Kako upravljati e-mail: 10 nasvetov od osebja TED
Produktivnost / / December 23, 2019
TED sodelavec Michael Makvoters blog podjetje, skupno 10 nasvetov, s katerimi se je vrstni red ohranja po pošti.
Kdo drug, kot uredniki in upravljavci TED, govoriti o načinih boja z preobremenjen pošti. Po njihovem mnenju je družba prejela več sto elektronskih sporočil vsak dan, in števec dohodne e-pošte, so nekateri zaposleni dolgo preseglo tisoč.
Michael Makvoters, UX-arhitekt TED, ponuja 10 rešitve problema.
V prihodnosti ne boste imeli več časa, kot je sedaj
Michael opazil, da je veliko odloži delo z e-pošto za kasneje, ker mislijo, da bodo imeli na neki točki v prihodnosti več časa za to. Ne bo. Vaš stopnja zaposlenosti bo verjetno ostala v naslednjem tednu, mesec, leto. Morda celo srečen zaradi tega. Vendar bo enaka količina časa, je za delovno mesto. Torej, začeti delati z njim zdaj.
Poskusite začeti s čisto skrilavca
Tu sta dva načina, da to storite:
- Vzemite si nekaj časa in se ukvarja s čiščenjem pošto v več fazah. Odvisno od tega, koliko sporočil imate, morate deset klicev na njihovo čiščenje. Če je podana težko, prekinil delo na več 15-minutnih segmentih.
- Odločite se za zlomil. Označite tri ali štiri ure in se iz mapi »Prejeto« ideala čistoče in reda.
Prahi nekaj časa vsak dan
Po Mihaela, to je najtežji del načrta. Moraš delati z e-pošto večkrat dnevno. On svetuje, naj namenijo 15 minut vsake štiri ure in se ukvarjajo samo z mapo Prejeto.
Če pismo ni zelo pomembna - remove
To je skušnjava, da pošlje vsak malo pomembno pismo, v mapo, da se ukvarjajo z njo kasneje. Ampak, če pismo ne zaslužijo vašo pozornost sedaj, jo izbrisati.
Odjava iz mailing vsaka nepotrebna
Pogosto trpi zaradi dejstva, da samo odstrani sporočilo nezanimivo, da me pošte. Michael je prejela tudi več kategorično:
Če je bila pošiljka ne zanima vas, ne le odstraniti pismo, vendar odjaviti iz nje.
Na dnu vsakega dopisa je gumb "Odjavi" ali Odjava. Uporabljajte ga za namene, za katere. In več, tem bolje. Lahko uporabite tudi storitev Unroll.me, ki jih je opisan tukaj. On vam otpishet pred neželenimi poštnih seznamov samodejno.
Če je sporočilo še vedno v mapi »Prejeto«, ga prebral
Če je bila črka preizkušen, in ne odjaviti in ga takoj izbrišite, nato pa ga preberete. Če je kratka, brati takoj. Če dolgo, pošljite pismo na-pre ustvaril mapo "Read" in se vrnil k njej, ko bo več prostega časa. Michael pravi, da, če ste pošteni do sebe, bo najnižji odstotek vseh črk spada v to mapo.
Odziv na kratkih pisem, je bolje, da
Če pošljete e-pošto zahteva hitro odzivanje, odgovorite... takoj. Ne čakajte. Ko pošljete odgovor, odstranite pismo. Če je pismo je kopija, poslana drugemu prejemniku, in mu ni treba vedeti, vaš odgovor, ga odstranite iz prejemnikov.
Za preusmeritev sporočil do sodelavcev, če so lahko bolj ustrezno odzvati
Preusmeritev sporočil z malo razlage in ga izbrisati iz nabiralnika.
Engage sortiranje
Vsako e-poštna storitev omogoča uporabnikom, da ustvarijo mape. To je najboljši način za obravnavo preobremenjen pošti. Ustvaril sem mapo za delo, slikami, študije in druge stvari. Michael ponudbe narediti mapo "projekti", "drugo", "odgovor kasneje." Glavna stvar je, da se počutite udobno.
Izberite pravo vlogo
Za mene je ta vloga postala nabiralnik. Michael je tudi izbral. Toda veliko možnosti. Vpišete lahko pri iskanju Layfhakeru besedo "mail" in ime operacijskega sistema, ki ga iščete za stranko. Obljubim, da boste našli kaj primernega.
povzroči
Če ne morete prebrati članek (povej mi, zakaj), tukaj je kratek seznam vseh korakov:
- razstaviti "Inbox" mapo za več pristopov.
- Odločiti, kaj storiti s črko, kakor hitro pride.
- Od časa do časa se ukvarjajo s čiščenjem pošto.
- Odjaviti iz neželeno pošto.