20 učinkovitih tehnik upravljanja časa
Produktivnost / / January 06, 2021
1. Pravilo 1-3-5
Delovni čas čez dan je omejen, pravilo 1-3-5 pa vam omogoča, da ga preživite najbolj pametno. Njeno bistvo je naslednje: na dan lahko opravite samo eno veliko nalogo, tri srednje in pet majhnih. Skupno je devet primerov, nič več in nič manj. Pravilo bo pripomoglo k postopnemu čiščenju ruševin, tako da boste pravočasno in ne boste preveč delali.
2. Pravilo treh
Za tiste, ki se ne ujemajo s številkami ali ne morejo narediti devet stvari na dan, Chris Bailey, avtor knjigeMoje produktivno leto", izumljeno pravilo treh. Navaja, da je za doseganje produktivnosti dovolj vsak dan opraviti tri najpomembnejše stvari.
Namesto da svojo energijo in pozornost razpršite na nekaj ducatov elementov s kontrolnega seznama, izberite tri najpomembnejše naloge za dan in se osredotočite nanje. Naslednji dan izberite še tri itd. Tako boste osredotočeni. Isto pravilo lahko uporabimo za določanje ciljev za teden, mesec ali leto.
3. Metoda 10 minut
Ali imate kakšno nalogo, za katero ste
nočem začeti? Recite si: "To bom počel samo 10 minut in se nato malo odpočil." Najverjetneje vas bodo v tem času pritegnili v službo in se ne boste mogli več ustaviti.4. Pomodoro
To sistem izumil Francesco Cirillo, da bi se lažje pripravil na izpite. Pomaga osredotočiti ljudi, ki se zlahka motijo. To je tudi dober način za nadzor, koliko časa porabite za določeno delo.
Pomodoro deluje tako: vzamete časovnik in ga nastavite na 25 minut. Po tem se osredotočite na svoje delo. Ko poteče 25 minut, počivate 5 minut in nato ponovite znova. Po štirih ciklih boste imeli pol ure velik odmor.
5. Metoda 90/30
Metoda 90/30 uporabljajo pisatelj in bloger Tony Schwartz, soustanovitelj Bufferja Leo Widrich, literarni kritik Benjamin Che Kai Wai in podjetnik Thomas Oppong.
Njeno bistvo je naslednje: trdo delate 90 minut, nato počivate pol ure in nato ponovite cikel. Hkrati prvih 90 minut namenite najpomembnejši nalogi, ki jo morate opraviti v dnevu, naslednje segmente pa namenite manj pomembnim zadevam.
Glede na raziskaveZačarani svet spanja strokovnjaka Yale Peretze Lafee je 90 minut optimalni čas, v katerem se lahko človek učinkovito osredotoči na eno nalogo. In pol ure je dovolj za popoln počitek, kar potrjujejo raziskaveSpanje in budnost nevrofiziolog Nathan Kleitman.
6. Metoda 52/17
To je zasebna različica prejšnje metode. Nič drugače ni, razen v številkah: delate 52 minut in nato počivate 17 minut. Glede na eksperimentPravilo 52 in 17: Naključno je, vendar poveča vašo produktivnostki jih izvaja služba za zaposlovanje The Muse z uporabo aplikacije DeskTime, ti časovni termini vam pomagajo ostati produktivni in se izogniti prekomernemu delu. Zato uporabite metodo 52/17, če menite, da niste dovolj močni, da bi delali 90 minut naravnost.
7. Jedo žabe
Metoda se je domislilaJej to žabo: Brian Tracy razloži resnico o žabah motivacijski govornik in avtor knjig o samorazvoju Brian Tracy. "Žabe" imenuje neprijetne in težke naloge, ki jih morate kljub svoji zadržanosti opraviti. Naredite eno stvar že na začetku dneva - pojejte žabo. In potem vam bo lažje: ta kamen boste vrgli iz duše in si zagotovili dobro voljo za cel dan.
8. Časovni bloki
Seznami opravil imajo enega neprijetna lastnost: absolutno si ne predstavljajo, kako dolgo traja to ali ono podjetje. "Nakup kruha" in "Dokončaj poročilo" zasedata eno vrstico na seznamu, vendar sta ti nalogi po kompleksnosti in pomembnosti neprimerljivi.
Koledar je veliko boljši od seznama opravil: omogoča vizualni nadzor nad časom. Zagledate velik blok in se zavedate, da naloga ni lahka. Torej preizkusite tehniko “časovni bloki»: Umestite jih v koledar in vsakemu dodelite čas glede na zahtevnost naloge. In medtem ko opravljate to ali ono nalogo, naj vas drugi ne motijo.
9. GTD
GTD (Getting Things Done) Je sistem produktivnosti izumil poslovni trener David Allen. Njegova glavna načela so naslednja:
- Vse svoje dejavnosti in ideje zapišite na eno mesto, tako imenovano Prejeto ("Prejeto").
- Vsebino mape »Prejeto« redno razvrščajte po nalogah in časovnem razvrščanju. Opombe položite v mape glede na njihovo vsebino - "Služba", "Dom", "Nakupovanje" itd.
- Izvedite revizije - zavrzite nepotrebne zapiske, prečrtajte zaključene primere, premaknite gradiva, ki so izgubila pomen za arhiv.
- Ko je vse načrtovano, nadaljujte z izvedbo. Naloge, ki jih je mogoče opraviti v nekaj minutah, rešite takoj. Druge lahko prenesete ali uvrstite v koledar.
Vse subtilnosti GTD lahko izveste v našem vodstvo.
10. ZTD
Leo Babauta, avtor spletnega dnevnika o produktivnosti Zenhabits, meni, da je sistem GTD Davida Allena zelo zapleten in zahteva preveč truda. Ponuja svoj sistem Zen to Done. Če mu želite slediti, morate razviti 10 preprostih navad.
- Zberite vse podatke v mapi Prejeto.
- Obdelajte vse zapise, ne da bi jih pustili na zadnjem mestu.
- Načrtujte svoje glavne cilje za vsak dan in največje cilje za teden.
- Osredotočite se samo na eno stvar hkrati, ne da bi razpršili svojo pozornost.
- Ustvarite preproste, kratke sezname opravil.
- Organizirajte svoje zapiske v kategorije glede na njihovo vsebino, tako kot v prvotnem GTD.
- Redno pregledujte zapiske in se znebite nepotrebnih stvari.
- Poenostavite. Zmanjšajte seznam svojih nalog in ciljev, pišite kratko in jasno.
- Če se želite prilagoditi delu, vzdržujte določeno dnevno rutino.
- Naredite tisto, kar vas v resnici zanima.
11. Kanban
Japonski metoda produktivnosti, ki vam pomaga slediti, kaj počnete, kaj ste že naredili in kaj morate storiti v prihodnosti. Kanban vizualno vizualizira potek dela.
Vzamete tablo z nalepkami (ali se prijavite pri skrbniku opravil, kot je Trello), in nanjo narišete tri stolpce: To do, Doing, Done. Nato na afere zapišite svoje zadeve in jih umestite v ustrezen stolpec, odvisno od tega, kaj počnete in kaj ste že storili.
12. Pravilo dveh minut
to pravilo Je sestavni del GTD, vendar se lahko uporablja tudi, če niste ljubitelj Allenove tehnike. Če naloga traja manj kot dve minuti, jo opravite takoj. Torej raztovorite možgane, ker se vam tega primera ni treba več spominjati.
13. Zero Inbox
Zero Inbox je izumil pisatelj in strokovnjak za performanse Merlin Mann, ta metoda pa dobro deluje z GTD. Mann ga je uporabil e-poštna sporočila, vendar na enak način lahko obdelujete primere, dokumente, opombe in druge informacije. Kot že ime pove, je cilj te tehnike, da mapa »Prejeto« ostane prazna.
V prvotnem sistemu GTD je Inbox ves čas kopičil veliko vnosov. Vzamete si čas, da jih razvrstite in v zapakirani mapi Prejeto lahko preprosto spregledate nekaj pomembnega. Mann priporoča razstavljanje vsebine takoj, ko prispe. Odprete mapo Prejeto in se odločite, kaj storiti z vsakim elementom: izbrisati, prenesti, odgovoriti, odložiti ali dokončati. Ne zapirajte ga, dokler ne izvedete enega od določenih dejanj z vsemi elementi.
Poleg tega vam samodejni filtri v pošti pomagajo prihraniti čas, pametne mape in programi za razvrščanje dokumentov.
14. Sveže ali ocvrte
Sveže ali ocvrto pomeni "Sveže ali ocvrto." Ta filozofija je bila ustvarjenaPrevladujte nad svojim dnevom s sistemom za določanje prioritet “Sveže ali ocvrto” blogerka Stephanie Lee. Po njenih besedah so vaši možgani, ko se zjutraj zbudite, "sveži", a ko dan napreduje, "porjavi". To pomeni, da morate določiti čas svojega najvišja produktivnost in v tem obdobju uspe narediti vse najpomembnejše stvari na dan. Tako deluje.
- Ko ste utrujeni, si vzemite 15 minut časa, da si ustvarite seznam opravkov za jutri.
- Najpomembnejša opravila premaknite na začetek dneva, v razdelek Sveže. Tja so poslane tudi stvari, ki vam niso všeč - tiste zelo "žabe". Opraviti jih je treba, ko imate še moč.
- Manj nujne, manj težke in prijetnejše stvari gredo v rubriko Fried - torej popoldan, odvisno od vašega urnika. Manj bodo obremenili vaše možgane.
- Sledite svojemu seznamu naslednje jutro. Nato zvečer naliči novega.
Stephanie priporoča FoF ljudem, ki vsak večer ugotovijo, da so popolnoma izčrpani, vendar niso imeli časa, čeprav so delali ves dan.
15. Metoda ledene gore
Ramita Sethi, avtorica Naučil te bom biti bogat, s to metodo shranjuje podatke za pozneje. Deluje tako: vsa e-poštna sporočila, opombe, članke, sezname shranite na enem mestu - na primer v storitvi za zapiske, kot sta Evernote ali Notion, ali kot dokumente. Nato te materiale distribuirajte z uporabo oznak, map in kategorij - kakor želite.
Te podatke pregledujte vsake 4-6 tednov in razmislite, ali jih je mogoče uporabiti v praksi. Če je kaj neuporabno, ga zavrzite ali arhivirajte. To vam omogoča ustvarjanje lastne baze znanja.
16. Samodejno ostrenje
Izumljeno "samodejno ostrenje"Sistem za upravljanje časa s samodejnim ostrenjem strokovnjak za izvedbo Mark Forster. Ta sistem načrtovanja ustreza ustvarjalni ljudjetežko slediti GTD.
Vse svoje dejavnosti vpišite v zvezek brez naročila. Nato pojdite po seznamu, izberite tiste, ki jih želite čim prej opraviti, in jih razvrstite. Ko so nujne naloge rešene, nadaljujte s tistimi, ki so vam bolj všeč. Če česa še niste končali - premaknite ga na konec seznama, na to se boste vrnili kasneje. In ponavljajte te korake dan za dnem.
17. Eisenhowerjeva matrica
Ta shema uveljavljena ameriškega predsednika Dwighta D. Eisenhowerja. Matrica ima štiri razdelke za naloge: Nenujne in nepomembne, Nujne, a nepomembne, Pomembne in nenujne ter Nujne in pomembne. Naloge razdelite na odseke in ugotovite, za kaj porabite največ časa in katerim nalogam je treba posvetiti več pozornosti.
18. 4D metoda
4D je izumil Edward Ray, motivacijski pisatelj in svetovalec. Metoda je namenjena pomoči ljudem, ki se zgrozijo ob pogledu na seznam opravkov in ne vedo, kako pristopiti k vsem nabranim predmetom.
Ray trdi, da si morate zapomniti le štiri besede za črko D, in potem ne boste klonili pred gorami dela. Tukaj so:
- Ali - Če vam je bila naloga dodeljena, je najbolje, da jo opravite takoj in jo prečrtate s seznama.
- Delegat - če ne morete ali nimate časa, da bi nekaj izvedli, imate pa sorazmerno brezplačnega asistenta, nalogo prenesite nanj.
- Izbriši - nekatere stvari niso tako pomembne. Zavrzite jih tako, da jih trajno odstranite s seznama opravil. Če vam skušajo naložiti nepotrebne odgovornosti, se učite vljudno reči ne.
- Zamuda - kadar je naloga prevelika ali ne zahteva takojšnje izvedbe, jo je mogoče prestaviti. Vsekakor pa ji morate določiti jasne roke, sicer bo ostala mrtva.
Izberite nalogo, z njo izvedite eno 4D dejanje in nato nadaljujte z naslednjim.
19. Čas
Običajno ljudje, ki skušajo biti produktivni, beležijo čas, ki ga porabijo za pomembne stvari, in popolnoma pozabijo upoštevati obdobja, v katerih delajo neumnosti. Ta problem je rešen s tehniko "Merjenje časa", ki jo je izumil strokovnjak na področju upravljanja s časom Gleb Arkhangelsky. Omogoča vam, da razumete, kje preživite svoj čas, vas uči, da ste bolj pozorni na to, kar počnete, in manj moteče.
Vzemite zvezek in zapišite vsa svoja dejanja in koliko ste jih naredili s točnostjo 5-10 minut. Posnemite delovne trenutke, pogajanja, sestanke in celo čas, preživet v YouTubu in igrah. Vzemite si nekaj tednov za to. Nato prelistaš zvezek, prepoznaš svoje "kronofage" na pogled in skleneš. Morda boste morali gledati manj smešne video posnetke ali popiti manj kave ali pa so sovražniki telefonski klici.
20. Metoda Tima Ferrissa
Timothy Ferriss je guru za produktivnost, ki se je domislil svojega metoda organizacija dela, ki temelji na dveh pravilih. Prvo je pravilo 80/20, oz Paretovo načelo, po katerem lahko 80% našega dela opravimo v 20% časa. Preostalih 20% bo trajalo 80% časa. Drugi je Parkinsonov zakon: delo zapolni ves čas, ki mu je namenjen.
Posledica tega je, pravi Ferriss, da vam ni treba bolj delati, da bi naredili vse - bolje se morate osredotočiti. Naj boste predano delali le 20% svojega delovnega časa, lahko pa ponovite vse resnično pomembne stvari. Preostalih 80% lahko namenite preprosti rutini, tako da se lahko osredotočite na prednostne naloge in se izognete prekomernemu delu.
Če želite postati najboljša različica sebe - pridružite se velikemu izzivu, dokončajte naloge in prejmite darila. Vsak mesec podarimo iPhone XR, za dva pa bomo podarili tudi potovanje na Tajsko.
Sodelujem!
Preberite tudi⏲
- Kakšna je razlika med produktivnostjo in učinkovitostjo in kaj je bolj pomembno
- 50 zlatih nasvetov za izboljšanje produktivnosti
- Spopadanje z izgorelostjo in povrnitev vaše produktivnosti