Nadzor "hidrant", ali kako se ne utopijo v poplavi informacij in nalog

Z "hidrantnega" Vaš seznam opravil ni nikoli prazna. Ker "hidrant" - ne gre le za informacije, je tovarna novih delovnih mest. Nekateri elementi na seznamu opravil, so jasne, kot so e-poštna sporočila od šefa ali strank, ki zahtevajo pozornost. Vendar pa so mnogi niso jasno izražene.

Ta članek, ki je vreden branja in razmišljal nad njim. Objava, ki jo želite komentirati. Delež všeč s prijatelji in sodelavci.

Ni pomembno, koliko ur na dan, ko so vključeni v mala podjetja. Glavna stvar je, da se konča v očeh. To je "hidrant".

In ta koncept je veliko širši kot le seznam nalog. In na dan, žal, še vedno 24 ur.

Ševa

Če ste kot jaz, vse ustvarjalne in zapleteno delo No To se giblje zjutraj zgodaj. Obstaja veliko razlogov - psihološke in fiziološke, - zakaj je to tako. Toda "hidrantne" vaši notranji ritmi so zelo brezbrižni. Ker, medtem ko spiš, količina informacij, še naprej narašča.

Zajtrk, odprite vaš poštni predal, in tok "hidrantni" razbije zaslon, da je bil celo noč pod tlak črk v poštnih računov v "Bitrix», Twitter, LinkedIn, Facebook, Basecamp, JIRA, Trello ter podobno. V koledarju - izpolnjevanje zahtev in navodil šef, partnerjev, strank, podizvajalcev, kolegi. In dejstvo, da včeraj ni bilo na seznamu opravil danes prižgal in zahteva takojšnjo izvedbo.

"Hidrantov" ne bo čakala na vas. Je glasno zahteva svoj čas in pozornost.

Nenadoma je ura 11 zjutraj - in ste že izgubili večji del dneva.

Kako se odzvati na to stanje? Na splošno ponujajo dve možnosti: bodisi za spremembo vedenja ali uporabo tehnologije. Toda zakaj ne uporabljajo tehnologijo ustvariti temelje za spremembo vedenja?

Kako učinkovito upravljati informacije, naloge in ideje? Treba je razumeti, da je neprekinjenega pretoka informacij, in na splošno, da je več potokov: Podatki iz e-pošte, socialnih omrežij in medijev, spletnih strani, časopisov, med sestankih, prijatelji in celo glava. Vse, kar se ne more pokriti.

Moraš obdelavo sporočil, odločiti, kaj storiti z njimi, da se odzove, uporabo, delež, prihranite za kasneje ali izbrisati? Ko to storiti? In kako najti čas, da se ukvarjajo z vsem tem?

Na žalost, večopravilnost način, ko poskušate dobil vse naenkrat ne dela. Vi ne nadzoruje svoj urnik, da si težko najti prostega časa, poleg pošte in poudarkom na nekaj, za več kot 5 minut. Če je tako, si oglejte moj način upravljanja s časom za maksimalno produktivnost ves dan - morda je to tisto, kar potrebujete.

Tri dodatna orodja in tehnike

Dnevni ritual. V tem času smo se ukvarjajo z organizacijo in načrtovanjem, s poudarkom na večjih in manjših težav.

Raziskava - Queuing - borzne informacije - Distribution. Nakazila iz "hidrant" v materialu, s katerim dela. Oblika seznam opravil, osebno knjižnico uporabnih virov informacij, stabilen trak iz socialnih omrežij in medijev.

Predložitev zadeve do konca. Upravljamo seznam nalog in v svojem prostem času.

Delo v skladu z notranjimi ritmi

Le ti bodo lahko izračuna svoj nabor načinov za povečanje produktivnosti - vse, kar sem lahko delijo samo moj.

Sem izstopajo najboljši čas za obravnavo najpomembnejših izzivov

Zjutraj, ko moji možgani deluje najbolje, sem dodeliti 2-3 ure, da se zagotovi, da je delo na najbolj pomembno nalogo, in ne moti več o tem. Študije kažejo, da so delavci, ki se moti - ali pa so se moti - vsaj enkrat na vsake 3 minute, spet zahteva najmanj 20 minut, da se potopite v nalogi.

Začnite dan vredno, da s težko nalogo, tudi če lahko ta oseba začeti z nečim lažjim. Na dan zahteva nepredvidenih okoliščin, na dodatnih sestankih - in glavno prednostno nalogo in se ne bo izvedlo.

premor

Karkoli že je, navadno po 60-90 minutah koncentracija zmanjšuje, tako da delim jutro obdobje dela na dva dela, tako da je kratek odmor, med katerim nujno zapustiti delovno mesto mesto.

Znanstveniki trdijo, da sedeči način življenja vodi do težav s srcem, slabe drže, nekatere vrste raka.

Tudi če bi sedel na enem mestu samo za 30 minut, se bo metabolizem upočasni za 90%.

zvečer

Raven energije močno pade v popoldanskih urah, zato mnogi raje v tem trenutku, da se naspi. Po večerji sem poskusil:

• Da bi zadovoljili ljudi, sem prepričan, da je komaj sposoben narediti dobro delo v času, in komunikacija daje dodaten dvig energije;
• zavzema majhen, preprost in organizacijske cilje.

Zjutraj in zvečer ritual

Morate odločiti, kaj storiti v teh urah. To pomeni, da boste morali odpreti pošto, za prevajanje del sporočila v seznam opravil in najti čas za njih, med drugimi projekti.

Problem je, da sporočila napolni svojo pošto - pravih vampirjev, ki se hranijo z vašega časa. njihovo analizo, preživijo več časa in truda, kot se zdi. In najhujša stvar, ki se, ne glede na to, kako napeti, del vas vedno želi, da preverite vaš poštni predal.

Rešitev je, da so vhodni treba obravnavati kot nevarne živali, ki večino časa boste potrebovali, da v kletko, vendar je še vedno od časa do časa, da pridelke, tako da se ne ne počijo.

Sem delal s člani dvakrat na dan - v jutranjih in večernih obredov. Jaz sem tako navajeni s tem postopkom, ki dela z dohodnimi postal nor za isto avtomatsko nalogo, tako za potrebe jesti telo in pijačo.

Med tema dvema obdobjema, ne skrbi, ali nekaj, kar po pošti in ni bila pozabljena, ali imam nekaj pomembnega - Zaupam svoj sistem. Zato, zapiranje nabiralnik, sem šel na delo z jasno glavo.

In kot je zjutraj ritual običajno kratka (večina organizacijska vprašanja, levo za večerni ritual), sem več pozornosti nameniti najbolj pomembno nalogo.

seznam opravil

Če želite organizirati dan in ustaviti tok dohodne, sesanje ves sok iz svojega življenja, morate tehnik in orodij za uporabo.

Ena takih učinkovitih tehnik je "študija - Queuing - borzne informacije - Distribucija", kar pomeni tok negotov:

• primeren za seznam opravil,
• osebna knjižnica uporabnih materialov, ki so shranjene za poznejše delovanje z njimi,
• niz materialov deliti s sodelavci.

Idealno bi bilo, da jih je treba obravnavati v jutranji in večerni ritual. Oglejmo si ta proces podrobneje.

V raziskavi je sodelovalo

Prejeto - je vse od e-pošte in sporočil na Twitterju in končna obdelava posnetkov.

Prvič, se spomnite, ne dohodni ne zahteva takojšen odziv. Vsi smo se naučili, da pošiljanje in prejemanje hitre odgovore na e-pošto, ampak to je narobe: vsak, ki pričakuje, da nalaga dodatne obveznosti na vas.

Drugič, odprto vsak e-pošto in odgovoriti na to - popolnoma neučinkovito. Ti bodo bolj produktivni, če vam eno stvar. Na primer, samo brskanje vaš poštni predal. Naši možgani niso zelo dobre povezave več nalog skupaj. Ko ljudje mislijo, da lahko lažje spopadanje z multi-tasking, v resnici pa le hitro preklopiti iz ene naloge na drugo. Ampak to negativno vpliva na percepcijo in koncentracijo.

Zato, ko odprete tako, da jih preprosto preveriti. To je klasična enoten proces model ", da bi zadevo do konca":

• če si lahko ogledate prihajajoče v manj kot dveh minutah, in to;
• če ne, ga dodajte na seznam nalog, ki jih je prišel nazaj kasneje;
• lahko preprosto prezreti datoteke.

Tudi če odprete svoj seznam v čakalni vrsti prispela takoj po ogledu sporočilo, imate še vedno čas prilagajati.

Poglej dohodni zjutraj le, kadar je to nujno potrebno.

Ko se zjutraj, da si ogledate sporočila, vprašajte vprašanje: ali so nujna? Ta nujna sporočila - vaš sovražnik številka ena, saj so odvzeti dragoceni čas, ki bi ga radi porabili za opravljanje najbolj pomembno nalogo.

V nasprotnem primeru morate samo dodati na seznam izberite "Preveri sporočila v večernih" nalog.

Queuing

Non-nujnih nalog, ki traja več kot 2 minuti, dani v eno od dveh odsekih prog:

1. Kaj morate brati: spletne vire, ki jih morate prebrati in ponder enim klikom dodatek k Pocket. Ti materiali se lahko vrnil kasneje in s katere koli naprave.
2. Kaj je treba storiti: na dohodna sporočila z uporabo DoIt.im posreduje neposredno na seznamu opravil.

Seveda, lahko seznam opravil ročno, vendar menim, da je bolj priročno aplikacija.

Branje in distribucija materialov v osebni knjižnici

Zvečer ritual grem nazaj na seznam nalog in preverite materiale, ki so v čakalni vrsti za branje. Ker uporabljam žep, lahko sem jih gledal, ko potujejo na podzemni železnici, medtem ko čakajo na sestanku ali v kateri koli drugi prosti trenutek. Zato sem ponavadi hitro zatrle na seznamu.

Če je material res vredno, da ga dodate na Diigo - moja spletna knjižnica uporabnih materialov. Možno je, da poskrbi oznake, tako enostavno najti zabeležite naslednji dan, mesec ali celo leto. In posebna hvala za priložnost, da bi Diiogo obrazi iskanje.

L8R tag (ki je kasneje - iz angleščine. "Kasneje") postavlja vir na drugem mestu, na katerega sem se obrniti v nočnih pregledih seznam opravil.

Poleg tega, Diigo samodejno shrani kopijo besedila, ki sem dodane v polje za beležko. Lahko uredite to opombo, prilepite pripombe, ideje, ki se pojavijo ob pravem trenutku, ko hočem nekoga do osnovnega materiala.

delež

Nekatere oznake na Diigo vam omogoča, da objavijo kjerkoli virov. Hvala za čarobno IFTTT:

• s je oznaka kot material poslali na moj ponujeno delovno mesto Tumblrkak
• Če izberete oznako Tweet naslov in povezavo na poštnem na Twitter,
• Lahko nastavite oznake na druge račune: LinkedIn, Facebook ...

Zahvaljujoč tej metodi, je celoten tok "hidrant" pošlje na seznam opravil in osebno knjižnico, in izbranih virov, pa se lahko delijo. In vse to, ne da bi izgubili fokus.

večerni ritual

Od danes zjutraj želim, da se osredotoči na ustvarjalno delo, večer ritual - je temelj za načrtovanje za cel dan.

Kako začeti večerni ritual

Do takrat, ko po kosilu:

• Sem že končal zjutraj na delo na najbolj pomembno nalogo;
• vhodni nabrali neprebrana sporočila, ki sem jih prejel, ko sem bil zaposlen z delom na najbolj pomembno nalogo;
• v vrsti na seznamu nalog vsebuje Taxco, ki sem ga dal tam zjutraj, in skupne naloge, ki jih opravljam zvečer ritual vsak dan.

Trenutne dnevne naloge

Kot smo že omenili, v večernih urah Ritual vključuje takšne naloge, kot so:

1. Poglej. To je popoln pregled vseh: sem se ukvarjajo s to sploh mogoče, tudi s temi materiali, delo, ki bo trajalo več kot 2 minuti.
2. Preberite, distribuirati, delež. Delam z vsemi zanimivih stvari, ki sem dodani v zadnjih 24 urah.
3. Nadzor seznam opravil. Odpri turn, cilji in temelji na napredku pri delu na najbolj pomembno nalogo, da:

• Sem se odločil, da bom naredil ta večer, in da se prenesejo na naslednji dan,
• odločiti, katere naloga je najpomembnejša naloga jutri zjutraj, in določiti, kako dolgo bo treba nameniti,
• časovnih rokov za počitek (ali stati na takrat ali kdaj).

Obstaja več tekočih primerov, na primer da se odzove na e-pošto prejeli včeraj, ali drži računovodstvo finance in drugi. Nekateri od njih se pojavljajo samo v poseben dan. Na primer, da preverite zgoraj Diigo vsako sredo in soboto.

Test tedensko

Vsak ponedeljek v seznam nalog, ki jih potrebujejo, da vsebuje element "Naredite seznam ciljev za ta teden." Torej, vsako noč za en teden, imam v mislih cilj: prišel prav, ko se morate odločiti, kaj je treba storiti danes, in kaj pustiti za kasneje.

Vsak petek zvečer, sem se psihično pregleda te cilje in jih kritično ovrednotiti.

Šele potem pride čas počitka

Kot zvečer lažje upravljati urnik in težje delo v težkih problemov, nato pa čez dan sem verjetno se ukvarjajo s pogledom in dodamo naloge in materiale na predvidenem mestu. Toda tudi v tem primeru, vsaj polovica dneva Inbox bo zaprt.

Moj dan se konča objektivno "Študijo - Queuing - borzne informacije - Distribution", tako da nov dan obrne začeti brez obremenitve nedokončanih poslov.

Upamo, da bo ta tehnika se povečuje produktivnost koristno za vas.