Metoda Inbox Zero - najboljši način za spopadanje s tisoče neprebranih e-poštnih sporočil

Kup neprebranih e-poštnih sporočil, ves čas visi v mapo »Prejeto«, bo povzročilo paniko v vsakogar. Če imate veliko poslovnih partnerjev in sodelavcev, s katerimi ste interakcijo na korespondenco, morate samo, da vaš poštni nabiralnik čisto in urejeno.

CEO JotForm Aytekin Tank ponudbe zanimiv način organiziranja e-pošto z naslovom Inbox Zero. Kot pove že ime, je metoda, da preprosto da mapa »Prejeto« je prazna.

Na splošno, Tank ni izumil nič novega. Inbox Zero davno ustanovljena pisatelj in blogger Merlin Mann, in je dokazano in dobro znana metoda. Približno tehnika delo z dokumenti opisujejo bolj David Allen v svoji knjigi "Kako zadeve, da bi». Tank je samo prilagoditi spletnega vmesnika za Gmail.

Tank našteva prednosti metode Inbox Zero:

• Ne boste zamudili pomembno sporočilo, če je vaša mapa »Prejeto« je prazna.
• Saj ne bo njegovi prejemniki dolgo čakati, saj bo kmalu lahko odgovori na svojih pismih.
• V nabiralniku ne kopičijo več sto ali tisoč neprebranih e-poštnih sporočil.
• Vi boste prihranili več časa na res pomembne naloge in ne bodo porabili ur mesijanski okrog z e-pošto.

Poznam veliko ljudi, ki cenijo vse vaše e-pošte brez brisanja koli. Kot rezultat njihovega nabiralnik začne videti kot Twitter krme. To je neprijetno. Boste vedno izgubijo v pismih.

Aytekin Tank

Recimo, da uporabljate Gmail - čeprav se ta metoda lahko prilagodi na katero koli ponudnika (Hotmail, "Yandex", Yahoo) ali e-poštnega odjemalca (Outlook, Thunderbird ali Sylpheed). Bodite prvi pogled vloge neprebranih sporočil in nadaljujte.

1. Očistite vaš poštni predal

Tako je s sprejetjem način Inbox Zero, boste morali odločno ukrepati. Odprite »Prejeto«, izberite vse nabrane tam e-pošte in jih vse arhiviranje naenkrat. Za nekatere bo to zdi obstoječega norost, vendar Tank priporoča, da ne samo to.

Moraš začeti s praznim nabiralnik. Ta vodnik vam ne pomaga, če v mapo »Prejeto« nabrali deset tisoč pisem. Torej Nazaj do vsega, in začeti od začetka.

Aytekin Tank

2. Privoščite svoje črke v kronološkem vrstnem redu

Razviti to koristno navado, boste morali določeno disciplino. Ko obdeluje svojo e-pošto, začnite z najstarejšim sporočilom in premaknite na svež. Tako boste prihranili kronološkem vrstnem redu in ne bi zamenjali.

Proces pisanja vam bo pomagal dve funkciji v Gmailu:

Omogočite "Auto-napredek". Da bi to naredili, pojdite na "Nastavitve» → «Splošno", se pomaknite na "Auto-vnaprej" in jo aktivirate. Zdaj, ko odgovorite ali backup Gmailu vas ne bo vrnil na seznam dohodnih sporočil, in se prikaže naslednje sporočilo. Tako boste lahko ročaj črke eno za drugo v vrstnem redu, kot smo jih prejeli, ne glede na to, kaj motenj.

Nato pa na gumb "Pošlji & arhiva", če še niste vklopili. Odprite »Nastavitve» → «Splošno» in poiščite možnost "Prikaži" Send & Arhiv "v odgovor." Tako boste prihranili čas. Konec koncev, če ste se že odzvali na pismo, ni nobenega smisla, da ostane v "Prejeto", kajne? Kliknite na submit gumb in e-pošte se samodejno premakne v arhiv.

In še ena pomembna stvar:

Ne uporabljajte e-pošto kot klepet. Nič ni slabše, kot da se zelo dolgo verigo Odgovarja nenehno navedenih črk. Če morate govoriti, uporaba instant messenger, klepet Slack ali stika po telefonu. E-pošta ni primeren za to.

Aytekin Tank

3. Sprejeti - Arhiv

Glavno pravilo je metoda Inbox Zero: mapa »Prejeto« - to ni kraj, kjer želite shraniti pošto. Vse e-pošto v nabiralniku se obdelajo takoj. Preberite jih enega po enega, in odgovoriti na vsa in arhiviranje, če sporočilo zahteva odgovor, ali pa preprosto arhivirati, če je sporočilo odgovor ni potreben.

Če se ne more takoj odzvati na vsako e-pošto, obstajata dve možnosti:

• Shranite jo v programski-organizatorja. To je lahko Evernote, OneNote, ali katera koli naloga upravljavca. Nastavite datum, ki vas bo spomnil, da napišete odgovor ob pravem času.
• Če lahko samo napisati odgovor, vendar je cilj priti čez nekaj časa, uporabite odložena dostava v Gmailu. Enako je lahko v Outlook, Thunderbird in drugih strank.

4. Samo to

Vse zapovedi velikega in mogočnega David Allen. Če e-pošte zahteva ukrepanje, ki traja nekaj minut, le to storite zdaj. Ne kopirajte pismo na seznamu opravil. Ne pusti v mapi »Prejeto«.

Če morate izvesti plačilo, samo to sedaj. Če morate poslati povratne informacije kolega takoj poslali. Če zadeva traja nekaj minut, da nima smisla, da odvrne.

Aytekin Tank

5. Uporaba bližnjic na tipkovnici

bližnjice občutno zmanjša čas do e-pošte obdelave. Z njimi ne boste morali voziti miškin kazalec naprej in nazaj. Tank priporoča, da se spomnimo in uporabljati tri hitre tipke:

• E ključ vam omogoča, da hitro arhivirati sporočilo. Preberite, pritisnite E, arhivirajo. To je enostavno.
• R gumb se uporablja za hitro pisanje odgovora. Če želite odgovoriti na sporočilo, ga kliknite, vpišite odgovor, pritisnemo Enter.
• Tipka F naprej prejeli e-pošto drugim prejemnikom.

Mislim, da ne potrebujete nobenih drugih hotkeys. V Gmailu, uporabljam le tri bližnjice. Za vse ostalo pa je miš. Vendar naštete hotkeys vam omogočajo, da hitro izvesti tri najpogostejše dejavnosti z e-pošto, tako da prihrani veliko časa.

Aytekin Tank

6. Nastavitev filtrov

E-pošta filtri - neverjetno priročno orodje, ki naredi veliko dela za vas. To je dovolj, da jih je nekoč, in se vam bo prihranilo veliko časa.

Če vaš Prejeto redno našli nepomembnih dopis (obvestilo o internetnih storitev, avtomatski Poštni, in tako naprej), potem odjava iz njih, ali prilagodite filtre na teh pisem so arhivirani samodejno.

7. Prejeto je prazna - Close-mail

Ko se trudijo, da se osredotoči na delo, ne more biti ves čas raztresen po e-pošti. Torej držati pravil, ko je mapa »Prejeto« prazna, blizu zavihek ali odjemalec e-pošte Gmail in pozabi na pošti v naslednjih nekaj urah. Samo se ukvarja z delom.

Izklop vseh obvestil za dohodne e-pošte. So zelo moteča.

Lahko ponovno odpre pošto v nekaj urah, da se obdeluje zbrane sporočila, nato pa nazaj na delo. Namen metode Inbox Zero - sila, da vas ne moti dohodne e-pošte. Imate za upravljanje vaš poštni nabiralnik brez njega.

Aytekin Tank

Če ste poskusili tehniko Inbox Zero in so pripravljeni, da vam povem, kaj imaš, ali želijo, da predlagajo boljše metode - napišite v komentarje.

glej tudi

• 9 začasna e-poštne storitve →
• Kako izbrisati račun Gmail iz vse odveč →
• 7 razširitve za Gmail, ki vam bo prihranilo čas →