Kako organizirati svoj delovni prostor in čas, v pisarni
Delo In študij / / December 25, 2019
D. CarnegieVse se začne z delovnega mesta.
Delo se začne z delovnega mesta in njegovo organizacijo. Seveda obstajajo izjeme v obliki ustvarjalnih in edinstvene osebnosti, za katere je vprašanje ni tako pomembno. Toda tudi ti imajo svoj sistem ustvarjalnega nereda, čeprav jih ne priznavajo. Večina ljudi dela za redno tabel v konvencionalne pisarniški prostor, in naslednji nasveti so namenjeni za njih.
desktop
Ustrezno delovno okolje postavlja um na pravem ritmu. Saj ne da vaša hiša nered, in veš, kje je to. Podobno je na delovnem mestu: vse, kar mora biti na svojih mestihIn kaj doplačati, ki bi lahko odvrnilo od glavne naloge.
Kako se je vse začelo, ko pridejo samo na delo? Z namizja. In tam so ponavadi kupi dokumentov razpršeni tiskovine, vrči, nekateri neuporabna suvenirka in prahu na računalniku. In kaj je notranje stanje teh delovnih mest? Nesestavljen. Ti so tako, seveda, ne bo razlog, vendar podzavest se je že odločil vse. Kaj je realnost, tako kot vi. Zavest te ideje se je okrepila, in vaš duh je že ni.
Neprestano namizje v redu. Začnite dan z obrišite prah, prilagodite osvetlitev, da je seznanjen s koristnimi informacijami o nalepkah, pranje skodelico kave, napolnite si koledar - določiti sami delovno razpoloženje. Ti preprostih korakih bo dala energijo za nadaljnje delo.
Idealen delovnem mestu - orodje za delo, udobno razsvetljavo, potrebnega materiala in preprostega pohištva za zaposlenega.
Kako dela: stoje ali sede? Sami se odločite. Verjamem, da sedi bolje, vendar se prepričajte, da odmor: sprehod, ne mala vaja, Dihaj svež zrak, da se dvignejo na 2-3 nadstropij gor. Moj način delovanja: 45 minut - naloga brez prekinitve, 15-minutni odmor, nato pa 01:00 za neprekinjeno delovanje in 15 minut počitka. Tako zgrajena delovnik.
Ne pozabite na svojo omarico ali arhiva, ker je vsak delavec je vedno kopiči svoje osebne datoteke ali papirja datoteko. Tudi v omarico za shranjevanje osebnih stvari, ki ne želijo, da šopirjenje. Vsaka polica in kabinet morajo izpolniti svojo funkcijo in se ne prekrivajo z drugimi elementi. Tako bo lažje za delo z dokumenti in različnimi dodatki.
elektronsko upravljanje z dokumenti
Znamka varnostne kopije njihov razvoj, dokumenti, projekti, informacijske storitve, shranjenih v računalniku in jih poslati na strežnik podjetja, ali v oblaku.
Koliko truda in živcev ljudje preživijo zaradi izgubljenih podatkov! Računalnik padla, visela, nekdo pomotoma izbrisane pomembne podatke. Ne ponavljaj svojih napak in da varnostne kopije. Ne pustite, da okoliščine, vas in vaše delo nadzorovati.
Ne namestite nepotrebne programe, večina potrebnih operacij se izvaja v standardnih programskih paketov. Če ste tekoč v določenem orodje za delo, prosite za navodila ali IT-oddelek za njegovo namestitev, ki daje razlog za njeno učinkovito delo v njem.
Še en preprost nasvet: poskusite, da se držijo svojega elektronskega prostora za nekaj, kar enega. Če ste uživali storitve "Yandex", izberite jih, če Googlove storitve - delo z njimi. Boste vedeli vse prednosti in slabosti orodij, in bo tudi lahko hitro vzpostavila svoj sistem na novo lokacijo. Ni vedno dirka za sveže programe upravičena.
Na delovnem mestu, ustvarite svoj osebni enostavno elektronsko hierarhijo. Vi bi morali čim prej najti vse svoje stare listine. To je še posebej pomembno, ko se boste morali takoj odločiti, kaj in ste pozabili, kjer se ti podatki shranjeni.
Vsi najpomembnejši dokumenti so skenirani. Mnogi delavci konflikti med oddelki nastanejo zaradi nekaterih izgubljenih pomembnih dokumentov.
načrtovanje
Ste opazili, da je delo včasih izkaže, da žganci: veliko nalog, pogovori, srečanja, preverjanje dokumentov. In ti si v strmih nedogled. Zdi se, da delo, ki pa ga je komaj lahko imenujemo delo. Za njim vsi ne morejo videti celotno sliko, kaj se dogaja, in to je eden od problemov sodobnega izvedbe: ukrepi so rezultati, tudi, vendar niso zelo vidni v rutino.
Za to ni bilo, da mora biti naloga načrt in aktivnosti za dan, teden ali celo mesec.
Večina uporabil zvezki ali dnevniki. Ja, to je dobro, vendar papir - "RAM", je celoten promet shranjena v njej, vendar je osnovna informacija je izgubil v izobilju strani. Notebook ali dnevnik - to je arhaičen način načrtovanja. V dnevniku ne morete videti celotno sliko dogodkov, ne zavedajoč se, če je bolje, da eno stvar, ko pa drugi, in bodo lahko tudi zamuditi nobenega pomembnega dogodka. Ni načina, da potegniti potrebne podatke in izvede celovito analizo. Predstavljajte si, koliko listov s strani, da se ujemajo s podatki, ki jih potrebujete.
Zdaj obstaja veliko aplikacije in spletne storitve za organizacijo njihovega delovnega časa. Verjemite mi, to potrebe je treba obravnavati, če želite biti produktiven, ne glede na razmere in razpoloženje. To-do-seznam danes - to je vse za učinkovito nalog in upravljanje s časom.
Uporabljam sistem v okviru načrtovanja okolja Outlook Gleb nadangela. Kaj mi je všeč pri njej: preprostost in učinkovitost orodja, znane aplikacije, koledar, ki združuje, naloge in e-pošte v enotnega informacijskega prostora, povezovanje z pisarniških aplikacij. Ta sistem načrtovanja lahko vlak nobenega zaposlenega za kratek čas.
Tukaj je nekaj nasvetov za organizacijo delovnega časa:
- Načrtujte fleksibilna v smislu, ne pa trdo vezana v tistem času.
- Naučite se razumeti, da je najbolj pomembno in kaj ne.
- To je enostavno del z manjšimi opravilih.
- Cenim kakovosti poteka časa, namesto da bi si vzeli čas sam.
- Reci, da sebi in drugim "ne", ko jo potrebujete.
- Začnite dan s težkimi in neprijetnimi nalogami.
- Ko mislite, da delovne naloge in projekte, jim roki.
Močan psihološki tehnika - neveljavna, ali pa končal nalogo postaviti pred njo kljukico. To vam bo dala dodatno notranjo energijo, da bi dosegli odlične rezultate. Videli boste, da ni vse zaman.
Delo z e-pošto
Kako organizirati delo z e-pošto?
Najprej je treba določiti čas za delo z njim, da se zmanjša število prekinitve. To je najbolje narediti v jutranjih urah, ko so naloge začeli obliki, in v popoldanskih urah, ko je to potrebno, da preveri, kako stvari potekajo.
Drugič, dvoumnost pisma pa ni treba takoj odzvati. Boste morali razmišljati stvari skozi: zdravljenjem, gradnjo odziv, za več informacij. Poskusite to, da je subjektivnost čim manjše. Pozabite na hiter odziv, vsi navajeni, da delaš v socialna omrežja.
Tretjič, ne preobremenitve besedilo pisma informacij, ki je razumljiv samo pošiljatelju. Poskusite odgovoriti na kratko in jedrnato, tehta vsako besedo. V tej digitalni dobi, je zelo pomembno: nihče ne želi prebroditi edinstveno sklepe.
In končno, ne pozabite na bonton: naslov za prejemnika, slog pisanja, informacije o primeru, kontaktne podatke. Več o tem zbiranju pisma, analizo, kar je napisano, in pravila zdravljenja.
dodaten instrument
Kaj še pomaga, da delo bolj učinkovito, tako da je tabla. Nepogrešljivo orodje, še posebej, ko pride oddelek Ideja ali raztopine na resne težave pri vmesnih stopnjah.
V svojih poklicnih dejavnosti uprave je bila stalnica v delovnem okolju. To je koristno z vidika varčevanja papirja. Ne boste verjeli, koliko se porabi za pojasnilo listih njihovih idej in rešitev.
Skozi vizualno razmišljanje (to je sploh) lahko ljudje skupaj pripraviti na tablo, ki pojasnjuje svoje misli in ponuditi najboljšo rešitev problema. Vsak lahko vidi vse in razumeti.
Sem dodati, da je moje delo glasba pomaga. To ima pozitiven vpliv na moje delovanje, še posebej, če imate za delo z monotonih nalog na računalniku, ali pa naj se registrirajo velik nabor dokumentov. In na splošno je dobro, da začnete zjutraj s pozitivnim glasbo. Vendar ne vključuje vseh, ne pozabite: niste sami, bo nekdo moti le z glasbo.
In kaj dodatnega orodja, ki ga uporabljate pri svojem delu?