Kako in zakaj načrtovati stvari s sistemom samodejnega ostrenja, ki nakazuje zaupanje intuiciji

Kaj je značilnost sistema samodejnega ostrenja

Predlagal ga je britanski specialist za osebno učinkovitost in avtor knjig o upravljanju časa Mark Forster. Meni, da je razvrščanje nalog na podlagi subjektivnega mnenja o njihovi prioriteti v najboljšem primeru nekoristno, v najslabšem pa celo škodljivo. Zato je Forster ustvaril svoj sistem samodejnega ostrenja, da bi pomagal najti ravnotežje med tem, kar se zdi najbolj nujno, in tistim, kar se zdi najpomembnejše.

»Samodejno ostrenje« v tem primeru pomeni, da smo pozorni na nalogo, ki se »oklepa« naših možganov, in čutimo, da je pripravljena, da jo opravimo. Ne zveni zelo jasno in Forster sam poudarja, da je težko razložiti, a enostavno občutiti.

Po njegovem mnenju sistem samodejnega ostrenja uravnoveša racionalne in intuitivne procese v naši glavi – zavestno in nezavesten. Racionalni del našega razmišljanja bo bolj pozoren na nujnejše naloge, pomembnejši pa je intuitivni del. Ko uporabljamo sistem samodejnega ostrenja, oba dela enako odločata o tem, na kaj se moramo osredotočiti.

Forster pišeda mu je ta pristop pomagal znatno povečati količino opravljenega dela, zmanjšati raven stresa in pospešiti rutinske dejavnosti.

Kako uporabljati sistem samodejnega ostrenja

Metoda Marka Forsterja vključuje pet korakov:

1. Zapišite si vse naloge, ki jih morate opraviti, in jih preletite, vendar ne ukrepajte.
2. Vrnite se na začetek končnega seznama in ga natančneje preučite, dokler ena točka ne pritegne vaše pozornosti.
3. Delajte na izbrani nalogi, dokler je ne želite več opravljati.
4. Ko prenehate delati na nalogi, jo prečrtajte s seznama. Če ga niste dokončali, dodajte ta element nazaj na seznam, vendar na koncu.
5. Nadaljujte s pregledovanjem seznama in izberite stvari, ki vas »pritegnejo«.

Če vam je težko upravljati dolg seznam, razdelite naloge v njem v štiri kategorije: nove, ponavljajoče se, nedokončane in stare. Začnite dan z novo nalogo in ko začutite, da je čas, da se ustavite, izberite naslednjo izmed ponavljajočih se in tako naprej.

Če za ta dan niste opravili nobene nove naloge, jo premaknite v skupino starih. Postopek ponavljajte vsak dan, da napredujete v vseh štirih kategorijah.

Sistem samodejnega ostrenja se lahko sprva zdi kaotičen in neroden. Forster je oblikoval več pravil, ki vam bodo pomagala kar najbolje izkoristiti:

• Zaupajte sistemu. Tudi ko se zdi nemogoče delati brez jasnega načrta, še naprej uporabljajte samodejno ostrenje. Če se tako osredotočite na naloge, ki ste jih izbrali, boste postopoma veliko hitreje začeli črtati elemente s seznama.
• Drži se zdrave pameti. Če pride do nujne zadeve, se je takoj lotite. In premaknite nalogo, na kateri ste delali prej, na konec seznama, da ne pozabite in se nanjo vrnete pozneje.
• Vsakič postavite datum poleg prve naloge, ki jo dodate na seznam za ta dan. To ni obvezno, vendar bo pomagalo spremljati napredek.
• Zabeležite naloge, ki jih je treba opraviti ob določenem času koledar.
• Seznam preglejte vsakič po dolgem premoru v službi, na primer po vikendu ali počitnicah.
• Na seznam vključite ustvarjalne naloge, kot je nevihta možganov ali zbiranje informacij. Pogosto jih ne dojemamo kot polnopravne naloge, lahko pa so. In intuitivno boste začutili, kdaj ste jih pripravljeni narediti.
• Na seznam ne dodajajte osebnih stvari, na primer kosila ali obiska pri zdravniku. Po potrebi ustvarite svoj seznam zanje in si ga oglejte ločeno od delovnega.
• Ne urejajte seznama. Bistvo sistema samodejnega ostrenja ni vnaprejšnje določanje prioritet, ampak poslušanje vaših občutkov tukaj in zdaj.