odbitek |
»
Besedilo pisma
Obstaja veliko navodil za pisanje besedil za različne priložnosti. Na primer, veliko koristnih informacij na Maxim Ilyahova, Alexander Amzin in drugi mojstri besede. Svetujem vam, da se glasi svoje članke vsaj za povečanje splošne ozaveščenosti in izboljšanje splošne slog pisanja.
V procesu pisanja pisem, moramo dosledno narediti več sklepov.
vljudnost vprašanje. Na začetku pisma je mogoče zamegljeni v vljudnosti ali naklonjenost v duhu "Moj dragi Rodia, za dva malo več kot en mesec, ker nisem govoril z vami v pisni obliki, iz katere je bila trpljenje in celo noč ni storil spanja, V mislih imam. " Zelo vljuden in zelo drago, tako v času, ki ga pisno ta vnos, in v času, oseba na njegovo branje. Korespondenca po poslu, se spomniš? Ne pismo-pisanje tekmovanje in ne nekega Raskolnikov je mati in poslovne korespondence.
Spoštujemo vaš čas in prejemnika!
Predstavljajo in podobne okoliščine, ljubezni smiselna le v prvem sporočilu, poslanem po bežen srečanju na razstavi. Če je to nadaljevanje sodelovanja ali trenutne dopisovanja, v prvem pismu na dan pisanja: "Pozdravljeni, John,« v drugem in kasneje: »Janez ...".
pritožba. Vedno sem bil ukvarja z vprašanjem, ki vrteti v pismu, če je število prejemnikov. Pred kratkim sem napisal pismo, naslovljeno na treh deklet z imenom Anna. Ne dvom, sem zapisal: »Dragi Anna" nikoli narasla. Ampak tako srečen, ne vedno.
Kaj pa, če je prejemnik treh ali celo sedem, in ne nosijo isto ime? Lahko seznam imen: "Dober dan, Rodion, Pulcheria, Avdotya in Petr Petrovič." Ampak to je dolga in je potreben čas. Možno je, da napišete: "Dragi kolegi".
Jaz zase uporabiti pravilo uporabljati ime tistemu, ki stoji v polju »Za«. In za tiste, ki so v kopiji ne velja sploh. To je običajno hkrati omogoča bolj natančno opredeliti eno (!) Pismo naslovniku in namen tega pisma.
citiranje. Pogosto korespondenca je pogovor z vprašanji in odgovori - z drugimi besedami, dialog. Dobra praksa ne izbrisati zgodovino dopisovanja in napišite odgovor na vrhu citiranega besedila tega, vračajo na te korespondence v roku enega tedna, je bilo enostavno, da se glasi dialoga od vrha do dna v padajočem datum.
Iz neznanega razloga je treba privzeta nastavitev v Mozilli "Postavite kazalec za citat." Priporočam, da za spremembo v meni «Orodja" → "Nastavitve računa" → "Priprava in obravnavajo." To bi moralo biti tako.
Namen pisma. Poslovna pisma so dveh vrst:
- ko smo ravno o tem obvesti sogovornika (npr poročilo o opravljenem delu v zadnjem mesecu);
- in če želimo kaj od sogovornika. Na primer, se je strinjal, da na priloženem računu za plačilo.
Kot pravilo, spodbujajo črke veliko krat več, kot se poroča. Če želimo doseči nekaj iz vira, da je zelo pomembno, da se o tem pravi v pismu, v golo besedilo. Poziv k dejanju naj bi skupaj s sporočilom v imenu in gredo zadnji stavek v pismu.
narobe"Porfiry Petrovič, vem kdo posekal staro damo."
pravilno"Porfiry Petrovič, sem posekal starko, sprejmite mojo aretacijo o ukrepih utrujene trpeti!".
Zakaj dopisnik treba za vas, da razmišljajo, kaj storiti s tem pismom? Konec koncev, lahko traja in napačna odločitev.
podpis besedilo. To mora biti. Še posebej vsi e-poštni odjemalci vam omogočajo, da prilagodite autosubstitution podpis npr klasični "Iskreno ...". V Mozilli je to storjeno v meniju "Orodja» → «Nastavitve računa."
Če želite napisati ali ne pisati kontaktov v podpis - zasebno zadevo. Ampak, če ste nekako povezana s prodajo - obvezno pisati. Tudi če posla ne opravi na podlagi sporočila v prihodnje, boste z lahkoto našli na kontakte podpisa.
Končno, še ena značilnost telesu sporočila tistih anketirancev, ki ne marajo (da ne more, ne želijo, nima časa), da se odzove na vaše e-pošte. Prikaži v odsotnosti na sporočila telesa. Na primer, "Porfiry Petrovič, če ne pride, da me aretirajo pred 12.00 petek, menim, da sem se pomiloščen." Seveda, mora biti obdobje biti resnična (ni treba, da pošljete besedilo primer v petek ob 11:50). Prejemnik mora biti sposoben fizično brati in se odločite za vaše pismo. Ta "default" lajšanje vas vaše odgovornosti za ne-odziv sogovornika. Kot vedno, za uporabo tega čipa je treba lotiti pametno. Če oseba, ki je pravočasno in redno odziva na vaše e-pošte, to je ultimat, je to, če jih ne škoduje, malo raztezajo ali vodijo do odločitve ne bodo odzvali na pisma prav zdaj, in da čakate na petek.
priključki
Pisma pogosto s prilogami: življenjepis, poslovne predloge, ocene stroškov, risbe, skenirani dokumenti - zelo priročno orodje in ob istem času vir priljubljenih napak.
napaka: Ogromen znesek naložbe. pisma prihaja pogosto s priključki do 20 MB. Kot pravilo, da skenira kaj nekatere dokumente v formatu TIFF, z ločljivostjo 600 dpi. Okružnice dopisnik gotovo visi za nekaj minut v jalov poskus, da prenesete predogled priloge. In Bog ne daj, da poskusite prejemnika, da preberete to pismo na telefonu ...
Osebno sem takoj izbriše sporočila. Ne želite, da vaše pismo pojavil v košari pred branjem? Preverite velikost priponki. Priporočljivo je, da ne sme biti več kot 3 MB.
Kaj pa, če več kot?
- Poskusite nastavitev skener za drugačno obliko in reševanje. Na primer, v PDF ali 300dpi skenira dobimo zelo berljiva.
- Pomisli program, kot WinRAR arhivar ali 7zip. Nekatere datoteke stisniti zelo dobro.
- Kaj pa, če veliko prilogo in stiskanje pa ne dela? Na primer, skoraj prazna računovodstvo bazo tehta 900 MB. Pridite na pomoč shranjevanje informacij v oblaku: Dropbox, Google Drive, in podobno. Nekatere storitve, kot so Mail.ru nam, samodejno pretvorbo ogromne naložbe v sklicevanje na shranjevanje v oblaku. Ampak jaz raje za upravljanje svoje podatke, shranjene v oblaku, tako da je avtomatizacija Mail.ru nam niso dobrodošli.
In še eno priporočilo ni čisto jasno, o naložbah - njihovo ime. To bi morala biti razumljiva in sprejemljiva za prejemnika. Ko smo v podjetju pripravili ponudbo za ime... naj bo Fjodor Mihajlovič Dostojevski. Sem prejel pismo vodje projekta za odobritev CP, in nastavek je datoteka z imenom »DlyaFedi.docx". Z upravljavcem, poslal me je to, dialog podoben naslednje:
- Dragi šef, ste osebno pripravljeni pristopiti to spoštovati človeka in ga poklical v obraz Fedor?
- Ko bo tam, spoštuje kot osebo, je vse moje ime z imenom.
- Zakaj si prilogo imenuje "DlyaFedi"? Če bi zdaj bo poslal k njemu, misliš, da bo kupil naše osi v tem priročniku?
- bom potem preimenovati ...
Zakaj kuhamo časovno bombo - morebitni neuspeh strank - ali ustvarite sami dodatno delo s preimenovanjem datoteke? Zakaj ni takoj poimenovati prilogo je pravilna: "DlyaFodoraMihaylovicha.docx" ali še bolje - "KP_Nebo_Topory.docx".
Torej, z e-pošto kot "obraz", je bolj ali manj urejeno. Gremo na pregled e-pošte, kot orodje za učinkovito delo in govori o tem, da moteča komponento.
Delo s črkami
E-pošta - je močan moteča. Kot pri vseh odvračanja, mora pošta treba boriti s zaostrovanja pravil in časovni razpored izvajanja.
Najmanj, kar morate onemogočiti vsa obvestila o prihodu pošte. Če je vaš poštni odjemalec nastavljen privzeto, boste opozorjeni in zvočni signal, in pomežiknil ikona poleg ure, in bo pokazal predogled pisma. Na kratko, storiti vse, kar je na prvi solza ste stran od trdega dela, nato pa se potopite v brezno neprebranih e-pošto, in neobiskane pošte - minus uro ali dve življenja.
Nekdo močna sila volje vam bo, da ne moti obvestilu, in navadni ljudje, da je bolje, da ne nagnili usodo in onemogočiti njihovo. V Mozillla je Thunderbird poteka preko menija «Orodja" → "Nastavitve" → "Basic" → "Ko nova sporočila."
Če ni obvestila, kako razumeti, da je to pismo?
Zelo preprosto. Vi sami, zavestno prahi čas razčleniti e-pošto, odprite odjemalec e-pošte in ogled vseh neprebranih sporočil. To se lahko naredi dvakrat na dan, na primer na kosilo in zvečer ali med odmore, pravijo, v prometnih zastojih.
Ljudje pogosto sprašujejo, kako je odzivni čas, in nujne pisma? Odgovor je: nimate nujne črke v pošti. Razen če delate v podporo strankam oddelku (v tem delu svoje delo razpored po e-pošti).
Če obstajajo nujni črke, bo pošiljatelj vas obvesti preko drugih kanalov - telefon, SMS, Skype. Potem si zavestno spušča v e-poštnem odjemalcu in zdravljenje nujno e-pošto. Vsi guruji upravljanje časa (na primer, Gleb Nadangel s svojimi "Getting Things Done") ugotovi, da je standardni odgovor po elektronski pošti v roku 24 ur. To je običajno pravilo vedenja - ne čakajte, ki ga sogovornik instant odgovorov na po e-pošti. Če je nujno pismo obvestiti s hitrostjo komunikacijskih kanalov.
Torej, smo onemogočili obvestila za vključitev e-poštnega odjemalca na svoj urnik.
Kaj storiti, ko smo šli na pošto, in to delo z naslovom "razbrati" e-pošto? Kje je začetek in konec tega dela?
Slišal sem veliko o sistemu nič Prejeto, ampak na žalost, ni izpolnjena ena oseba je, ki se uporablja. To je bilo potrebno izumiti kolesa. Člankov na to temo morali Layfhakere. Na primer, "nič dohodni». V nadaljevanju bom govoril o sistemu nič Prejeto v moji razlagi. Hvaležen bi bil, če GTD guru poudarjeno v pripombah, dopolniti ali izboljšati sistem opisan.
Pomembno je razumeti in sprejeti, da e-pošte - to ni naloga tabela in arhiv za vaše podjetje. Zato je treba mapo »Prejeto« vedno prazna. Če ste prišli za pregled vključen, ne ustavi in se ne moti ne glede na to, kaj, dokler je to izpraznite mapo.
Kaj storiti s spam v nabiralniku? Moramo iti zaporedno za vsako črko, in ga odstranite. Ja, ga izberite in kliknite na tipkovnico Izbriši. Če se sam ne more prinesti izbrisati pismo, boste morali odločiti, kaj storiti z njim.
- Lahko ga odgovoriti v treh minutah? Ali moram odgovoriti? Da, imamo, in odgovor bo več kot tri minute, nato pa takoj odzvati.
- Izpolnjujejo potrebe, vendar je priprava odgovor traja več kot tri minute. Če uporabljate delovno tabela, ki omogoča pretvorbo e-poštna sporočila v naloge, na vrsti e-pošto v naloge in pozabi za nekaj časa o tem. Na primer, uporabljam absolutno čudovito storitev Doit.im. To vam omogoča, da ustvarite osebni e-poštni naslov: posredovalo mu pismo, in to postane problem. Ampak, če ne boste imeli nalogo tabela, pismo prenos v podmapo "0_Vypolnit".
- Po hitrem odgovoru na pismo, ga spremenila v nalogi ali preprost preizkus je potrebno odločiti, kaj storiti s tem sporočilom na: brisanje ali pošiljanje v mapo specifično za dolgo shranjevanje.
Tukaj je nekaj mape za dolgoročno skladiščenje imam.
- 0_Vypolnit. Imam mapo ne obstaja, vendar, če nimate tabela, še enkrat, tukaj lahko dodate črke, ki zahteva podrobno študijo. To mapo je treba tudi redno čistiti, ampak s premišljenim pristopom v posebej odmerjenem času na njej.
- 1_Sprav. Tukaj sem dal pismo z osnovnimi informacijami: dobrodošli e-pošto s prijavami iz različnih spletnih storitev, vstopnice za naslednji let, in tako naprej.
- 2_Proekty. Vsebuje arhiv korespondence partnerjev in projektov, ki imajo trenutno razmerje. Seveda, za vsak projekt ali partnerja likvidacije posebno mapo. Partner mapa I krat pismo ne le zaposlenih, temveč tudi pisma zaposleni v "nebesa", povezanih s tem partnerjem. To je zelo priročno: če je potrebno, vsa korespondenca o projektu na strani v nekaj klikov.
- 3_Muzey. Tukaj sem, da tuš tiste črke in odstranite škoda, in njihove prednosti so očitne. Tudi tukaj se selijo mape z zaprtim projekt "2_Proekty". Na kratko, "muzej" shranjeni prvih kandidatov za izbris.
- 4_Dokumenty. Obstajajo črke z elektronskimi vzorci dokumentov, ki so lahko koristni v prihodnosti za računovodsko službo, na primer, deluje od uskladitve od kupcev vstopnic za potovanje. Mapa v veliki meri prekriva z mapami "2_Proekty" in "1_Sprav", vendar pa ima računovodske informacije, kot v "2_Proekty" mape - upravljanje. V "4_Dokumenty" - mrtvo informacij, in "2_Proekty" - v živo.
- 5_Znaniya. Tukaj sem dal samo res uporabno poštni seznam, za katere želim, da pridejo nazaj v čas za navdih in iskanje rešitev.
Obstajajo tudi druge nastavitve v vašem poštnem odjemalcu, pomembne za ta sistem. Prvič, v Thunderbird privzeto preveriti "Mark sporočilo prebral." Raje bi to zavestno, tako da v polju off! Da bi to naredili, pojdite v meni "Tools" → "Nastavitve" → "Podrobno» → «branje in prikaz."
Drugič, uporaba filtri. Včasih sem aktivno uporablja filtre za pošiljatelja naslov avtomatično naprej e-pošto na ustrezne mape. Na primer, pisma odvetnika preselil v mapo "odvetnik". Sem opustil ta pristop iz več razlogov. Prvi je pismo odvetnika v 99% primerov, povezanih s katero koli projekta ali partnerja, in zato ob upoštevanju gibanja v tej mapi ali projektnega partnerja. Drugič, sem se odločil, da dodate zavest. Morate odločiti, kam naj se shranjujejo posebno pismo, in si za neobdelanih mest lažje na samo enem mestu - v nabiralnik. Sedaj je filter uporablja samo za oddaljene mape redne avtomatskih sporočil iz različnih sistemov, ki je, pisem, ki me ne potrebujejo za sprejemanje odločitev. Filtri v Mozilla Thunderbird je nastavljen v meniju "Orodja" → "sporočil Filtri".
Torej, s pravim pristopom do e-pošte je treba iti od 10 do 60 minut na dan, odvisno od obsega korespondence.
Oh, in še eno. Ste že onemogočili obvestilo o prihodu novih sporočil? ;)