Leo Babauta: moji 10 navade za delo z e-pošto
Delo In študij Produktivnost / / December 23, 2019
© fotografija
E-pošta je lahko odlično delovno orodje, in se lahko spremeni v nadležnega vir odlašanje, in to je samo, kako ti uporabljajo. Bili so časi, ko sem napovedal popolno stečaj e-pošte, in zdaj sem preveriti vsak dan 2-3 krat na dan, vendar je hitro in učinkovito prehaja.
Sem razvil nekaj navade, da je pomoč mi je, da delo z e-pošto je zelo učinkovita in boljša osredotočenost na drugo pomembno delo. In ti povem iskreno, končno, moj nabiralnik je prazna, in to je čudovit občutek. Bom v tem članku 10 od svojih navad. Ne pomeni, da boste morali, da jim slepo sledijo, želim pokazati svojo pot, in na njegovi podlagi, lahko položi. Torej, tukaj so navade, ki dela za mene:
Manj pogosto videti po pošti
Ne obdržati okno odprto ves dan pošte. In pogled v njej redko. Prišel sem do zaključka, da če moj nabiralnik kopičijo 20-30 črke, potem se svet ne bo propadla, ob istem času, to je številka bom lahko hitro procesu. Opozorilo! Pravim "proces", namesto "brati". Odprem mapo »Prejeto«, da razprševanja na drugih sporočil v mape, da jih ne bere in takoj zapustiti.
Scatter mape
Odprem pošto in začeli sprejemati odločitve hitro: odstraniti ali arhiv, branje in takoj odzivata (če traja manj kot 2 minuti) ali arhiv, pošljete hiter odgovor, in potem nazaj gor, dodamo na moj seznam opravkov, da to stori kasneje (oznako z zvezdico, nato pa arhiv). V vsakem primeru, v Prejeto nič mora ostati.
Takoj dodamo vse v koledar
Če je pismo pride k meni nekaj podatkov o tem, katere moram zapomniti, jaz ko sem ga prinesel na koledarju. Osebno srečanje ali govorimo o Skype, usposabljanje ali kaj podobnega, kar bi bilo samo spomnim na teden - vse, kar je takoj poslal v koledar. Zdaj je moj najboljši navada je pripeljal do avtomatizma, in zaradi nje, sem redko o nečem, da se spomnimo.
Uporabite "bližnjice"
Uporabljam Gmail, ki zagotavlja možnost uporabe več bližnjice za pošto. Pravzaprav, sem vzel le nekaj minut, da jih učijo, in potem podzavestno zapomni ključe.
To so "bližnjice", ki jo uporabljam:
"Gi» -, da se vrnete v mapo Prejeto;
"E" - arhiv;
"#" - delete;
"C" - ustvariti novo sporočilo;
"R" - odgovor;
"F" - naprej;
"A" - odgovor na vse;
"Gs» - go na označeno;
«Tab + Return" - ko sem ustvariti sporočilo, tako da ti samo pošlji ga nazaj gor.
Jaz tudi uporabiti nastavitev, ko je brisanje ali arhiviranje e-pošte, da se bo samodejno prestavila na naslednjo ne vračajo v predal, vam omogoča, da hitro premikati gor poročila.
Pisanje kratke črke
Moj odgovor na pismo je običajno 1-3 kazni. Jaz redko pisati pisma več kot 5 stavkov. In da bi bila dober razlog. Če bi res morali napisati veliko, bi raje to naredil v Google Docs in deliti pravo osebo. Kratka pismo pomeni hiter odziv prejemnika, kot oseba, ne bo treba prebroditi džunglo svoje zgovornosti, dojeti in razumeti ključne informacije.
Hitro dodamo naloge nedokončano seznama
Nekateri uporabljajo nabiralnik kot seznam opravilo, vendar je slabo prilagojen za to, in tukaj je, zakaj:
1. Dela, ki se izvajajo, mešati z drugimi črkami, nato pa jih je težko ujeti iz množice.
2. Pripoved v pismu vedno ne vsebuje poseben priročnik za ukrepanje, vendar na podlagi pisem, ki jih lahko dal nalogo sam. Ko ste pripravljeni za izvršbo, boste morali ponovno prebrati pismo še enkrat, da se spomnimo, kaj je posebna naloga, ki ste jih sami nastavite po branju.
3. Vsakič, ko pogledam v mesto za ulov en primer, naletite na novem sporočilu, ki bi pritegnili vašo pozornost in odvrne pozornost od glavnih zadev, potrkala ritem dela.
Preprosto in enostavno todo-seznam - je besedilo dokumenta navaden, kjer lahko dodate opravila iz e-poštnih sporočil v nekaj klikov z miško. In v takšnem seznamu, bi bilo bolj učinkovito orodje, ker nimate ves čas pogledati v nabiralniku.
Hraniti izven Prejeto samo neprebrana sporočila
Ta funkcija je namenjena izkušenim uporabnikom. Sem vdrl moj Gmail-box, tako da se ne more več biti shranjeni neprebranih sporočil. To pomeni, da če sem odprl pismo in ga vrgel v kateri koli drugi mapi, bo preprosto izginila. To me motivira, da bi odločitev o tem, kako takoj nadaljevati s tem pismom, ali pa sem ga izgubila. Hvala za to posebno konfiguracijo, moj poštni predal ne odpirajte sporočila piling up, ki postopoma postanejo smeti.
Odložil, da se glasi
Pogosto pošljite mi povezave na članke. Jih bom takoj poslal na Instapaper, prebrati pozneje. Zato sem poskusil, da bi porabili manj časa za e-pošto, ker imam toliko zanimivih stvari, da se glasi, ampak ona.
neusmiljeno filter
Ko se je v mojih pojavi poštni nabiralniki, ki ne bi radi videli, sem takoj zravna. Nisem leni odjaviti ali namestiti filtra na pošiljatelja. In to znatno zmanjša pretok dohodne pošte. Sem neusmiljeni proti e-poštna sporočila, ki zlepi svoj poštni predal, in pravilo se uporablja tudi v odnosu z ljudmi, ki so me tudi moti.
Close-poštna sporočila po koncu zdravljenja
Razstaviti sporočilo - v bližini pošta in ne odprt za več ur, dokler se ni spet nabralo zadostno število pisem.
Začneta odkrivati nekatere navade za učinkovito delo z e-pošto - to je zelo pravilna. Takoj boste opazili kako veliko mirnejši ste postali bolj pomembna zadeva, da se znebi vsiljivih pregledov mail vsakih 10 minut. Tvoja glava je na voljo za nove ideje, takoj, ko je vaš poštni nabiralnik brez nepotrebnih e-pošte. Srečno!