6 nasvetov za učinkovito vodenje ekipe na daljavo

Naša startup ekipa deluje na daljavo, zaposleni pa so razpršeni po vsem svetu – od Vietnama do Turčije. Zdi se nemogoče organizirati vse: ne morete videti, kaj vsi počnejo in kakšno je njihovo razpoloženje. Ampak uspelo nam je.

Na podlagi izkušenj sem napisal vodič, kako vse urediti, organizirati in motivirati zaposlene na daljavo. Delim ga z vami.

1. Pogajajte se o sporazumih in jih zagotovite

»Na obali« se z vsakim zaposlenim pogovorite o pravilih:

• Od katere ure in do katere ure delate?
• Ko moraš biti v stiku.
• Ali je možno reševanje delovnih vprašanj v prostem času?

Med postopkom razpravljajte o spornih vprašanjih in zapisujte dogovore v bazo znanja. V nasprotnem primeru, če zamolčiš težave, zaposleni bo začel izgorevati.

Iz prakse: pomembno nam je, da se ljudje nenehno učijo in razvijajo. In ekipo smo na to vedno znova opozarjali, a naleteli na odpor.

Izkazalo se je, da fantje niso vedeli, da lahko to počnejo med delovnim časom in da plačujemo trening. Zdaj se vsi učijo: obiskujejo tečaje oblikovanja in celo pisanja.

2. Načrtujte

Skupaj z zaposlenimi določite cilje za bližnjo prihodnost in smernice za naprej. Če želite to narediti, izvedite nevihta možganov in izberite prednostne ideje.

Na primer, na začetku vsakega meseca pokličemo urednika in skupaj sestavimo vsebinski načrt za naslednji mesec. Zaposleni ponudi seznam tem za materiale, jaz kot vodja pa svetujem, kaj je vredno upoštevati in kaj je bolje razširiti.

Za kakovostno načrtovanje je pomembno, da oseba razume obseg nalog in svoje vire. Če tega razumevanja ni, naj spremlja svojo produktivnost. Pomaga znak: v enem stolpcu je zapisana naloga, v drugem pa približni čas reševanja. Tako se bo zaposleni lahko pri načrtovanju skliceval na svoje izkušnje in postavil realna pričakovanja. roki.

Pomembno je, da imajo naloge pomene in cilje – kaj delaš in zakaj. Samo v tem primeru bodo zaposleni jasno razumeli svoje delo, projekt pa bo imel vektor razvoja.

3. Organizirajte svoje naloge

Startupi pogosto delujejo samo znotraj messengerja. Tudi mi smo tako začeli, a smo hitro ugotovili, da Telegram ni dovolj in takšno komuniciranje vodi v kaos in nerazumevanje, kdo je kaj naredil.

Zato je bolje uporabiti sledilnik opravil in na njem vizualizirati opravila kanban plošča. To storite tako:

• Dodajte naloge na virtualno tablo.
• Razdelite jih v več stolpcev, na primer »Opravljeno«, »V teku«, »V pregledu«, »Dogovorjeno«.
• Določite odgovorno osebo za vsako nalogo in določite rok.
• Med dokončanjem premikajte karte po stolpcih.

Pomembno je, da si naloge zapišete podrobno in v jasnem jeziku – tako da vaš sodelavec in vi sami razumete, ko se vrnete k temu.

Če želite organizirati tablo Kanban, lahko uporabite katero koli priročno storitev. Na primer, delamo v Pojem. Storitev je na voljo v Rusiji, brezplačna za majhno ekipo (do 10 zaposlenih) in enostavna za uporabo.

V servisu smo vzpostavili filtrirni sistem, da lahko preprosto preklapljate med zaposlenimi in vidite, katere naloge so v teku, katere so pripravljene in katere so zastale.

Celotna ekipa mora vzdrževati tablo. Vsak je odgovoren za svoje naloge in jih nenehno posodablja. Da, vzame delovni čas, vendar je vse pod nadzorom. Zaposleni morda sprva niso seznanjeni z uporabo orodja. Opominjajte jih, da je to pomembno, dokler se ekipa ne prilagodi.

4. Ne spreminjajte klepetov v smetišče

Ohraniti stik z majhna ekipa, zadostuje običajni messenger. Na primer, vse delovne klepete smo zbrali v eno mapo v Telegramu.

Organizirati komunikacijo za veliko podjetje je težje: število klepetov se bo povečalo, zato jih je treba natančneje združiti. In tu pridejo prav korporativne rešitve, kot so Hangouts, Pachki, VK Teams ali Myteam.

Poskrbite, da bo komunikacija le poslovna. In razpravljati o načrtih za Petek ali fotografije mačk, lahko ustvarite ločen klepet - takšne poplave so dobre za team building.

5. Razblini iluzije

Ko vsi delajo v pisarni, se zdi, da je razpoloženje ekipe jasno. Toda to je iluzija. Še več iluzij se rodi na daljavo, saj je v tem formatu malo osebnih stikov. Ne vemo, kako poteka dan zaposlenega, kakšne težave ima, koliko časa traja ta ali ona naloga.

Zato naloga vodje ni le zahtevati poročila o opravljenem delu, temveč skupaj z ekipo razmišljati, odpravljati slepe pege in iskati točke rasti za posel.

Za to redno izvajamo:

• Sestanek ekipe ob koncu tedna. Pogovarjamo se o tem, kdo je kaj naredil, kaj se je zgodilo in kakšne težave so.
• Retrospektiva z delom ekipe konec meseca. Ogledamo si rezultate in razpravljamo o tem, kaj lahko izboljšamo. Če imate mesečno statistiko, vam bo to pomagalo.
• Srečanja 1 + 1 po želji. Fantje lahko vsak dan pokličejo svoje menedžerje in vprašajo za nasvet. Verjamemo, da je namesto reševanja nečesa, s čimer nimate dovolj izkušenj, vedno bolje, da se posvetujete s kolegom. Ne prepustite svojih zaposlenih samim sebi – ostanite v stiku in jih podpirajte.

Idealno trajanje klica je: do ene ure. V tem času se ekipa ne bo imela časa utrudit in bo mirno nadaljevala z delom.

6. Ohranite bazo znanja

Ne imejte vseh informacij v glavi: to vam jemlje moč in vas dela nepogrešljivega v slabem pomenu besede. Če ne veš, kako nekaj deluje, ne moreš prenesti nalogo in pojdi na dopust.

Zapišite predloge, navodila, kontrolne sezname, zabeležite koristne kontakte in empirične izkušnje. Hranite vse na enem mestu, da boste zlahka našli podatke.

To poenostavi komunikacijo, pospeši delo in prepreči ponavljanje napak. Zaposlenim ne bo treba nenehno vleči drug drugega, saj je že vse organizirano v mapah, na primer v Notionu.