Če je vaš e-poštni preobremenjen, morda problem ni tehnologija

Obstaja veliko število člankov na temo izboljšanja različne e-poštne sisteme. Ampak vseeno, ne glede na to, kaj počnemo, od časa do časa, smo začeli razmišljati, da je naša c-mail, da ni prav, da je to nekaj, kar ni dovolj, da se produktivno - in smo spet jama v nastavitvah. Vendar, Joshua Lyman (Joshua Lyman), spletni razvijalec, pravi, da ni ne e-pošte ne deluje pravilno, in sami.

Joshua predlaga, da se uporabljajo pri svojem delu z e-pošto, v vseh treh pravil. Ti vam bodo pomagali do dvakrat toliko, in delo z e-pošto, ne bo vzrok negativnih čustev.

Izklopi obvestila

Ko namizje se neprestano pojavljajo obvestilo, da imate novo sporočilo, da je težko, da iz drugega e-poštnega odjemalca. Zakaj configure namizni odjemalec e-pošte, da preverite e-pošto vsakih 5 minut? Primeri, v katerih bi morali takoj odzvali na pismo, so zelo redki, in ponavadi ljudje pre-klic, da pravijo, da je bilo pismo poslano. Vsa druga sporočila ne zahtevajo takojšen odziv in lahko počaka nekaj časa. Kot splošno pravilo velja, če je kaj nujno, normalni ljudje klic, vendar ne napiše pismo in čaka na odgovor.

Enako velja in stalno odprtih zavihkov s pošto. Stavim, da si samo nazaj, da preveri brez razloga na vsakih 10 minut. In če moraš monotono delo ali pripravi naslednjega poročila je interval zmanjša na 3-5 minut (no, ne perite kristalni lestenec).

Naredite ustni dogovor s sodelavci

Ne glede na to, kako si organizirati delo svojega e-poštnega sistema, je najbolj pomembno v tem kup še vedno človeški faktor. E-pošta redno vložkom med naslovi. Toda odziv na ta sporočila ljudi, in vsak ima svojo definicijo nujnosti. Nekdo meni primeren rok za odgovor na dopis, v 1-2 urah. In kdo se je od 8 do 24 ur. To je vaš dopis brez odgovora, ne zato, ker je sistem pošta razpadla, ampak zato, ker nekdo meni, da je veljavna odgovoriti naslednji dan.

In če z osebnimi sporočili, je vse veliko lažje, boste morali s kolegi razpravljali o teh trenutkov. Če veste, da je kolega standardni čas, da se odzovejo na pismu -, da je 2 uri, in odziv je potrebno v eni uri bolje ne izgubljati časa in živcev in klic. Ali pa, če upoštevamo vse te funkcije, pošljite e-pošto z vprašanji, ki ne zahtevajo nujno odgovor vnaprej.

Produktivnost vs. pospešek

David Levi (David Levy), profesor na Univerzi v Washingtonu, je prepričan, da so v naši družbi pogosto zamenjuje s pospeševanjem produktivnosti. Vse je narejeno hitro, vendar ne vedno bolje. Namesto usesti in mislijo dobro, in potem pošljejo kratko, a informativno pismo, vržemo vsaka druga kratka sporočila, ki neprestano motil nas in ne nosijo ravno prav informacije.

Izkazalo se je, da je znesek, ki ga preživijo več časa branju kratkih, a nesmiselnih pisem kot eno temeljito.

Nenehno izboljševanje e-poštnih sistemov - to je super, vendar ne pozabite, da preverite e-pošto in ne odgovarjajo na dopis sistema in ljudi. Torej, se morate naučiti uporabljati tehnologijo, na tak način, da bolj učinkovito bolj produktivno komunikacijo z drugimi ljudmi in delo.