6 nasvetov za zmanjšanje potnih stroškov

1. Razvijte potovalno politiko

Vaš urnik potovanja mora vsebovati:

• Seznam stroškov, ki jih je podjetje pripravljeno prevzeti. Na primer, hrano in darila za partnerje plača podjetje, zaposleni pa plača mobilno komunikacijo in taksije.
• Omejitve potovanja in bivanja za zaposlene na različnih položajih. Recimo, da so hoteli s štirimi zvezdicami za vodje oddelkov, hoteli s tremi zvezdicami so za navadne zaposlene.
• Pravila upravljanja z dokumenti. To so roki za izdajo službene poti, pripravo nalog, postopek oddaje vlog in poročil. Pomembno je tudi določiti zaposlenega ali oddelek, ki bo odgovoren za skladnost s potovalno politiko.

Dodate lahko predloge za potne listine - zaposleni jih bodo lažje izpolnili, število nepravilno sestavljenih dokumentov pa se bo opazno zmanjšalo.

Da bo vaša potovalna politika še bolj donosna, jo razdelite na več delov glede na pomembnost službenih potovanj. Pomislite na različna pravila in omejitve zanje. Ta potovanja so lahko:

• Za ohranitev slike. Predstavitve na konferencah, udeležba na forumih ali izobraževanjih. Takšni dogodki ne bodo prinesli takojšnjih koristi, zato je mogoče znižati stroške vstopnic in nastanitve.
  instagram viewer
• Za razvoj podjetja. Delovne kontrole, sestanki in pogajanja. Takšna potovanja so namenjena povečanju dobička, zato lahko za njih porabite malo več. Pri tem sta na prvem mestu udobje zaposlenih in hitrost gibanja.

Sistem šifriranja vam bo pomagal hitreje razvrstiti potovanja po nalogah. Dodelite številke različnim oblikam potovanj, jih zberite v en sam seznam in ga priložite svoji potovalni politiki.

2. Razmislite o drugačnem prevozu in stanovanju

Letalo ni vedno najprimernejši in najdonosnejši način potovanja. Če v želeno mesto ni direktnih letov, lahko povezave trajajo dlje kot vožnja z vlakom. Poleg tega je res mogoče delati v avtomobilu: številni vlaki imajo Wi‑Fi, dvojne kupeje in celo predelke za interkome. Druga možnost so avtobusi. Kratko potovanje z njimi ne bo škodovalo udobju, hkrati pa prihranite dovolj časa in denarja zaradi pomanjkanja prestopov.

Stanovanje je ista zgodba. Hotel je dražji, vendar je v središču včasih bolj donosen kot proračunska možnost na obrobju mesta: razlika bo pokrita s stroški taksija ali javnega prevoza. Zgodi se, da je dnevni najem stanovanja cenejši od hotela. In stabilen Wi-Fi in pralni stroj pri roki bosta naredila dolgo potovanje udobnejše.

3. Ne podaljšujte potovanja

Krajša kot je pot, cenejša je za podjetje. Vsak dan dela je potreben nadomestiti z dnevnicami, in če potovanje pade na vikende ali praznike - tudi po dvojni stopnji.

Zato vedno natančno izračunajte čas, potreben za dokončanje nalog. Na primer, če mora zaposleni govoriti na konferenci v četrtek popoldne, ni treba, da si sredo in petek vzamete na pot. Lahko priletite zjutraj in odletite zvečer - namesto treh dni bo poslovno potovanje trajalo samo enega.

Ta shema deluje v večini primerov, vendar obstajajo izjeme. Recimo, da je vseh donosnih vozovnic za želeni dan konec in ostane samo poslovni razred. Lahko stane več kot dnevnice in nočitev v hotelu. Tukaj je vredno izračunati stroške več možnosti, primerjati zneske in izbrati najboljšega.

4. Pridobite kartico podjetja

Z njim bodo službena potovanja postala udobnejša za vas in vaše zaposlene. Postavili boste lahko omejitve, tako da zaposleni med potovanjem ne bodo presegli proračuna. Nič več neobračunanih stroškov - vse transakcije boste videli na svojem osebnem računu. Poleg tega imajo poslovne kartice običajno posebne bonuse, kot so povečano vračilo denarja ali popusti na storitve.

Glavno, da bo mogoče DDV za nakupe vrniti brez nepotrebnih živcev. Za vračilo davka potrebno le račun, v kolikor delavec hotelsko nastanitev in prevoz plača z gotovino ali z redno plačno kartico, se papir ne izda.

5. Dajte zaposlenim možnost izbire

Zdi se, da je samostojno urejanje letov in hotelov prava odločitev za prihranek. Vendar obstaja tveganje, da se bo vaša izbira zaposlenemu zdela neprijetna: zaradi tega bo trpelo udobje in želja po delu med potovanjem se bo verjetno zmanjšala. Poleg tega bo oseba, odgovorna za načrtovanje, izgubila čas, ki bi ga lahko porabil za reševanje drugih nalog, ki so bolj učinkovite za poslovanje.

Če bo pogoje bivanja in gibanja izbral poslovni potnik, vam teh težav ne bo treba skrbeti. Glavna stvar je, da mu navedete omejitve in pogoje potovalne politike. Nakupe lahko zaupate tudi odgovorni osebi, na primer računovodji: potnik bo dal povezave do priročnih možnosti, organizator jih bo plačal, nato pa delil vozovnice in podrobnosti o rezervaciji.

6. Analizirajte poročila s prejšnjih potovanj

Preverite dokumente različnih zaposlenih, ali se stroški razlikujejo in poiščite razloge za povečano porabo. Na primer, nekdo je izbral let, ki je bil za družbo neprimeren, ali je večerjal izključno v dragih restavracijah. Takšni podatki bodo pomagali prilagoditi potovalno politiko in jo pripeljati do najboljše možnosti za poslovanje.

Za lažjo analizo je vredno imeti vrtilno tabelo. Razdelite dokument v stolpce po kategorijah: vozovnice, nastanitev, obroki, mobilne komunikacije, prevoz med potovanjem itd. Navedite tudi datum potovanja in ime napotenega delavca. V tabelo lahko naložimo le zneske stroškov, podrobnosti pa naj shranimo v poročilih. Če opazite anomalijo, vzemite papirje, da vidite, zakaj se je poraba povečala.