Kako poslati zaposlenih na poslovnih potovanjih brez papirologije: osebno izkušnjo
Delo In študij / / December 25, 2019
Anastasia Bagrov
Vodja urada Layfhakera. Organizira izlete za zaposlene.
Problem № 1. Neroden sistem povezovanja
Vsako potovanje - to je kup stičnih točk, v katerih sem delovala kot posrednik. Na posredovanje sporočil, traja dolgo časa, poleg tega obstaja možnost, da se zamenjati in delamo napake, še posebej, ko več ljudi letijo.
Ko sem narobe razumel častnika in se dogovorili o vozovnici ni na letalu. Bil je nepovraten, tako da je imela družba vlagati v drugo vstopnico z veljavnim datumom, in izgubili okoli 10 tisoč rubljev.
Kako rešiti problem
Povzetek: za avtomatizacijo procesa.
Ta naloga ročaj storitve za spletno potovanja rezervacije - sem testiral OneTwoTrip za podjetja. To lahko pomaga pri načrtovanju izletov, nakupov letalskih in železniških vozovnic, knjige hotelov. Za priključitev in uporabo storitve ni potrebno plačati.
Poskusite OneTwoTrip za podjetja
Storitev se lahko uporablja ne le direktor in vodja pisarne, temveč vsem zaposlenim v podjetju. Ni omejitev glede števila uporabnikov, tako da sem takoj naložen v profilu Layfhakera na OneTwoTrip za poslovno podatkov vsi fantje, ki gredo na poslovnih potovanjih. Lahko dodate ročno ali XLS in datoteko CSV. Da bi to naredili v poglavju "zaposlenih", je gumb "Import".
Ko dodate uporabnika, takoj lahko vnesete podatke o ruskih in tujih potnih listov, da ne bi jim zlepi vsakič znova.
Za vsakega zaposlenega, lahko nastavite omejitev potovanja in omejuje pravice dostopa. Na primer, da določi mejo eno naročilo in izbiro hotela do tremi zvezdicami. Ko se delavec upokoji, je njegov profil blokiran. On ne more iti na območju držav, vendar pa je celotna zgodba in poročanje o njej bo ostal.
To je zelo poenostavljeno moje delo: delavec lahko šel na območju držav z geslom, izberite let in hotel in jih knjiži brez plačila. Za ustrezajo vstopnice ni treba poslati zaslona Telegram: direktor administrator vidi oklep in naročila vseh zaposlenih v "naročila".
Problem № 2. težki stroški
Trudimo se, da načrt potovanja vnaprej za nakup vozovnic na spletu. Vendar pa se je izkazalo, da to ni vedno tako.
Kako rešiti problem
Povzetek: shranite na vozovnic in hotelov, ki jih kupujejo prek spletne organizacijo potovanja storitev.
OneTwoTrip za poslovne zagotavlja, da vstopnic za predstavnike podjetij stanejo enako ali manj kot za posameznike.
Prihranki so doseženi zaradi velikega prometa, in neposredno sklepanje pogodb z letalskimi prevozniki in hoteli.
Ponudbe na mestu približno 2 milijona možnosti namestitve, ki ustrezajo različne proračune: hoteli, apartmaji in domovi. Več kot 1000 najbolj priljubljena od njih ima svoj odnos z OneTwoTrip za gospodarstvo. Če stranka potrebuje objekt ni v sistemu, lahko služba ga podpiše na zahtevo pogodbe.
Če so načrti potrdili in potovanje se odobri, lahko vstopnice kupite v dveh klikov. Če ne - le odpovedi rezervacije. Vsi letalski prevozniki, kartice zvestobe, tako da lahko še vedno zaslužijo milj. Storitev organizira ukrepanje pri bankah: na primer, se lahko vrne keshbek bonuse za nakupe, ki jih podjetja kartico.
Problem № 3. Dolga vozovnic in izdajanje računov
Ko so karte in hotel strinjal z glavo, obrnem prevoznika, in hotel, da bi dobili račun za plačilo. Vsaka organizacija njegove plačilne politike za pravne osebe: nekje morate napisati e-pošto, nekje izpolniti Excel-datoteke s podatki o podjetju, nekje - obrazec na spletni strani. Včasih sem moral večkrat pokličete za pridobitev dokumentov. To traja veliko časa, in izdajanje vozovnic je včasih zamuja za več dni. Nekatera podjetja in ne zaračunavajo takse za pravne osebe. V takih primerih je treba zavrniti iz nakupa in videz za drug let ali hotel.
Kako rešiti problem
Povzetek: do plačila za vozovnice in hotel v enem rezultat na mestu storitev za organizacijo poslovnih potovanj.
Na OneTwoTrip za poslovno I in drugih delavcev, ki imajo ustrezen dostop, lahko rezervirate in plačila za vozovnice in hotel je tako enostavno, kot fizične osebe. Celoten postopek traja 2-3 minut: vnesete svoj osebni kabinet, datum klanja in cilj in izberite želeni let. Podatki o potnem listu ter število bonus kartice, ki jih ne potrebujejo, imajo samodejno naloži, ko izberete zaposleni s seznama.
Poleg tega lahko ustvarite težko pot, ali bi ureditev potovanja bolj prilagodljiv. Na primer, en dan letenje različne letalske družbe jutro Uljanovsk v Moskvo, "Aeroflot", in zvečer nazaj v "Victory". To je dovoljeno, ker je spletna storitev, lahko "lepilo" v enem naročilo vstopnic različnih letalskih družb. S samo-organizacijo izleta, v tem primeru bi bilo potrebno več časa: dopisovanje z obeh letalskih družb, da dva računa za plačilo, dvakrat zapiranje dokumentov.
Plačajte za vstopnice in hotela sta dva načina za deponiranje in uporabo kreditne kartice za pravne osebe. Uporabljam depozit - je potrebno napolniti vnaprej za vsak znesek obračuna na "račun" na oddelku. Nakup poteka takoj, ne samo v bančnih urah.
Če kakršnih koli težav se lahko obrnete na službo za podporo. Deluje okoli uro in nuditi pomoč, tudi če je višja sila nastala v večernih urah ali ob koncu tedna.
Problem № 4. zapiranje dokumentov
Izlet se ne konča z nakupom vozovnic in hotelov rezervacijo. Veliko več truda je treba pripraviti končne dokumente. So morali zaprositi za ločeno od letalske družbe in hotelom, ki jih pošljejo izključno v papirni obliki. izvor pogosto ne dosežejo pošte in se izgubil. To se kaže v obdobju poročanja, zato moramo nujno poiskati stik, ki lahko podvajala zaključne dokumente.
Kako rešiti problem
Povzetek: zaupati nastanek zapiranje dokumentov OneTwoTrip for Business.
V OneTwoTrip za poslovanje z računi in razmahne je vse veliko lažje. Vsak mesec bomo dobili certifikat za vse storitve in računov DDV za hotele, vsako četrtletje - dejanje sprave. Vsi računi in poročila so shranjeni pod "Dokumenti". Lahko določite, katere zaposleni imajo dostop do njih - tajnika, računovodja, vodja. Dokumenti, ki nimajo omejitev za obdobje shranjevanja v vašem računu in so na voljo v vsakem trenutku.
Tako da
potovanje organizacija, prek OneTwoTrip za podjetja Jaz prihranili čas in denar. Storitev vam omogoča, da:
- opustiti veliko stičnih točk z letalskimi prevozniki in hoteli;
- pogajati neposredno z vodjo potovanja;
- rezervirana najbolj ugodne možnosti za lete in nastanitev;
- izdajanje vozovnic in hotel za 2-3 minut na enem mestu;
- plačati vstopnice, ne da bi čakali na računu;
- poenostaviti pripravo in shranjevanje zaključnih dokumentov.