Kako učinkovito uporabljati življenje GTD sistem
Produktivnost / / December 23, 2019
Alexander Tsyglin
Avtor projekta "master produktivnost».
Ta material - nadaljevanje članka "Kako počistiti zadeve in vse, kar je v koraku: Popolna navodila GTD sistem». Prvič, da je vredno, da se seznanijo s tem, kot je podrobno pojasnjeno veliko pojmov, ki se uporabljajo v.
Ta članek - korak za korakom vodič o tem, kako uporabiti GTD v življenju. Pri pisanju sem uporabljati naslednje smernice:
- Vsestranskost. Tukaj je opisano, so univerzalne ideje, in jih uporabi za izgradnjo enega zase GTD sistem, ki bo deloval z natanko tiste storitve, za katere je bil vajeni.
- Preprostost. Sistem mora biti intuitivno preprost za uporabo. Na začetku in obdelavo informacij je treba porabiti najmanj časa in energije, pa tudi načrtuje naslednje ukrepe. Šele nato bo sistem deloval dolgoročno, tudi po dolgi odmori, na primer, če greš na dopust za en mesec, potem, ko se vrnete, boste mogli obnoviti svoj pristop k upravljanju zadeve.
- Zanesljivost. Najbolj pomembna stvar - to je, da je prepričan v svoj sistem, in sicer, da pozabi načrtuje nič, tako da vidite opomnik ob pravem času.
- na pomembnem koncentraciji. Sistem naj bi pomagala, da se osredotočite na to, kako počnete v tem trenutku, in v primerih, ki so pomembna na dolgi rok.
- Užitek. Sistem upravljanja primerov in cilji morajo ti prinašajo zadovoljstvo. Na primer, ko leži na kavču po napornem delovnem dnevu je s telefonom v roki, izbrisati iz seznama zaključenih nalog, in se od nje pravi užitek. Še posebej, če je izdana večjo produktivnost rasti svoj urnik.
5 Glavne stopnje GTD sistem
1. korak. zbiranje informacij
Zbrati absolutno vse stvari, tudi najmanjša, potem bo naš um biti jasno in bomo delovali kot produktivno, kot je mogoče.
Zato ni standard dela seznamiKer večina ljudi pogosto zajame le najpomembnejše stvari, in na stotine težav, ki niso tako pomembna, ne upoštevajo. Ampak to je tako majhen problem, redno opominja sami, uporabite velik del možganov virov in ustvariti dodatne izkušnje, ki vodi do utrujenosti in stresa.
Eno od pomembnih načel sistema GTD - to je popolnoma iz moje glave razložiti vse naloge in jih dal v zanesljivega sistema, ki bo v pomoč ob pravem času za razmišljanje o pomembnih zadevah.
Še vedno je treba upoštevati, da so košare za zbiranje vhodnih podatkov mora biti minimalni znesek. V idealu - eno. Potem bo lažje za uporabo.
2. korak. obdelava informacij
V tej fazi smo za obdelavo podatkov, ki je v našem "Prejeto" košarico.
Obstajajo tri možnosti, kako lahko naredimo v tej fazi:
- Opravilo označiti kot "akciji", kar kaže na naslednji korak v njenem izvajanju in roka. Ne moreš določiti rokČe ni natančno razumeti, ko opravlja naloge.
- Premakni podatke v "Directory", če ne potrebujejo ničesar, vendar pa lahko pride prav v prihodnosti.
- Brisanje informacij, določitev, da je "smeti": to je naredil z njim ne potrebuje ničesar in da ni prišel prav v prihodnosti.
3. korak. akcijski organizacija
Vsi ukrepi potekajo po naslednjem lijak.
Filter 1 - "striženje"
Vprašajte se, ali res moram to dejanje? Če ste v dvomih, izbrisati.
Filter 2 - "delegacija"
Vprašajte se, če boste morali storiti, potem je res, da opravlja osebno sem? Če ne, delegat odgovornost in točka končni rezultat, vmesne stopnje nadzora (ključne točke) in rok.
Če bi ukrep jo opravlja premaknete na naslednjo filtra.
Filter 3 - "ukrep"
Vprašajte se, bo ta ukrep traja več 2-5 minut? Če ne, zdaj in sprostitev glavo. Če je tako, drop-in.
Ukrepi v sistemu so lahko naslednje vrste.
»Naslednji koraki« - preproste naloge, ki so sestavljene iz enega samega dejanja (klic, pisanje, go, in tako naprej). Na primer, bo akcija "Sprememba na kolesa zimskih pnevmatik" je sestavljen iz naslednjih preprostih korakih: pokličite in se delavnice, časovnim razporedom v koledarju za pogon ob pravem času auto popravilo.
Takšni ukrepi so primerni za zbiranje sezname kraja in okoliščine (kontekst seznamih). To je lahko seznam "trgovine", kjer ste vnesli vse, kar potrebujete za nakup, ko ste v trgovini, ali seznam "Predsednik", v kateri ste dodali imenovanja in naloge, ki se lahko izvajajo v večernih urah, po delu v svoji najljubši stol. Ali seznam "Chef-vprašanja", kjer si zapišete vsa vprašanja, ki ga imajo na glavniNato jih rešiti vse naenkrat.
Vsi ti ukrepi, sem ponavadi popraviti ali "Google Koledar"(Srečanja in dogodki) ali Todoist - cloud storitve, kjer je primerno, da sistematizirati nalogo.
Cena: Brezplačno
Cena: Brezplačno
Cena: Brezplačno
Cena: Brezplačno
"projekti" - naloge, ki jih opravlja, ki zahtevajo več kot en korak. Za projekt premakne iz mrtve točke, je treba opisati prve korake za njeno izvajanje in pustite opomnik o tem v zanesljivega sistema. Kot rezultat, se projekt spremeni v verigi preprostih korakov, od katerih je mogoče storiti v naslednjih petih minutah in dobili rezultat.
Projekti I mesto na karticah Trello. Kartica je idealna posoda za projekte, kjer lahko postavite:
- Opis in namen projekta;
- povezave do drugih dokumentov o projektu;
- imena odgovornih;
- rok;
- preverite sezname z naslednjimi koraki;
- pripombe na osnutek;
- potrebne datoteke, in tako naprej.
Cena: Brezplačno
Cena: Brezplačno
"Odloženi ukrep". Če ne moremo načrtovati nadaljnje korake brez nadaljnjih dogodkov in informacij (na primer, bo počakati, dokler telefonu Pošiljanje znane servisne centre, kjer lahko donosno zamenjati pnevmatike), tak ukrep smo se vnesli v seznamu "odloženi". Če želite, lahko dal opozorilo, da morate nekaj za nadzor.
Takšni seznami primerih se lahko oblikuje v okviru seznama. Na primer, da je seznam nalog, ki so jim zaupani, njegov pomočnik.
Seznam "Nekega dne" To so dela, ki ne zahtevajo aktivne ukrepe zdaj, ampak želimo izvesti v prihodnosti.
To je lahko:
- knjige, In tečaji video usposabljanja, ki želijo kupiti;
- uporabne veščine, ki želi, da se učijo;
- postavlja želim obiska;
- stvari, ki jih želim kupiti.
Moral bi občasno ogledate na tem seznamu, pri čemer zapise in jih spremenili v cilje za doseganje katerih boste delali.
4. korak. redni pregled
Za sistem za delo, morate redno pregleduje glavne naloge in projekte, da se odstranijo tiste, ki niso več pomembne, in novo razvrstite po pomembnosti in ga pošlje v službo.
Da bi bil tak pregled opravi na redni osnovi, upoštevajte naslednje nasvete:
- Pustite delovati 30-60 minut v časovni razpored za pregled (sprva enkrat tedensko bi bilo dovolj).
- Naredite kontrolni seznam ali načrt takšen pregled, ki je bila opisana zaporedje, da za kaj gre. Ta načrt ne bi smelo biti pretežko, in pregled vas ne sme predolgo, drugače preprosto ne bo naredil redno.
Spodaj - primer mojega kontrolni seznam s tedenskim pregledom. Uspelo mi je v obliki, vezja-jaslice z akcijskim zaporedju, ki kaže storitve / dokumente, ki jih iščem. Lahko ga postavite v običajnem seznamu ali pripravi s strani sistema, ki je primeren za vas.
Natisnite štiri takšne kontrolni seznam za en mesec. V tedenskem pregledu prevzema enega od njih v rokah in izvedla izbrisana s seznama. Ta preprosta vaja vas motivira, da še naprej opravljati take preglede.
5. korak. ukrepi
Ko je načrt, ki za en teden, še več, da deluje. Ne pustite, da je eden od glavnih napakah začetnikov do dela na GTD sistem, če je preveč časa porabili za organizacijo nalog namesto dejanskega izvajanja.
Tukaj je nekaj nasvetov, da bolj učinkovito ukrepanje.
- Načrti za dan, ki temelji na načrtu za teden dni. Razdelite dan v bloke, izbiro 2-3 enote za opravljanje pomembnih stvari in nekaj blokov, dodeljenih z drugimi nalogami. Trajanje enote - v povprečju 60-120 minut. Blok je med prostim časom za nujne primere vstavi.
- Delo na sistemu PomodoroZa to lahko nastavite časovnik. Njegovo bistvo je preprost: vsakih 25-30 minut delovanja, vzemite odmor za pet minut, in po tretjem poslovne enote - dolgem premoru (15-30 minut). Skupaj so trije bloki po 30 minut z odmorom za pet minut, sledi dolgem premoru za 15-30 minut. Čez dan lahko preživite 2-4 takih ciklov, odvisno od tega, kako pogosto ste se motili.
- Med pomembnimi zadevami enote poskušajo izogniti moti drugih ljudi in drugih zvokov (lahko vključujejo posebne slušalke glasba za koncentracijo).
- To določa, kdaj vaša raven energije največ (na primer, od 7. do 9. ure), in v tem času izvesti najpomembnejše stvari, ki vam prinašajo bližje osebnih ciljev.
- Ne načrtujejo preveč pomembne stvari za početi na dan: to je dovolj 1-3. Pomembno je, da gledamo na stvari prestopile v svoj načrt, ste na koncu dneva zadovoljni in so se realističen načrt za jutri.
glej tudi⏳
- "Perfekcionizem - strup." 8 vpogled o osebni učinkovitosti in uspešnosti strategij
- Kot metlo in trikotnika bo pomagal vsem slediti
- Produktivnost je odvisna od stila mišljenja: opredeliti svoje
- Enostavno sistem načrtovanja za tiste, ki so utrujeni od upravljanja časa, ciljev in sezname
- 4 načine za organizacijo opravila seznam delo bolj učinkovito