Kako pomagati novemu sodelavcu, da se hitreje prilagodi
Miscellanea / / November 07, 2023
Preprosti nasveti, ki bodo pomagali močno poenostaviti ta postopek.
Kdaj se pravzaprav začne prilagajanje?
Pomembna, a ne očitna informacija za vse: prilagajanje novinca se ne začne prvi delovni dan, ampak na dan, ko sprejme ponudbo. Od tega trenutka se začne njegova interakcija s podjetjem: kadrovska služba, varnostna služba itd.
In na tej stopnji začetnik že začenja oblikovati predstavo o jasnosti notranjih procesov, pravem tonu glasu. To pomeni, da morajo biti vsi zaposleni, s katerimi mora komunicirati, čim bolj odprti in pripravljeni odgovoriti na vsa vprašanja.
Mimogrede, pomemben je tudi videz in informativnost ponudbe za delo. Čim bolj izčrpne informacije vsebuje, tem lažje se bo človek pripravil na prve delovne dni.
Na primer, imamo celovit dokument z blagovno znamko, ki odraža naše vrednote, prednosti in položaj. Podrobno so opisani tudi vsi pogoji zaposlitve in dodatne individualne "žemljice": plača, urnik, prostovoljno zdravstveno zavarovanje, možnosti usposabljanja na stroške podjetja, korporativni dogodki itd.
Kako se vnaprej pripraviti na novinca
Premislite prve dni zaposlenega do najmanjše podrobnosti. Zapišite si časovnico za uvodne sestanke in jih takoj načrtujte koledar. Na primer:
- pozdravna predstavitev kadrovske službe;
- postopek registracije v kadrovski službi;
- spoznavanje ekipe;
- določitev KPI za poskusno dobo;
- vmesni sestanki s kadrovsko službo in ena na ena z vodjo;
- seštevanje rezultatov poskusne dobe.
Poleg teh osnovnih dejavnosti pa seveda lahko in je treba dodati še druge. Tako na primer mesečno organiziramo vrhunska – v dobesednem pomenu besede – srečanja novincev z ustanovitelji podjetij, kjer se spoznavajo na okrogli mizi in izmenjujejo vprašanja.
Običajno vsi tam delijo svoje prejšnje izkušnje, govorijo o svojih hobijih in interesih, izobrazbi in na splošno o čem drugem. Pogovarjamo se tudi o nastanku agencije od samega trenutka njene ustanovitve ter o načrtih razvoja in še marsičem.
Poleg tega na teh sestankih pojasnjujemo, da so vrata vsakega zaposlenega, vključno z najvišjimi vodji, novinci so odprti in se lahko kadarkoli neposredno obrnejo na nas z vprašanji, predlogi, komentarji, zahteve.
Zakaj je pomembna tesna komunikacija med novincem in kadrovsko službo?
Našemu zaposlenemu je za celotno poskusno dobo dodeljen osebni kadrovik, ki odgovarja na vsa vprašanja v zvezi s pravili, urniki dela in dogodkov ter papirologijo. K njemu lahko pridete tudi s katero koli nestandardno zahtevo.
Ne veste, na koga se obrniti? Pridite v kadrovsko službo.
Zagotovo vam bodo odgovorili ali pa vas napotili k pravemu strokovnjaku. Poleg tega bo zaposleni lahko delil povratne informacije z vodjo kadrovske službe o tem, kako mu gre na novem mestu.
Posledično na ta način zapremo dve nalogi hkrati. Najprej odstranimo osnovne in administrativne zadeve od neposrednega vodje. In drugič, novincu zagotovimo dva relativno neodvisna kustosa - njegovega šefa in kadrovika.
Na kaj morate biti še pozorni, ko se pripravljate na izdajo novinca?
Kakorkoli že rečemo, pozdravijo jih oblačila, tako da prišlek takoj opazi udobje in funkcionalnost pisarne in posebej njegovo delovno mesto, moč in sodobnost zagotovljene opreme, razpoložljivost mest za malico in odmori za kavo.
Zato vnaprej poskrbite za pripravo vsega, kar potrebujete - od računalnika do pisarniškega kompleta. Vedno nas na primer zanima, s kakšno opremo je zaposleni navajen delati. Pripravljamo tudi blagovno znamko dobrodošlice (rokovnik in pisarniški material) ter razmišljamo o lokaciji delovnega mesta.
Poleg tega nudimo podrobne oglede urad in že v fazi končnih intervjujev govoriti o uporabnih lokacijah naokoli.
Kako gladko potopiti novinca v procese in naloge
Zelo pomembno je, da novinca ne vržete "v odprto vodo" in ga spremljate skozi celoten proces prilagajanja.
V prvih tednih je pomembno, da vodja oziroma mentor spregovori o vseh sistemih in procesih, ki obstajajo v podjetju. V našem primeru je za vsako pozicijo ali blok pozicij ločen priročnik, ki odraža vse te informacije.
Vsebuje tudi opis, kako in kje se naloge beležijo, standardne časovne razporede za izvedbo projekta in vhodne podatke o procesu poteka dokumentov.
Vsakega novinca posebej usposobimo za delo z našim CRM sistemom, v katerem se izvajajo projekti.
Vse te aktivnosti se izvajajo tako, da do konca poskusne dobe nima več administrativnih težav, njegova dejanja pa so čim bolj organizirana in se ne podvajajo.
Ko novinec odlično razume celotno notranjo kuhinjo, ga v prihodnosti pri izvajanju njegovih glavnih nalog ne bodo več motile proceduralne in birokratske zadeve. To pomeni, da deluje hitreje in učinkoviteje.
Kakšne cilje si morate postaviti?
Že v fazi najema je pomembno določiti področje odgovornosti in naloge določenega zaposlenega. Velika napaka je, da se tega lotimo šele po izdaji. Vnaprej pripravljeni in pregledni KPI-ji za poskusno obdobje bodo kar se da pospešili proces prilagajanja.
Za to si vzemite čas in zapišite, kakšne rezultate in v kakšnem roku pričakujete od novega sodelavca. Na primer, naši menedžerji v fazi zaposlovanja vnaprej premislijo o vlogi in stopnji odgovornosti za posamezno delovno mesto in vse to se zabeleži v Miru. Na ta način se izognemo kaotični zatopljenosti v naloge, kar pomeni, da močno poenostavimo delo začetnika.
Vsi vedo, da morajo biti KPI-ji merljivi in dosegljivi. To je, če si zastavite nemogoče ali preveč ambiciozno tarča nova sodelavka že na samem začetku, obstaja velika verjetnost, da bo v lovu za njo zanemaril vsa osnovna znanja, pravila in procese, ki obstajajo v podjetju.
In zaradi tega se bo v prihodnosti srečeval s številnimi težavami in kritikami, kar pomeni, da bo hitro postal demotiviran in izgorel.
Menimo, da je glavni cilj novinca med poskusno dobo, da se poglobi v poslovne procese, idealno razumejo položaj podjetja, konkurenčne prednosti, ključne primeri in tako naprej. In prav na to se zanašamo pri postavljanju ciljev za to obdobje.
Kakšno vlogo ima mentor?
Mentor ima eno ključnih vlog v procesu prilagajanja. Gre za starejšega izkušenega sodelavca, ki bo novinca spremljal prve mesece. Ali morda kasneje. Pojasnite vse nianse nalog, pomagajte z nasveti, poudarite prave načine reševanja težav in preprosto bodite zgled, kako ravnati in reagirati v različnih situacijah.
V našem pripravniškem programu je mentor glavni lik. Ker za fante brez izkušnje smo prvi delodajalec v življenju, mentor = mentor = vzornik.
Poleg tega je zelo pomembno, da je mentor »nabit« in prostovoljno prevzame pokroviteljstvo nad novincem, zato takšne funkcije ne vsiljujte obstoječim zaposlenim. To bi morala biti spodbuda za hiperlojalnost in uspeh.
Za mentorje na začetku izberemo zaposlene, ki delijo vrednote agencije.
Večina jih je tudi sama nekoč prišla k nam kot pripravniki, zato jim ni treba razlagati pomena in vrednosti te vloge.
Poleg tega ima podjetje ocene, eden od pogojev za prehod na novo raven pa je dobro vzgojen pripravnik ali novinec. No, seveda imamo tudi manjši materialni bonus za najuspešnejšega mentorja. A to še zdaleč ni ključna motivacija.
Kako zaposlenega predstaviti timu
To je zelo pomembna faza. In enega samega recepta za uspešno integracijo ni, saj je vse zelo odvisno od ekipe. Zato bo potreben individualni pristop.
Če vašo ekipo sestavljajo aktivni, ekstrovertirani prodajalci, organizirajte majhno igro spoznavanja in jih prosite, naj se kreativno predstavijo novincu. Če je ekipa sestavljena iz introvertiraniIT strokovnjaki, včasih lahko preprosto organizirate eno splošno uradno srečanje, kjer bodo fantje razpravljali o področjih odgovornosti in razpravljali o svojih težkih veščinah. In to bo povsem dovolj za udobno delovno interakcijo.
Poleg tega, na primer, novinca vnaprej prosimo, da pove nekaj zanimivih dejstev o sebi. Te podatke uporabimo za pripravo ločene objave za interni kanal Telegram, kjer vedno objavimo izpust novih fantov.
Te informacije bodo v prihodnje z veseljem uporabljali tudi najbolj ustvarjalni menedžerji.
Na primer, če je človek rekel, da rad poje, zakaj ne gredo vsi skupaj prvi petek na karaoke?!
Vsekakor pa je zelo pomembno, da celotno ekipo vnaprej opozorite na prihod novinca in poveste, kaj nameravate nanj prenesti. Vzemite ga na vse interne dogodke – od jutranjega odhoda na kavo do skupnega izhoda. Tako bo takoj začutil vibe vašega podjetja, to pa bo pospešilo navezovanje vezi s sodelavci.
Zakaj je pomembno dati povratne informacije?
Vsi to vedo, vendar tega še vedno ne počnejo vsi. Obdobje prilagajanja za novinca je stresno. Zato je zelo pomembno, da mentor nadzornik in HR sta redno »merila temperaturo«, se zanimala za stanje in pravočasno delila svoja opažanja in komentarje.
Morda je bil delavec prej preprosto navajen, da določene naloge opravlja na določen način in je bil tam pohvaljen za tak pristop, pri vas pa je to huda kršitev. Pred naslednjim načrtovanim sestankom ne smete kopičiti negativnosti in zapisovati "zastoje". Zgradite odprt in konstruktiven dialog od prvega dne.
Kaj storiti, če še vedno ne morete vzpostaviti povezave
Tudi to se zgodi. Tudi če bi bile vse zgoraj navedene točke izvedene učinkovito, obstaja tveganje, da vas bo novinec po poskusnem obdobju vseeno zapustil.
Razlogov je lahko veliko: tako objektivnih (ne zmore tempa, ni vključen v zahtevani meri, ni lojalen podjetju in kolegi) in subjektivno (še vedno ne ustreza vzdušju, še vedno želi polno delo na daljavo, še vedno ne želi biti tajnik).
Morda si na tej določeni stopnji razvoja niste ustrezali in se boste znova srečali. Ali pa bi morali samo narediti zaključke in iti naprej.
Na tej stopnji je najpomembneje, da ne uničite že zgrajenega odnosa in, kot pri vsakem ločitvi, razpravljate o vseh možnih točkah rasti za skupno delo. napake. Tako s strani podjetja kot s strani osebe, ki zapušča agencijo na poskusnem delu.
Imamo tako imenovanega izhodnega bota, ki ga pošljemo vsem ob odpustu. Vsebuje dokaj jasna, preprosta vprašanja, na primer: "Na kakšne težave ste naleteli?", "Kaj bi lahko izboljšali?", "Kakšen je bil vaš odnos z vodjo?" in drugi. Vsak vprašalnik analiziramo in obdelamo. Vendar to ne nadomesti osebne komunikacije.
Kako drugače pokazati skrb za zaposlene💼
- Kaj storiti, če vaš zaposleni izgori
- Kakšna je prednost lastniške miselnosti med zaposlenimi in kako jo ustvariti v svoji ekipi
- 10 nasvetov, kako lahko vodja gradi odnose z zaposlenimi