Strateške seje: kaj je to orodje in komu lahko koristi

Kaj so strateške seje

Strateški sestanki so oblika srečanja vodstvenih delavcev, na katerih razpravljajo o načrtih za razvoj podjetja. To orodje pomaga:

• oceniti trenutni položaj podjetja, prepoznati njegove prednosti in slabosti;
• najti načine, kako se izogniti težavam ali rešiti obstoječe;
• opredeliti akcijski načrt – konkretne korake za doseganje ciljev;
• nastavite merila uspešnosti.

Strateška seja je neke vrste možganska nevihta. Tako se na srečanju pogovarjamo o težavah in uspehih oddelkov, vsakemu posebej postavljamo cilje, rišemo diagrame in grafe na interaktivno spletno tablo.

Za te namene smo izbrali Miro. To orodje vam omogoča zajemanje misli in idej v vizualni obliki. Hkrati imajo vsi udeleženci seje dostop do njega od koder koli na svetu in iz katere koli naprave.

Nato izvedemo taktično načrtovanje: vodja vsakega oddelka svoje naloge razdeli na manjše korake.

Kako voditi strateško sejo

Tukaj je nekaj korakov, ki vam bodo pomagali pri organizaciji.

Določite pogostost srečanj

Za izvedbo strateških sej ni določenih časovnih okvirov. Nekatera podjetja raje organizirajo četrtletne sestanke, druga pa jih lahko organizirajo vsakih šest mesecev ali leto.

Tako lahko nastavite poljubno pogostost srečanj, ki vam ustreza.

V našem podjetju strateške seje potekajo enkrat na četrtletje. Nato razbijemo predvideno cilji za kakšen sprint. Če želite to narediti, se morate odločiti, katere korake boste sprejeli za reševanje velikih problemov, koliko časa bo na splošno trajalo, kateri oddelki bodo vključeni in koliko sredstev imajo.

Vodje nato po potrebi razčlenijo naloge na ravni oddelka. In po 3 mesecih preverimo urnik.

Povabite prave ljudi

Koga boste povabili na strateško sejo, bo odvisno od seznama vprašanj, ki jih je treba rešiti. Na primer, če imate sestanek, da bi razpravljali o splošni poslovni strategiji, bi morali poklicati vodje oddelkov. Povabite lahko tudi vodje projektov, ki so odgovorni za ključne kazalnike.

Če je vaša strateška seja namenjena pregledu in razpravi o nekaterih podatkih, jo je vredno pritegniti ukazki je te podatke zbiral in razume njihov pomen.

Izberite datum in uro, ki ustreza vsem

Pri določanju datuma in ure upoštevajte mnenje vseh. Izogibajte se načrtovanju sestankov z zaposlenimi dan pred rokom. Mogoče imajo pomemben sestanek. srečanje ali obstajajo pereče naloge, ki jih ne morejo odložiti. Posledično jih lahko spravite v neprijetno situacijo.

Pri navedbi datuma navedite, kako dolgo bo seja trajala. Na primer, v našem podjetju je temu dogodku namenjen ves delovni dan. In v tem primeru je pomembno, da si pravočasno vzamete odmore, da sebi in kolegom omogočite sprostitev.

Določite dnevni red

Dnevni red lahko vključuje pomembne teme, glavne faze seje, vprašanja, o katerih je treba razpravljati. Ne dodajajte mu velikega števila točk - bolje je navesti glavno temo. Lahko bi na primer vstopil na nov trg.

Če odmislite nepotrebna vprašanja, se boste lahko osredotočili na glavno nalogo.

Ob koncu strateškega zasedanja še enkrat preletite celoten dnevni red in utrdite dosežene dogovore.

Prosite udeležence, naj se pripravijo vnaprej

Vodje se morajo zavedati trenutnih kazalnikov oddelka: stopnje obremenitve podrejenih, skupnega obsega nalog itd.

Imeti morajo tudi posodobljene informacije o tem, kako in kdaj ključni kazalci - tako kratkoročno kot dolgoročno. Če morajo vodje razpravljati o nekaterih vprašanjih in težavah oddelka, morajo vnaprej pripraviti tudi njihov seznam.

Pred nekaterimi strateškimi zasedanji je morda koristno ne le razposlati dnevni red sestanka, ampak tudi pripraviti podrobno poročilo o napredku pri pomembnih nalogah. Cilje in z njimi povezane KPI lahko povzamete v preglednicah.

Organizirajte sestanek

Na sestanku ne bi smeli le preučiti vseh vprašanj, temveč tudi dati ljudem možnost, da iskreno spregovorijo in izrazijo svoje mnenje. Spodbujajte udeležence, naj to storijo, vendar poskušajte ne prekinjati drugih in se vrnite k prekinjanim.

Pogosto je bolj učinkovito prepustiti vodenje in nadzor seje gostitelju (moderatorju). To omogoča, da direktor preide na isto polje z zaposlenimi in preide od spremljanja dogodka k aktivni interakciji z vodji in reševanju problemov.

Med sestankom si delajte zapiske

Zabeležiti morate glavne točke, ideje, podatke, časovnice in vse druge pomembne informacije, o katerih razpravljate na seji, saj vam bodo koristile pri nadaljnjem taktičnem načrtovanju.

Vsak oddelek ima vedno razumevanje, koliko časa je potrebno za dokončanje določene naloge. To omogoča že med sejo, da oriše okvirne pogoji.

Vodje običajno zajemajo informacije sproti, vendar je treba po seji pripraviti tudi splošno poročilo.

V našem podjetju je za to odgovoren moderator. To pomeni, da ne samo organizira in nadzoruje sestanek, ampak tudi pripravi poročilo o sprejetih odločitvah.

Prosite za povratne informacije

Zahvaljujoč njej lahko vidite različna stališča in ugotovite, kaj Kolegi bodite posebno pozorni. In tudi - spodbuditi njihovo medsebojno interakcijo.

Prosite udeležence, naj napišejo morebitne težave. Še bolje, uporabite aplikacijo za anketo, da si ogledate njihove odgovore v realnem času. To so lahko na primer vprašanja o splošnem občutku učinkovitosti seje in različnih organizacijskih vprašanjih, pa tudi o željah glede prihodnjih dogodkov.

Za koga je to orodje?

Verjamem, da posel ne more obstajati brez načrtovanje. Z njimi se je treba vedno ukvarjati – ne glede na nišo in format vašega dela.

Brez lastne strategije tvegate, da boste napačno določili prednostne naloge ali spregledali težave določenega oddelka, kar bo vse vplivalo na rezultat celotnega podjetja. Posledično bodo notranji problemi prej ali slej postali večji in za podjetje bolj uničujoči.

Strateške seje bodo pomagale pri spopadanju z njimi in vzpostavile potek dela. Zato bodo po mojem mnenju uporabni za vse ekipe z več kot 3-4 ljudmi.

Konec koncev, več resorjev ko imaš odgovornih za posamezne zadeve, večja je lahko neenotnost vodij. In s pomočjo strateških sej lahko sinhronizirate načrte podjetja in zagotovite najboljše razumevanje v njej.