10 načinov, kako narediti svoj delovni koledar čim bolj učinkovit
Miscellanea / / June 14, 2022
Vzemite si čas za reševanje težav in se odrecite upravljanju časa.
Katere uspešne duete poznate? Batman in Robin, žetoni in nogomet, Olivier in novo leto. Veste, kaj se še odlično ujema skupaj? Vaš koledar in produktivnost. Resno, poskusite izboljšati samo eno stvar, ne da bi izboljšali drugo - verjetno vam ne bo uspelo. Tukaj je nekaj načinov, kako svoj delovni koledar spremeniti v učinkovito orodje za doseganje svojih ciljev.
1. Načrtujte dopust, da rešite težave
Vsakdo mora dokončati čakajoče naloge ali začeti projekte, da bi na primer zgradili posel svojih sanj. A za vse to le redko najdemo čas.
Preprosta formula bo pomagala rešiti problem: čas × največja koncentracija na eno nalogo. Če ni dovolj časa, je treba koncentracijo še povečati. In za to morate odstraniti vse motnje.
Začnite tako, da se vprašate, kaj se morate naučiti, da napredujete v svoji karieri. Najverjetneje se boste lotili več zelo velikih nalog, ki jih je ob pomanjkanju prostega časa težko prevzeti. In tu pridemo do najpomembnejšega – dopusta za reševanje pomembnih nalog in težav. Tukaj je, kako ga organizirati:
- V svojem koledarju si vzemite 2-3 dni ali katero koli drugo količino časa, ki vam bo pomagal znatno napredovati.
- Dodajte še en dan. Kaj za? Večino časa precenjujemo svoje prednosti.
- V tem trenutku se popolnoma osredotočite na nalogo.
To obdobje obravnavajte kot običajen dopust. Vnaprej dokončajte vse tekoče delovne projekte. Opozorite stranke oz kolegida te te dni ne bo v pisarni. V e-pošti vklopite samodejni odzivnik, da vas nič ne moti. Strogo prepovedani so tudi večopravilnost in družbena omrežja. Vaša naloga je, da se osredotočite na delo in napredek.
2. Načrtujte eno leto naprej
Načrtovanje za celo leto vnaprej se sliši kot monumentalna naloga. Poleg tega je nemogoče natančno napovedati, kaj se bo zgodilo v prihodnosti. Seveda so vse to zelo dobri argumenti. Vendar pa je dolgoročni načrt lahko ključ do dobrega upravljanja časa.
To ne pomeni, da morate zapisati vsako minuto naslednjih 365 dni. V svoj koledar dodajte samo najnujnejše: redna srečanja, sestanke, rojstne dneve, dopust, potovanja, dogodki in ponavljajoča se opravila. Ta pristop bo pomagal zmanjšati raven stresa in poskrbel, da boste vsak dan delali na res pomembnih stvareh.
3. Ustvari svoj popoln teden
Zdaj, ko imate svoj splošni načrt, je čas, da stvari nekoliko zožite z načrtovanjem svojega tedna. To lahko storite vsako nedeljo.
Privoščite si načrtovanje kako razporediti proračun, le v tem primeru morate razporediti svoj čas. In tako kot denar, ga boste najprej »porabili« v svojem načrtu, zapisanem na papirju.
Za vsak teden si lahko omislite tudi teme – velike naloge, s katerimi boste delali naslednjih 7 dni.
4. Poenostavite svoj dnevni urnik
Nima smisla delati zapletenega in dolgega načrta, nasprotno, bolj preprost, bolje.
Nekateri uporabljajo shemo, po kateri morate izpostaviti tri glavne naloge dneva. To je morda učinkovito, vendar ima ta metoda tudi nekaj vrzeli. Izberete lahko na primer napačne naloge. Ali pa je napačno določiti čas, potreben za njihovo dokončanje. Poleg tega se lahko vedno nenadoma pojavijo drugi primeri, kaj storiti z njimi?
Enostavno je pripraviti preprost, a učinkovit načrt. Poglejte jasno dnevno urnikSlika dneva: Dnevni urnik Benjamina Franklina / The Atlantic eden od ustanovnih očetov Združenih držav, Benjamin Franklin. Našel se je celo prostor za dobre navade.
- Prilagodite se dnevu: tuš, zajtrk, osebna opravila, priprava na delo (3 ure).
- Jutranja opravila (4 ure).
- Analiza tekočih projektov in kosilo (2 uri).
- Dnevna opravila (4 ure).
- Večerja, počitek in konec delovnega dne (4 ure).
- Sanje (7 uri).
Ta urnik lahko uporabite kot predlogo in ga nato dopolnite z lastnimi opravili.
5. Bodite pozorni na cirkadiane ritme
V vsakem od nas je posebna "ura", ki razporeja energijo čez dan. To so cirkadiani ritmi. Podpirajo osnovne funkcije v našem telesu, kot so spanje in budnost. Če ste že kdaj potovali v mesto ali državo z drugačnim časovnim pasom, potem verjetno razumete, kako težko se je prilagoditi drugačnemu ritmu.
Enako velja za delovni koledar. Poskusite v njem porazdeliti naloge glede na cirkadiane ritme: najpomembnejše je, da načrtujete opoldne ali 18:00, najlažje - zgodaj zjutraj, 15:00 ali pozno zvečer. Najboljša stvar je, da spremljate svojo raven aktivnosti čez dan. Morda boste bolj produktivni ob polnoči kot opoldne.
6. Vzemite si odmore
Mnogi od nas zmotno verjamejo, da so odmori izguba časa. Na koncu je bolje, da teh 15-20 minut porabite za pomembne naloge.
Pravzaprav je ta pristop k produktivnosti že dolgo zastarel. Še več, redni odmori lahko močno izboljšajo učinkovitost. A tudi k njim je treba pristopiti odgovorno.
Vnaprej načrtujte odmore, po možnosti v skladu s cirkadianimi ritmi, in določite, kako boste preživljali prosti čas. na primer sprehodi se na prostem ali telovadite v telovadnici.
Glavna stvar je najti zlato sredino. Ostalega ne smete zlorabljati, vendar vam delo brez ustavljanja ne bo prineslo zadovoljstva. Nastavite časovnik za odmor in ga obravnavajte kot še en pomemben sestanek ali opravilo.
7. Nehajte uporabljati upravljanje časa
Morda se sliši kontraproduktivno, a resnica je, da je čas skoraj nemogoče nadzorovati. Torej se morate osredotočiti na tisto, kar lahko nadzorujete. Če želite izboljšati sebe in svoj koledar, bodite pozorni na več področij:
- Energija. Namesto da se prebijate skozi nove izzive, si vzemite odmor, ko ste utrujeni. Tako obnovite energijo in povečate učinkovitost.
- Prednostne naloge. Vnesite jih v svoj koledar in se najprej lotite prednostnih nalog. Ne izgubljajte energije za naloge, ki jih je mogoče prenesti, prestaviti ali prezreti.
- možgani. Nevroplastičnost je sposobnost možganov, da ustvarijo nove in obnovijo izgubljene nevronske povezave. Pogosteje kot vadite določene naloge, lažje vam je delati na njih.
- Bistvo. Odstranite nepotrebno smeti iz svojega koledarja, na primer premajhna opravila, in se osredotočite na ključno.
- Fokus. Tukaj je drugače tehnologijo. Na primer, Pomodoro - 25 minut dela in 5 minut počitka. Ali pravilo 52/17 – 52 minut dela in 17 minut odmora. To bo vašo pozornost obdržalo ves dan.
- Čustva. Negativne izkušnje niso le moteče, ampak tudi izčrpavajoče. Dodajte zabavne dejavnosti v svoj koledar in si vzemite čas za samooskrbo. Tako se lahko izognete izgorelosti.
8. Potisnite se, da spremenite naloge
Da se motivirate, vklopite koledarske opomnike na pametnem telefonu ali celo nastavite običajni kuhinjski časovnik. Glavna stvar je, da vas zvok ne moti, ampak vas nežno opozori, kdaj je čas, da preklopite na naslednjo stvar. Tako se boste držali svojega urnika, ne da bi se oddaljili od prejšnjih nalog.
9. Ne bojte se prostorov
Če skrbno načrtujete stvari, boste verjetno opazili vrzeli v koledarju. In to je povsem normalno. V razumnem, seveda. Če je med opravili dve uri odmora, je vredno razmisliti, vendar je 30-minutni odmor povsem naraven. V tem času se lahko pripravite na novo srečanje, uredite nujne zadeve, opravite težko nalogo, meditirate, naredite nekaj razteznih vaj ali ocenite svoj napredek za ta dan.
10. Izogibajte se vzorcem
Elektronski koledarji privzeto za vsako opravilo dodelijo standardno uro, vendar to ni najboljši izum. Veliko stvari je mogoče narediti v 30 minutah. In najpomembnejše informacije z delovnega sestanka se zlahka spravijo v 15 minut.
Ne zanašajte se na standarde – za delo namenite toliko časa, kot ga resnično potrebujete.
Preberite tudi🧐
- 15 funkcij Google Koledarja, ki jih morate v celoti uporabiti
- Zakaj je koledar boljši od seznama opravil
- Koledar, ki bo vse v življenju postavil na svoje mesto