6 nasvetov za učinkovito delo z e-pošto

E-pošta je eden od najboljših načinov komuniciranja in morda edini, ki ga uporabljajo vsi uporabniki, brez izjeme. Lahko všeč ali glasnike, uporabljati Skype ali klepet Facebook, vendar e-poštni naslov, ki ga imajo zagotovo.

Vsak dan smo se dobili v poštni predal, ne samo sporočila od prijateljev in sodelavcev, pa tudi na desetine reklamnih sporočil, obvestil, preprosto spam. Da se ne utapljamo v velikem številu prejetih sporočil, da je treba razviti in uporabiti znanje za učinkovito delo z e-pošto.

Avtorske pravice Shutterstock

Urnik čas preverjanje e-pošte

Če menite, da ste porabili preveč časa za obdelavo pošte, in število e-poštnih sporočil v nabiralniku Še vedno se ne zmanjšuje, potem poskusite strožji načrt, medtem ko je preverjanje e-pošte box. Ponavadi začnemo preveriti pošto, zdi zanimivo povezavo v pismu, pojdite na spletno stran, od tam pa na drugo... in po pol ure odpoklic in se vrne k analizi črk. Kot rezultat, je minilo čas in zadeva se ni premaknil.

Torej, poskusite sami izolirati za določen omejen čas za delo z e-pošto. Pogostost in trajanje vsakega od teh intervalih lahko nastavite zase sami, glede na obseg njegove korespondence. Mogoče bo eno uro zjutraj in eno uro po koncu dneva, morda vam je ljubše, da gredo na svoj poštni račun vsako uro za pet minut. Najbolj pomembna stvar - poskusite, da se strogo držijo določenem časovnem razporedu za sebe in ne moti na nič tujega. Znanje, ki

Vaš čas je omejen, Bo neizogibno vodilo k povečanju učinkovitosti obdelave poštno prihodkov.

Vsako pismo pomeni dejanje

Glavno pravilo je, da bi morali uporabiti pri razčlenjevanju pošto - vsak odprtem pismu zahteva za kateri koli ukrep. Če ste odprli pismo, potem pa v nobenem primeru ni mogoče znova pusti v dohodni. Ali boste morali takoj odziv na pismo ali ga poslati nekomu, ki se bolje spopadli s tem vprašanjem, ali bi načrt zase Google opravil nalogo ali koledar - v vsakem primeru kot posledica vašega akcijskega pismu je treba izbrisati ali premakniti do arhiva je je pusti mapo Prejeto. V skladu s tem preprosto pravilo vaš nabiralnik sčasoma izbil.

Avtorske pravice Shutterstock

Filtri in nalepke

Če dobiš vsak dan veliko število pisem, njihova analiza vas zahteva veliko časa in truda. Zakaj ne uporabiti sredstva za poštne storitve, še posebej, ker v večini storitev, ta funkcija je prisotna in tudi izvajala?

Govorimo o namestitvi filtrov za avtomatsko obdelavo pošte. Namesto da bi ročno kliknite na vsako sporočilo, in vsak vaš klik - to je tudi čas in napor, samo enkrat konfiguracijo zahtevane filtri. Na primer, so vsa sporočila z naslovom svojim sorodnikom samodejno postavi v družini mapo in označena kot pomemben označevalec. Vsa sporočila za javnost šel v ločeno mapo, ne da bi šli skozi mapo PrejetoIn obvestila iz družabnih omrežij naenkrat letenje v nakupovalni voziček.

Tako se lahko širijo sporočilo o glavnih temah in ustrezno pripravo za njihovo zdravljenje. Ti ne bo več razmere, v katerih se vaši možgani razčlenjevanju naslov preklopi iz urada za notranje zadeve na vprašanja, nato pa takoj po razdelitvi zabavo, in potem spet nazaj.

Možnosti različnih filtrov je ogromno, in prepričan sem, da ko gradbena avtomatski sistem filtriranja, boste prihranili dneve in mesece časa. Poleg tega, z dodelitvijo oznake ali distribucijske mape, jo lahko preprosto najde črke v arhivu (se spomnite, da je mapo Prejeto smo popolnoma izprazniti?).

iskanje uporaba

Mnogi uporabniki, predvsem za začetnike, da vse svoje e-pošto v nabiralnik, ker menijo, da bodo nikoli našli več na arhiviranje. Če nastavite sistem filtrov in nalepke, kot je opisano v prejšnjem odstavku, je vaš arhiv že naročil in je veliko lažje za navigacijo. Ampak ne pozabite tudi o iskalni vrstici. Na primer, v iskalnik Gmail pa tako popolna (ki bi dvomim!), Da bi našli vse črke bodo imeli nobenih težav.

uporabe blagovne znamke

Veliko poštne storitve imajo funkcijo označevanja sporočil s posebnimi oznakami (v Gmail je zvezda). Z njihovo pomočjo je težko zagotoviti potrebna sporočila, ki zahtevajo vašo pozornost in jih dal v posebni mapi. V Gmailu, lahko izberete niz žigov in zelo prilagodljiv za njihovo uporabo. Tako bo en sam pogled na vsebino nabiralniku dovolj izbrati črke glede na njihovo pomembnost.

Uporaba bližnjic na tipkovnici

Uporaba vročih tipk lahko pospeši pošto obdelave, tako da je vredno porabi nekaj ur, da jih preuči. Toda pred tem, si oglejte nastavitve (v Gmail Nastavitve - Splošno - Bližnjice) In se prepričajte, da so vključeni. Po tem, preprosto kliknite na tipkovnici pred vprašajem in boste morali z vsemi vroče tipke za Gmail.

E-pošta je odlično orodje za komunikacijo, vendar to ne pomeni, da bi morali dati tega procesa polovico svojega življenja. Največja avtomatizacijo vseh procesov, hitrih odgovorov, ali posredovanje sporočil, razporejanje svojega časa skupaj z drugimi sveti Ta članek vam bo omogočilo, da se dovolj hitro za spopadanje s poljubno število črk in prihranite več časa za bolj prijetno dejavnosti.