"0 zunaj" - jasen sistem za vzdrževanje nič nabiralnik
Delo In študij Produktivnost / / December 23, 2019
E-pošta za mnoge še vedno ni alternativa delovno orodje in vsakodnevno trpljenje. Nekdo sedem dohodne črke, in on je sedaj jih razstaviti hitro. Nekdo ima 46 članov, ampak tudi razgrebot na dan, ker se uporablja. Za vsako osebo, ki je določen prag vhodnih elektronskih sporočil na dan, s katerim je mogoče Ukvarjamo se brez odlašanja z obdelavo naslednji dan, in s tem ne povzroča blokade v elektronski box. Lahko pokličete prag za "naravno".
Če lahko črke več kot oseba, ročaj, morate spremeniti svoj pristop do e-pošte-upravljanja. To bo povečalo prag na zahtevano vrednost v posameznem primeru. To bi morala biti sposobna obdelati 100 pisem na dan? Torej si lahko in 100, uporabite pošto na pravi način. Kaj? Kdo bo povedal.
Edini znak, da je oseba sooča z e-pošto je vključen v nič koncu dneva. Ključna načela dobro obdelavo dohodnih - razumevanje, da za črko pred vami. Najprej se morate naučiti, kako pravilno razvrstiti črke in vedo, kaj storiti z vsako vrsto.
Vsa dohodna sporočila lahko razdelimo v sedem kategorij:
- Ni potrebe, da odgovor ni nujno prebrati. Način, na teh dveh dopisih: arhiv ali izbrisati. Če dobiš redno glasilo, ki se nikoli ne prebere, nato pa naredi si uslugo - dosegli svoj cilj. Eno dejanje v zameno za odpravo desetine takih pisem v prihodnosti. Želimo, da se naučijo, kako se spopasti s tokom e-pošto na dan? Z manj lažje rokovanje tok. Ne bojte se, da pogrešam nekaj pomembnega. Res potrebne informacije dobi, da vas na drug način, in pops v pred vami še najmanj enkrat.
- S priponkami. To je lahko obvestilo, da je treba plačati za nekaj ali informacij v tekočem ali prihodnjem delu. Iz teh pisem je koristno, da ustvarite ločeno mapo, vendar brez fanatizma. Je preveč mape? Poenostavite. Da bi našli nekaj prav takrat, ne rabim tisoč mape, in sposobnost za iskanje uporabo funkcije mailer.
- Odgovor ni obvezno. Zdi se, da ni obvezna, vendar je včasih koristno vljudnostni odgovor. Nato nadaljuje le na situacijo.
- S prehodnim obdobjem za pregled. Zanimivo je, da se glasi, vendar ni nujno. Poskusi, da se nanašajo na ta in prejšnji kategoriji toliko črk, kot je mogoče. To je ključnega pomena za učinkovito delo z e-pošto.
- Mora biti danes odgovoril. Vse, kar je preprost: vzemite odgovorno in zdaj, če je nekaj res nujno, ali ob koncu delovnega dne.
- Treba odgovoriti, ampak ne danes. Lepota e-pošte, ki ji ni klepet ali telefona. Nihče ne pričakuje, in ne smemo pričakovati hiter odziv po e-pošti, če ne govorimo o tem v glavi sporočila. Če se rok za odgovor imenuje določen dan ali poznate sebe in vem, kako dolgo boste morali dati odgovor, nato pa te črke v ustrezno mapo. Na primer: "Odgovor je v ponedeljek", "Odgovori na torek," in tako naprej. Zdaj bi si pregled-seznam, kjer je element "postopek mail zjutraj, preloži za danes." Za te namene, kot so specializirana orodja za: RightInbox za Gmail, FollowUpThen.com in FollowUp.cc.
- Nerazumljivo pismo. Obstajajo pisma, ki jih je težko pripisati nobeno od kategorij. Ali sami ne reši razmišljanja urediti s takšnimi dopisi se nanašajo na enega od zgoraj navedenih kategorij.
Na podlagi te razvrstitve, moramo № mape za kategorije 2, 3, 4 in 6.
Pravila učinkovito obdelavo e-pošte
- Pustite 30 minut, na koncu dneva, da bi nabiralnik na nič. To je bolj učinkovito kot poskus, da se nemudoma odzovejo na vsako e-pošto. Ljudje ne hkrati. Manj motečih in preklapljanje - večja učinkovitost.
- Kaj storiti z nujnim pismom? Nastavite si interval, na kateri preverite polja za ta dan. Na primer, ko eno uro. Potrditveno polje na razpoložljivost nujnih in pomembnih pisem, če ni na voljo, vrniti na delo. Zapomni prednost pošte: ni sredstvo za takojšnje interakcije. Možno je, da se bo problem, ki je bil omenjen v enem od nenujnih e-pošte, brez vašega sodelovanja odloča konec dneva, ali konec dneva boste dobili več informacij, ki bo omogočil, da hitreje rešiti problem in učinkovito.
- V vsakem trenutku, ko ne preveri e-pošto, obdržati mailer zaprta. Izklop obvestil. Znebiti se od moteča kontemplacije števila prejetih e-poštnih sporočil. Zdaj pa še eno službo, in čas za pošto še ni prišel. V trenutkih dvoma glede pravilnosti tega pristopa, ne pozabite: niste jedrska elektrarna, pa tudi če bi bila, potem pregrevanja reaktorja, ki bi v vsakem primeru treba poročati po e-pošti.
- Uporabite svojo zavezo v času, do konca delovnega dne, da se pospeši obdelavo pošte. Zato je priporočljivo, da razstaviti Prejeto navzdol na nič ob koncu dneva. Imate 30 minut, in želite hitro odpravi vse. Dejstvo je, da se izkaže, neke vrste igra, vendar lahko in namensko geymifitsirovat obdelavo e-pošte.
- Naj jim kratko in jedrnato.
- Bodite pozitivni in prijateljski.E-poštna sporočila lahko gradijo in uniči odnose. Namesto reševanja zelo pomembnih vprašanj, ljudje včasih poskušajo roll najbolj občutljivo in skrite nasprotnika imenovano idiot, in vse besedilo temelji na tem. Nič ni čudnega v tem, da izrazijo svoje pozitivne poslal majhno lepo frazo v telesu e-pošte. Vaša prijaznost bo prišel nazaj k tebi, in korespondenca bo veliko bolj smiselno in učinkovito.
- Pisma morajo rake v obratnem vrstnem redu. In edini način. Zdi se, da je bolj smiselno, da začnete s starejšimi e-pošte, ampak to je naš cilj - nič nabiralnik, kar pomeni, da pred koncem dneva smo dobili tudi zelo prvi email ste prejeli. Če naredite si uslugo in začeti zapustiti zadnje pismo danes prejeli za jutri, celoten postopek preneha delovati. Zakaj študirati pristojnemu delo z e-pošto, če ne sledijo temeljno pravilo? Še naprej dela kot prej, in trpljenja.
- Odprite samo potrebne črke za arhiviranje ali brisanje ostalo. Tudi mi zloraba članarine za nepotrebne stvari (naročnina Layfhaker, nasprotno, zelo je potrebno) in kot rezultat dobili več informacij, kot je mogoče prebrati. Kako razlikovati želene črke? Obstaja ena preprosta, vendar zelo učinkovito pravilo: odprte samo tiste črke, ki so naslovljena na določeno osebo, za vas osebno. Ostalo - v eno od zgornjih kategorij na začetku članka o razmerah.
- Ustvarjanje predloge. Pogosto odgovori na pisma precej standardne, da je, pišete isto stvar. Opazil, da je pisanje Ta stavek pogosto? Naredite predlogo za hitro copy-paste ali pa ga ustvarijo v poštni službi.
- Če je pošta ravna, in da je še čas, potem morate uporabiti racionalno. Pojdi na kategorijo števila črk 3, 4 in 6 in dal stvari v redu tam.
Ta priročnik, ki temelji, kot ste rekli, je prava vrsta, je odličen dodatek k bolj splošnih nasvetov za delo s pošto iz LinkedIn izvršni direktor Jeff Weiner. Ne zamudite 10 nasvetov za ravnanje s pošto iz Leo Babauta. Pravzaprav, obstaja veliko dodatne načine iztisnite največjo e-pošto. Poskusite uporabiti tehnike za seboj, analizirati rezultate in ne pozabite, da zapustijo v komentarjih svoje nasvete za izboljšanje učinkovitosti e-pošte.