Kako razporediti sestanke, da bodo učinkoviti
Miscellanea / / September 07, 2021
Ne izgubljajte časa.
Morda vam niso všeč sestanki, vendar jih morate vseeno držati. To je bistven del poteka dela v vsakem podjetju. Eden od načinov, da bi bili sestanki uporabnejši in hitrejši, je, da jih skrbno razporedite. Knjiga Olge Demyanove, doktorja ekonomskih znanosti, »Hitra in učinkovita srečanja. Od priprave do želenega rezultata. "
Z dovoljenjem založbe "Alpina Pro" Lifehacker objavi odlomek iz drugega poglavja.
Srečanja sama po sebi niso problem. So celo potrebni in so vodstveni atribut moči. Znebiti se morate dolgotrajnih neuporabnih in neučinkovitih zborovanj.
Najpogostejše vrste srečanj:
- tedensko;
- strateško;
- delavci;
- poročanje;
- načrtovanje sestankov;
- brainstorming;
- poslovni pogovori in srečanja;
- poročanja.
Vse te vrste lahko združimo v štiri glavne skupine:
- po trajanju: hitro (do 30 minut) in dolgotrajno (več kot 1 uro);
- po številu udeležencev: do 10 oseb ali več;
- po namenu: delovni, politični in informacijski;
- po času: načrtovano in nenačrtovano.
Zahtevani atributi za razpored sestankov
Kaj načrtovati:
- cilji;
- dnevni red;
- seznam povabljenih;
- urnik;
- informativno gradivo;
- odgovoren za vodenje protokola;
- predpisov predstave.
V prvi vrsti mora vodja upoštevati cilje sestanka. To je izhodišče za dnevni red in seznam udeležencev, čas in predpise.
Glavni cilji sestankov:
1. Nove informacije - za informativni sestanek:
- pomembne novice in spremembe politike;
- razprava o načrtih in strategijah;
- kratkoročne napovedi;
- predstavitev novih izdelkov in pristopov;
- razprava o proračunu;
- kadrovska vprašanja.
2. Spremljanje dogodkov in sprejemanje operativnih odločitev - za redne sestanke:
- glavna tveganja in težave;
- parametri za ocenjevanje napredka;
- ocena ključnih procesov in potrebnih sprememb;
- razprava o tem, kaj se dogaja: kaj gre dobro, kaj je treba izboljšati;
- ključne lekcije in rezultati dejanj;
- usklajevanje prizadevanj;
- komunikacije.
3. Motivacija - ustvarjalna srečanja, razvoj novih pristopov in team building:
- motivacija za ukrepanje;
- kolektivno odločanje;
- čast individualnega in skupnega uspeha.
Tako namen vpliva na vrsto srečanja in model njegovega organiziranja. Na primer, sestanki z informacijami se razlikujejo po številu udeležencev in trajanju. Redne so načrtovane narave, so časovno hitrejše in z omejenim številom udeležencev. Ustvarjalna srečanja zahtevajo posebno pripravo: organizacija pohištva (običajno ločene mize), čaj, kava in neformalno vzdušje; ne zahtevajo spoštovanja kodeksa oblačenja.
Eisenhowerjeva matrika za razvrščanje vprašanj sestankov
Ne smemo pozabiti, da je sestanek platforma, na kateri se sprejemajo pomembne odločitve in premagujejo težave. Eisenhowerjeva matrika je področje, kjer se zbirajo vse težave in vprašanja. Razvrščeni so po pomembnosti in nujnosti.
Nujno | Ne hitite | |
Pomembno | A | B |
Ni pomembno | C | D |
Kvadrat A: pomembne in nujne zadeve
Kvadrat pomembnih in nujnih zadev mora biti prazen ali majhen. To bo pomenilo, da izpolnjujete datum zapadlosti. Če je takih primerov veliko, je to znak neorganiziranosti. Primeri primerov, ki jih je mogoče kvadratiti:
- primeri, ki so neposredno povezani z vašimi funkcionalnimi dolžnostmi in vplivajo na vas učinkovitost;
- primeri, katerih okvara lahko povzroči težave;
- zadeve, povezane z zdravjem in psihološko klimo v timu;
- zadeve, ki vplivajo na varnost ekipe;
- primere, katerih rezultate je treba uskladiti ali predstaviti vodstvu.
Kvadrat B: pomembne, a ne nujne zadeve
Kadar naloge ali zadeve niso nujne in ni posebnih podrobnosti, kdaj jih je treba opraviti, imenuje izvajalec sam časovni razpored. Ta kvadrat vključuje vse stvari, ki so povezane z vašo funkcionalnostjo v podjetju, stvari, s katerimi se ukvarjate redno, njihovo izvajanje pa je praviloma vezano na splošni urnik v podjetju (na primer priprava končnega poročanje). K takšnim primerom je mogoče pripisati raziskovalne naloge, ki zahtevajo določen čas, vendar višina stroškov dela ni jasna do trenutka dokončanja. Naloge prvega in drugega kvadrata je treba stalno spremljati, zato jih je priporočljivo vključiti v dnevni red sej.
Kvadrat C: nujne, a nepomembne zadeve
To so motnje. Pogosto preprosto motijo osredotočanje na pomembne naloge in zmanjšujejo učinkovitost. Vedno se spomnite svojih ciljev in se naučite razlikovati med pomembnim in sekundarnim.
V tem kvadratu je vredno vnesti:
- vsiljuje nekdo s strani sestanka oz pogajanja;
- razprava o vprašanjih, ki jih lahko rešijo podrejeni;
- razprava o neposlovnih vprašanjih;
- razprava o abstraktnih temah.
Kvadrat D: nujne in nepomembne zadeve
Primeri v tej kategoriji vas ne promovirajo pri projektih, vendar vas odvračajo od dela na njih.
- ne prinašajo nobene koristi;
- koristno je, da se z njimi sploh ne ukvarjamo;
- Ljubitelji časa.
Za vsak cilj vodja postavlja naslednja vprašanja:
- Kdo ima informacije in znanje o obravnavanem vprašanju?
- Na čije interese to vprašanje vpliva?
- Od koga je odvisna odločitev?
- Kdo mora poznati informacije, o katerih se bo razpravljalo?
- Kdo bo izvajal sprejete odločitve?
Pri načrtovanju sestankov projekta lahko uporabite metodologijo 99/50/1.
Vodja organizira srečanja na treh pomembnih točkah projekta:
- na začetku - potopiti vse udeležence v tempo projekta in za team building skupine;
- v vmesni fazi - za razpravo o rezultatih opravljenega dela in nadaljnjih prilagoditvah, če obstajajo potrebno;
- na cilju, ko je treba še realizirati 1% celotne količine - za predhodno seštevanje.
Ta čas vam bo pomagal bolje izkoristiti čas na sestankih.
Dnevni red
Dnevni red je načrt nalog, ki jih je treba rešiti na sestanku. Jasno je treba določiti čas za vsak govor, dodeliti ločen čas za razpravo in povratne informacije vseh udeležencev.
Pri načrtovanju časa sestanka je pomembno upoštevati naslednje:
- pomen točke dnevnega reda;
- rok za vsako izvedbo;
- po potrebi odmore;
- 20% časa za dodatne pomembne informacije.
Dnevni red se pošlje vsem udeležencem sestanka.
Dnevni red z določitvijo časa in posebnostmi govorov
Dnevni red:
- Rezultati dela pri sklenitvi pogodb. Ivanov I. (15 minut).
- Težave pri transportu zalog. Petrov I. (15 minut).
- Rezultati in načrti projektnega dela. Sidorov T. (20 minut).
Začetek ob 11.00.
Konec ob 12:15.
Za hitre in učinkovite sestanke se morate usposobiti!
Vaši časovni napotki:
Pomembno in nujno | 12 minut |
Pomembno in nujno |
24-36 minut Nujno in pomembno: 12 minut - načelo Pareto deluje tukaj: 20% časa ustvari 80% rezultata, s povprečnim sestankom eno uro (60 minut), najbolj produktiven čas je 12 minut (20% od 60 minut). Pomembno in nujno: običajno načrtovano. Učinkovit čas za takšna srečanja je 24–36 minut. Tu deluje metoda 60/40, po kateri bi morali pri pripravi dnevnega načrta 40% časa pustiti prostega, 60% časa dodeli za načrtovano delo, vključno z 20% - za "nepredvidljivo" in 20% - za tista, ki nastanejo spontano ali postanejo spremljajoče. S povprečnim časom sestanka eno uro (60 minut) je čas za načrtovane pomembne, a nujne zadeve 24–36 minut (40–60% od 60 minut). |
Nepomembno in nujno | Delegacija in nadzor po telefonu in drugih komunikacijskih sredstvih, največ tri minute za nadzor. |
Nepomembno in nujno | Prenos in nadzor s strani uprave, največ eno minuto na delegacijo. |
Seznam povabljenih
Optimalno število udeležencev hitrih sestankov je 5-7 ljudi. Sprejemljivo je 8 do 12 oseb, če ima vodja srečanja sposobnosti vodje.
Za ustvarjanje idej, postavljanje ciljev in letenje je idealna sestava največ 15 ljudi.
Pri Googlu velja neizrečeno pravilo - največje število udeležencev je največ 10.
Amazon ima pravilo dveh pizz: na sestanku mora biti toliko ljudi, kolikor lahko nahranite dveh pic.
Obstaja pravilo 8-18-1800:
- največ 8 ljudi - reševanje delovnih vprašanj;
- največ 18 - brainstorming, kolektivno reševanje problemov;
- do 1800 ljudi - informacije in priložnost za komunikacijo.
Študija Bain in Company pravi, da v skupinah za odločanje dodajanje več kot sedmih udeležencev povzroči približno 10% manjšo učinkovitost.
Neposredno odgovorne osebe so dolžne sodelovati na sestankih.
Apple poleg vsakega elementa sestanka navede ime odgovorne osebe. Tako ima vsak zaposleni v okviru dodeljene naloge jasno področje odgovornosti.
Če pogosto organizirate srečanja, vam bo ta knjiga zagotovo prišla prav: Olga Demyanova predlaga študij 16 tehnik in štiri orodja za izboljšanje učinkovitosti vseh udeležencev teh srečanj.
Za nakup knjige
Preberite tudi🧐
- Kako narediti srečanja bolj produktivna
- 3 nasveti, da sestanke vedno zaključite pravočasno
- Life hack: kako se izogniti neuporabnim sestankom z Zoomom
Prodaja iPhone se je začela na AliExpressu: 11 modelov s popusti do 22 tisoč rubljev