7 ukrepi, ki pomagajo pri delu z vašo pošto hitreje

Nered v nabiralniku ni samo pokvari razpoloženje, temveč tudi na trti ubil svojo produktivnost. Kaj naj storim, če gora dohodne e-pošte narašča, in nimate časa, da se ukvarjajo z vsem tem?

1. Znebite se navlake

Ti vključujejo ne le odkrito spam. Ta in glasila, in izbor popusti in ponudbe na spletu nakupovanje - vse, kar ste nekoč naročeni in kakšen čas uporabe od časa do časa. Ideja je ta: ko odprete pošto, kot so pisma, da vas zmoti in posega s poudarkom na delovnem mestu.

Ne sebe odstopiti v večno bitko s kaosom, smo poslali to korespondenco na določenih območjih.

Microsoft Outlook 2016 To vam omogoča, da nastavite filtriranje dohodnih tako, da črke na privzeto nizko prioriteto razvil v mapo "Non-nujno". Tukaj bodo čakali na krilih, ne žulji oči.

2. Varnostno kopiranje e-poštnih sporočil, ki so izgubili pomen

Seveda, če nekaj ne potrebujete prav zdaj, to ne pomeni, da ni uporaben v prihodnosti. Toda v vhodnih in izhodnih sporočil potrebujejo za vzdrževanje reda.

Objave, ki vsebujejo pomembne informacije, ki zdaj po nepotrebnem, je treba poslati v arhiv. Najbolj priročen način, da to storite samodejno, konfiguriranje varnostnih kopij z določeno periodičnost. Tu je zaporedje dejanj: "File" → "Nastavitve" → "Advanced" v "AutoArchive", pritisnite "Konfiguracija AutoArchive" in izberite "Run AutoArchive vsakih N dni", ki določa želeni čas interval.

Seznam (CTRL + E), boste enostavno navigacijo v arhivu in lahko nadaljujete pogovor, če je to potrebno. Kot rezultat, poštni predal ni poln, in vam ni treba izgubljati časa z iskanjem pravega e-pošte med ni zelo pomembna.

3. Razkorak v skupine prejemnikov

Če želite znova in znova, ne za proizvodnjo enake vrste poštnih seznamov, ustvarjanje tematskih skupin, ki jih lahko oddajajo prejemniki vaše e-pošte.

Družina, prijatelji, delo na projektni skupini - Outlook To vam omogoča, da dodate skupino ljudi iz adresarja ali svoje stike v Excel.

Kaj je udobno? Vam ni treba nenehno lopato vseh destinacijah, da bi našli pravico. V skupini, lahko hitro delite dokumente, potem pa na delo skupaj z njimi. Sporočila so razvrščena v pogovore, tako da lahko hitro našli pomembne informacije in reševanje nujnih vprašanj. Če želite ustvariti skupino vizitk, pritisnite Ctrl + Shift + L.

4. Uporabite aplikacijo za mobilne naprave

V primerih, ko je nujno potrebno, da se ukvarjajo s katero koli problem, da je ključnega pomena, da imajo dostop do e-pošte, kadarkoli, kjerkoli - doma in na cesti.

Uporaba aplikacije Outlook za mobilne naprave, si lahko ogledate sporočila, delo s seznamom stikov in datotek iz vašega pametnega telefona ali tabličnega računalnika. Vsi podatki so takoj sinhronizirajo, zato je tveganje, da bodo nekatere pomembne informacije mimo vas, je izključena.

5. Konfiguracija pošiljanje e-pošte predvidoma

To ni bilo potrebno rešiti številne težave v smislu polnega delovnega časa težave, narediti delo vnaprej. Microsoft Outlook omogoča samodejno pošiljanje sporočil v določenem času.

pozabiti vse informacije o tem, kdo, kaj in kdaj si obljubil poslati, je težko. Možnosti so dobre, da boste enostavno pozabili, da to storite. Določite pisanje dan in čas odhoda, tako da vam ne bo raztresen z dostavo obvestil o sestankih ali opomnike o rokih, ki se približujejo.

6. Upravljanje e-pošte z uporabo pravil

V Outlooku 2016 pravila - so ukrepi, ki se samodejno uporabljajo za sporočila, ki temeljijo na določenih pogojih. Pravila so razdeljeni v dve kategoriji: obvestila in organizacije.

Na primer, lahko nastavite zvok opozorila o sporočilih iz katere koli osebe ali pa pošljete v ločeni skupini sporočil z nekaterimi besedami v zadevo. Uporabite ponujenih storitev predloge ali ustvarite svoja pravila. Uporabljajo se lahko za dohodne in odhodne sporočil v enega ali več računov.

7. Naj vso pošto na enem mestu

Delo polje, osebna e-pošta - ne razmnožujejo subjekti brez potrebe. Veliko lažje, če imajo hkrati dostop do vseh e-poštnih sporočil.

Z Outlook 2016, lahko skupaj dohodna sporočila za več računov.

Dodaj to nastavitev kontaktne skupine in filtriranje sporočil z nizko prioriteto - prihranek časa izgleda zelo impresivno.

Programski paket Microsoft Office 365, ki vključuje Outlook 2016- kombinacija znanih orodij z novimi funkcijami, ki omogočajo delo lažje in hitreje. Sinhronizacija dokumentov, pošte in koledarja podatkov, interakcija z oblakov orodja, brez dostopa do omrežja in dostop do besedil predstavitve brskalnik - to je le majhen del novosti, ki vam bo pomagal, da spopadanje z nalogami, vsakdanjimi hitro in brez nepotrebnega prizadevanja.