Kako ustaviti tok vhodnih nalog in vzpostaviti red v zadeve

Pred nekaj dnevi, z znancem, pogovor na temo obremenitve za upravljanje. Je vprašal vprašanje - "Vsak dan sem več, kot sem lahko izpolni prejela nalog. Število nerešenih nalog vseh povečuje in povečuje in kaosa povečuje. Kako ustaviti? «Vprašanje je pomembno, da veliko. Mnogi so seznanjeni z občutkom nemoči, ki jih ljudje doživljajo pod Juriš prihajajočih nalog in vedno večje, seznam opravil. Tu je 5 korakov, da iz kaosa.

Svet №1 - Just stop ...

1. ali ne... Ustavite prihajajoči tok. Da bi razumeli delovnega mehanizma, je treba začeti s postaje. Ne boste mogli popraviti problem, dokler so še, da pridejo do vas torrent. Torej stop tok. Ne sprejemajte nove naloge in odmor. To stop ne bo samo vam omogočajo, da lažje razstaviti trenutni seznam, ampak tudi, da se osredotoči le na to. Na splošno velja, Sejna soba 1 - zbrati vse naloge v enem seznamu, in ne sprejemajo novih še ne dajo stvari na seznamu. Opomba - naredite seznam je "prav", ko veste, vse, kar morate storiti je, da se počutijo nekaj nadzora in zadovoljen s seboj. Zadnja točka je najbolj pomembno. To ni šala. Morate ponovno občutek zadovoljstva.

In razumem - svet ne bo propadla in da družba ne bo propadla, če umaknila za nekaj dni.

2. Stroški čas tečaja. Naslednja stvar je, da oceni, kako dolgo bo trajalo, za vsako nalogo. Visoka natančnost ocene ni potrebna. Glasovanje "po občutku". Glavna stvar, ki bi jo razumel - koliko časa bi morala biti porabljena za dokončanje vseh nalog na seznamu. Lahko se zgodi, da je po prvih ocenah, celoten seznam, boste potrebovali 2 meseca čistega delovnega časa. Če se te naloge ne prodajajo v času, tako da je res jih lahko izpolni, potem je seznam absurdno in zahteva optimizacijo.

3. Seznam Optimizirajte. Ni enostavna zadeva. Za enega razloga - za optimizacijo je potrebno resno in kritično vrednotenje svojih primerov.

• Dajte drugim vse, kar lahko storite brez tebe. Obstajajo dvomi? Ali mislite, da je bolje narediti? Še vedno daje in dal opomnik na kontrolo.
• Skupina svoje naloge. Vzemite si čas za obdelavo e-pošte in telefonskih klicev. Ali podobne stvari v vrsti. To prihrani čas.
• Daj vse, kar je mogoče storiti pozneje. Tudi stvari, povezane s strankami se lahko prenese. Preprosto ga urediti. Dodelitev stiki s strankami bolj enakomerno. datum spremembe, kjer je to mogoče storiti. Prosti sami prostora za manever.
• Odstrani vse, ki je izgubila svoj pomen. Neusmiljeno ubiti naloge, ustreznost, ki je dvomljiva.

4. Opravljanje nalog, da bi. Razvrstite seznam nalog, od najmanjše do največje. To pomeni, da najprej iti po najkrajši čas poslovanja. Naredite vse stvari, ki zahtevajo manj kot 30 - 40 minut. Ali jih v zaporedju vse do konca. Pozabite na vse ostalo. Ko je kratkoročna problem, okinte pogled seznama. Zagotovo je postal bolj realno in lahko dela z njim. Morda lahko celo spet tok nalog. V vsakem primeru, načrtovati vse preostale naloge, tako da se skoraj 100% verjetnost, med njimi so bili ti sposobni opravljati, kot je načrtovano. In celo ustvarite sami rezervo časa za 15-20% za čas, potreben za rešitev problema. Kdo je boljši nedokončanih kot remake.

5. Recite "ne" težko načrtovanje. V vsakem primeru, ne strogo omejiti čas in rok za opravilo. Zdaj toga načrtovanje je tvoj sovražnik. Stroga načrtovanje učinkovito v razmerah razmeroma stabilne nadzora. Zdaj je vse zelo trese. Torej, da si čas in delež svoboščin. Ne vozite svoje možgane v okvir. V nasprotnem primeru si prišel nazaj na mesto, kjer ste začeli. Ti treba umiriti, merjeno z opravljanjem nalog iz seznama pravočasno. Še enkrat - v redu. Ne skrbi za naloge, dokler ste končali prejšnjega. Ena naloga naenkrat.

Najpomembneje - razumeti in sprejeti dejstvo, da si ne more privoščiti, da se ustavite in uredim svoje stvari v red.

Pet od zgornjih korakov so se izkazali za učinkovite v praksi. So učinkoviti, da bi "gašenje požarov" in "grabljenje smeti", ampak potrebe dela, ki bo zgrajen tako, da do takšnih situacij ne pride. Ali mislite, da morate storiti, da ne vodi do skrajnosti?