Kako počistiti zadeve in vse, kar je v koraku: Popolna navodila GTD sistem
Produktivnost / / December 23, 2019
Alexander Tsyglin
Avtor projekta "master produktivnost».
Kaj je dobro GTD sistem?
Storitve produktivnosti Problem je, da vsakdo se pozicionira kot kraj, kjer lahko rešili vse težave, shranjevanje podatkov, za komuniciranje. Večina storitev, ki jih ponujajo, da zastavljenih prioritet in delovati v skladu z njimi.
Toda nekaj se lahko osredotočijo na opravljanje pomembnih nalog in ne bodite pozorni, medtem ko na malenkosti: nujno nalogo, želje sodelavcev, prijateljev ali znancev. Ko je naloga postane veliko, je težko razumeti. Torej, v praksi pa je treba uporabiti več storitev za vodenje primerov. Ko že veliko primerov, smo že kaj zamenjati v teh storitev, in sezname in sčasoma prenehajo uporabljati.
Načini Getting Things Done (GTD) zagotavlja univerzalni načrt v mestu zgraditi enoten sistem, v katerem lahko rešite nobenih težav. Boste lahko, da se sprostite in ne skrbi, saj bodo prepričani, da ne pozabi ničesar. V pravem trenutku, bo sistem predlagamo, kaj storiti in kaj, da se osredotoči na.
Torej, zakaj toliko neproduktivnih delo?
Ljudje so začeli delati neproduktivno, če projekti in naloge, postane veliko. Se jim zdi to težko obdržati vse v moji glavi, kaj šele zastavljenih prioritet. Torej, ali ni, ali pa tisto, kar je najlažje in stvari za početi odlašajo. Obstaja pa še ena težava: ko za nujne naloge je treba rešiti včeraj.
Poleg tega oseba, ki začne utrudijo hitro postane razdražljiv. Bil je ves čas teče kot veverica v rutino kolesa, in res pomembni, denarne in strateški projekti ostajajo na stranskem tiru.
S tem se bo situacija ročaj sistem Getting Things Done, David Allen je opisano v knjigaJe bil Kateri izšla leta 2001 in je postala mednarodna uspešnica.
Povej mi o osnovnih konceptov GTD, ki morajo vedeti
rutina - to so stvari, misli in skrbi, ki motijo, zmoti in odpadki energije. Medtem ko rutinsko ne prenese na problem, je nemogoče nadzorovati. Razmišljate o istem problemu nekajkrat - to je neučinkovita raba ustvarjalne energije, ki povzroča frustracije in stresa.
Namen GTD - sprostiti glavo iz rutine in odstranite notranje napetosti.
Operativni človeški spomin - področje možganov, kjer je kratkoročni spomin. To je, kjer smo ponavadi sešteti trenutno nedokončane posle, glede na druge ljudi obljub in druge misli, ki nas skrbijo. Na žalost pa je omejiti količino rutine, lahko vodijo v možgane, da normalno delovati. Če vaš pomnilnik poln, vas moti majhnih stvareh in pozabijo na svoje cilje, kar povzroča stres.
Orodja za zbiranje podatkov - da, če informacija vnese in kjer se določi, kaj je treba storiti. Na primer:
- organizatorji;
- zvezki;
- e-mail;
- koledar;
- snemalnik.
Košarica »Prejeto« - eno odlagališče za rutino, ki jo zavijemo v zadeve in naloge. Eden od najbolj pomembnih pravil s košarico "Inbox" - je njeno redno čiščenje.
preprosti ukrepi - enem koraku ukrepi, ki jih je potrebno opraviti manj kot dve minuti. V praksi je bolj priročno, da se te stvari v petih minutah.
projekt - naloga, za katere izvršitev zahteva več kot en korak. Morate zapustiti opomnik o projektu in opisujejo prve korake za njeno izvajanje. Kot rezultat, se projekt spremeni v preprost ukrep, ki se lahko izvedejo v naslednjih petih minutah in dobili končni rezultat.
Projekt mora biti povezava na kartico ali datoteko, ki opisuje podrobnosti: odgovoren, roke, kategorije (na primer, "Marketing", "Pravna odsek", "razvoj"), sklicevanje na manjše kartice naloge. Takšna struktura je primerno, da organizira Trello.
Seznam kontekst - seznam stvari, ki resnično izvesti pod določenimi pogoji. Na primer, seznam bližnjica "Shopping" je seznam predmetov in izdelkov, ki jih potrebujete za nakup v trgovini. V "Klici" je lahko seznam klicev, ki jih morate storiti, ko ste prosti.
Priročno posamezne liste ozadje za ljudi, s katerimi delate, in komuniciranja. Ob srečanju z določeno osebo, lahko hitro odprete seznam in se odloči, potrebne vprašanja.
Kako uporabljam koledar?
koledar je potrebno vnesti:
- ukrepi, ki se opravlja v določenem času (sestanki, poslovna srečanja, seminarji);
- Ukrepi, ki jih je treba opraviti na določen dan (za dokončanje projekta do določenega datuma, da sodeluje na konferenci);
- informacije o posebnih datumih (obletnice, rojstni dnevi, prazniki).
Uporabljam «Google Koledar", ki sem ga prinesel vse te stvari. Ta storitev je koristna, ker:
- Na voljo je v telefon in računalnik;
- na enem zaslonu, lahko prikažete več koledarjev;
- obstajajo opomnike na vaš pametni telefon.
Če imate kaj prinesel koledar, ali pa si sledijo, ali bo prenos na drug datum., Ni potrebe, da nered up koledar, seznam opravil, ki se redno prevaža vsak dan. Za take sezname, obstaja nekaj rešitev.
Če redno potrebujejo določen čas za klic kupci, dobavitelji ali izvajalci, je bolje uporabiti CRM-sistem.
Kaj sezname je treba začeti?
Seznami prednostnih ukrepov
Ustvarjanje poročila za teden, preuči stran konkurence, počistite "Inbox" mapo v nabiralniku, ustvariti mandat za oblikovalce - vsi ti ukrepi traja več kot dve minuti, vendar pa ne more biti kdorkoli prenese. Taki primeri se vpišejo na seznam prednostnih ukrepov in opravljajo ves dan.
Pravila za obravnavanje takih seznamov:
- Seznami ne bi smelo biti veliko, le dva ali tri. Na primer, "Osebno", "Delo", "družina". Če imate seznam opravil za dan, dal opomnik na koledarju.
- V nalogah na tem seznamu je mogoče enostavno narediti označiti kontekst: "Na cesti", "na računalnik", "se glasi", "kupi", "Promises". Naloge imajo lahko eno ali več oznak. Na primer, problem "sprehod psa", ki se bo nanašal na projekt "Private" in etiket "obljube."
- Pred dodajanjem na seznam nalog, razmišljati o tem, ali boste morali to storiti na vseh. Če je odgovor "da", se odločijo, ali jih osebno opravljati ta posel. Konec koncev, lahko pošljete sporočilo podrejen glasovni in prenese na njega. Za naloge, ki so dodeljene za vas, bo zaznamovala "Zavezani." To bo posel kot iz seznama "delo" in iz "Osebno".
- redno pregledujete sezname. Ali je to, ko je bila rezervna minuto. Premik navzgor stvari, ki jih je treba storiti najprej.
- Očistite sezname vsaj enkrat na mesec.
Seznam "Nekega dne"
Na tem seznamu so stvari, ki ne zahtevajo ukrepanje. To je lahko:
- knjige, plošče, video usposabljanja, ki želijo kupiti;
- pomoč spretnostiKdo želi, da se naučijo;
- postavlja želim obiska;
- stvari, ki jih želim kupiti.
Na tem seznamu bi morali občasno pogledati, ob zapise in jih spremenili v cilje, o katerih bo opravljeno delo.
Shranjevanje referenčne informacije, ki so koristne v prihodnosti?
Ta podatek ne zahteva ukrepanje. Glavna merila za shranjevanje teh podatkov:
- Enostavno iskanje naslovov, oznake in opis kratek.
- Enostavnost dajanje informacij v skladišču.
- Intuitivno informacijsko strukturo za shranjevanje. Ko novi podatki, ki jih je treba hitro izberite kategorijo in podkategorijo, kje jih je dala.
- skladiščenje dostopen iz poljubne naprave.
Ali obstaja obvezen rituali GTD?
Ja, več.
Zbiranje vseh informacij v košarico "Prejeto"
Orodja zbrati veliko informacij. Ampak vse to je treba jate na mestu, s katerim lahko vi in bo še naprej dela.
Empty recycle bin "Prejeto"
Enkrat ali dvakrat na teden, bo treba revidirati seznam "Prejeto" in vrsta nabrali s mape ali nalepke. Ta ritual je postala navada, ki je nastala iz intuitivno algoritem ukrepov in njihovo sistematično ponavljanje.
Moral bi biti preprost korak za korakom načrt, kako boste porabili tedensko čiščenje v vašem sistemu zadeve. Get Koledarji, ki bodo zaznamovali dneve, ko da ga pozna. Določi si nagrado, če, na primer, vsaj 20, boste v roku 30 dni, da počistite mapo »Prejeto« in izbrisana dni v koledarju.
Revizija seznama prednostnih ukrepov in seznam "nekega dne", prednostna
Revizija seznamov je pomembno prednost in realno izračunati sile. To je potrebno, da ne bi sami naložiti nemogoče visoke cilje in ne trpijo zaradi uresničevanja svoje neučinkovitosti.
Uničenje dodatnih košar
Pogosto v komunikaciji s sodelavci in partnerji, novih nabiralnikov, dokumentov, seznamov.
Vaša naloga - čim bolj avtomatizirati vse, da se podatki zgrinjali v mapo »Prejeto«.
To je lahko predal in elektronsko načrtovalec. Za avtomatizacijo in napotitev informacijske storitve fit IFTTT in Zapier. Košare za zbiranje informacij, bi moral biti majhen.
Kako delati s košaro »Prejeto« in vrsta nabrali v njenem primeru?
Najprej odstranite problemov, posel, ali podatke iz mape »Prejeto« v in odgovoriti na vprašanje: "Kaj je to? Ali res moram nekaj storiti? "
Če ne potrebujete ničesar drugega, imate dve možnosti. Če je zapravil, da ni več uporaben za vas njegova tele. Če je to koristne informacije, ga v arhivu. Treba je strukturirana v kategorije in oznake, da je težko najti potrebne.
Če informacije, ki jih potrebujejo nekaj narediti, obstajajo tri možnosti:
1. Run potrebno. Če je ukrep pomemben in ne bi smel trajati več kot 2-5 minute.
2. Prenese na nekoga. Če ukrep traja več kot dve minuti, razmišljati o tem, ali je mogoče, da naboja nekom.
Ko delegiruesh nekdo mora biti registrirana:
- končni rezultat;
- delovni načrt (pot do cilja);
- Rok za dokončanje nalog;
- Datum nadzor in rezultat, da bo pripravljena za to (vmesna ali končna).
3. Odloži za prihodnost. V tem primeru se začne:
- želenega rezultata;
- kmalu sledi dejanje, ki ga želite izvesti. Zapomnite si: to je nemogoče izvesti projekt kot celota, lahko le konkretne preprostih korakov, ki vas bo pripeljala bližje končni rezultat;
- rok. Če ni točen datum, shranjevanje dejanje v seznamu "nekega dne".
Lahko pošiljate sporočila, da si jih dobil na določen dan. Za to primerna kot "Google Calendar," opomnik na želeni datum in prijave za delovno mesto BoomerangKateri vam bomo poslali e-pošto v določenem času.
Kako načrtovati svoje delo?
Vse delo lahko razdelimo na tri korake:
- Performing vnaprej načrtovano. To je lahko kot strateško pomembnih stvari, ki ste bližje cilju, in rutine, ki preprosto treba narediti.
- Pojdite na delo kot njen nepričakovano videz. To je, ko čez dan prispe nalog sodelavcev, nadzorniki, pisem iz stranke.
- Načrtovanje za prihodnje delo: priprava in pregled seznama prednostnih nalog. Ta element vam ne bi smelo vzeti preveč časa, tako da ne sodelujejo pri načrtovanju za načrtovanje.
Praksa Notranje načrtovanje in cilji (spominska knjiga), ki je opisana v knjigi David Allen.
David Allen
Svetovalec za osebne delovne uspešnosti in upravljanje s časom, metodologija produktivnost GTD avtorja
Za spominske knjige potrebujejo 43 mape: 31, označenih s številkami od 1 do 31, 12 več mesecev z imenom. Dnevne mape so mu spredaj, začenši z jutrišnjim dnem. Za mapo s številko 31 je mapa za naslednji mesec, nato pa mapo z ostalimi mesecev.
Vsebina mape za naslednji dan vsak dan prenese na koš, nato pa je mapa dal v zadnji dnevnih mape (kot se prenese v naslednji mesec). Ko spustite mapo 31 za tekoči mesec, bo to mapo z imenom meseca, nato pa mapo z dneh novega meseca. Podobno je mapa s tekočega meseca prenese v naslednje leto, ko je šel mimo.
V določeni mapi, da je potrebno za shranjevanje dokumentov, ki zahtevajo posebnih ukrepov (obrazec je treba izpolniti, da pismo poslati).
Če želite omogočiti, da sistem dela, je treba dnevno posodablja. Če ste pozabili posodobiti lokacijo dan jutri, ne moremo zaupati sistemu. Bodo manjkajo pomembne informacije, ki so potrebne za razumevanje na druge načine.
Če se bo za nekaj dni pred odhodom, morate preveriti mapo za dni, v katerih si bodo odsotni.
Kako organizirati v praksi v luči sodobnih sistemov načrtovanja:
- Namesto spominsko knjigo za uporabo organizator sezname primerov vsak dan in jih dal v svojih nalogah za ta dan. Srečanja in postopki, povezani s časom, ki je potreben za pisanje na prvem mestu, in opomnike, da sistem o njih vnaprej.
- Ustvarite datoteko s seznamom primerov na mesec. To je seznam, kaj želite, da bi naredili v tem času. Dodate za to zadevo za ves mesec. Revizija nalog, če pride enkrat na teden. Med načrtovanjem, najpomembnejše stvari do razprševanja za tedne, da razumejo svoje prednostne naloge. Njihova vas bo nastopil na prvem mestu, sicer bodo vsi čas, pojdite na mala in nujnih zadevah.
- Ustvarite datoteko z načrti za leto. Prav tako je treba pregledati enkrat na mesec. Primeri te datoteke se prenesejo v načrtih za mesec.
- Načrti za leto, ki temelji na dolgoročnih ciljih za 3-5 let. Ti primeri so bolje, da niti registrirati konec leta ali v času počitnic, ko je glava naložen vsakodnevne naloge.
Te štiri točke, David Allen poziva sistem naravnega načrtovanja. Ta sistem vam omogoča, da se premaknete v smeri pomembnih ciljev za vas in ne izgubljajte časa na rutino.
Ali obstaja univerzalni načrt, s katerim lahko načrtujemo projekt?
Ja, seveda. David Allen je model naravnega načrtovanja poziva. Sestavljen je iz več korakov.
1. korak. Namen in rezultati slika popolna
Določimo cilj ali popoln končni rezultat, si predstavljajte, da ste ga dosegli.
opisati z vsemi merili uspešnosti (denar, ljudi, priznanje). Bolj pišete iz končnega rezultata, močnejša motivacija, še posebej v času, ko jih potrebujejo za izvajanje določenih dejanj, dokler je ni.
2. korak. načela
Opišite načela, ki jih bo palica z doseganjem ciljev. Na primer: "Bom dal proste roke ljudem, če... (da ostanejo v proračunu, izpolniti poseben izraz projekt)." Vprašajte se: »Kaj ukrepi lahko ovirajo svoje dejavnosti? Kako jih preprečiti? "
Načela imajo jasnost in zanesljiv vodnik v procesu upravljanja.
3. korak. brainstorming
Brainstorm, v katerem evidentira vse vrste idej, ki pridejo na misel.
Ključna načela brainstorming:
- Ne soditi;
- ni sporno;
- ne ocenjujejo;
- ne kritizirajo;
- Pomislite na količino, ne pa kakovosti;
- premakniti analizo in organizacijo drugega načrta.
4. korak. Projektni načrt kot seznam
Organizirajte brainstorming rezultate na seznamu primerov. Začetek načrtovanja od konca in pojdite skozi korake nazaj. Tako lahko enostavno naredite načrt in določiti prvi korak k cilju. Primer načrtovanja od konca:
Ciljna (idealen rezultat)Jaz lahko govorim špansko in razumeti ljudi.
Zato jeŽelim komunicirati brez tolmača med poslovnih srečanj s španskimi partnerji, in da se svobodno komunicirajo z drugimi, medtem ko na počitnicah v Španiji.
Prizorišča cilja:
- En korak za dosego cilja: sem našel podporo španskega jezika in govori z njim dvakrat na teden.
- En korak stran od tega, sem opravil izpit na ravni B1 znanje jezikov.
- En korak stran od tega, sem opravil izpit za jezikovnih spretnosti in znanja na ravni A1.
- En korak stran od tega: I osem krat v zadnjem mesecu treningu španske in izpolnil vse domače naloge.
- En korak stran od tega, sem se vpisal v tečajev španščine in plača za mesec usposabljanja.
- En korak stran od tega, sem zbrala informacije o tečajih španščine in je primerjalno preglednico.
- Prvi korak: Jaz predviden čas v koledarju, ko bom zbrala podatke o tečajev španščine.
Ko se ekipa pripravlja na nalogo in moramo organizirati celoten načrt, na enem mestu, priročen za uporabo Ganttov diagram. Prvi stolpec v njem - to so faze na poti do cilja, na drugi stolpec - odgovorno. Bo še naprej stolpce s časovnem obdobju. Celice bodo stanje v določeni fazi, kot so "načrtovali", "V procesu«, »V«, »V teku«.
GTD sistem in naravno načrtovanje lahko zdi težko. Toda, ko jo konfigurirate zase, in začeli redno uporabljati, boste občutek, da vse, kar je veliko lažje, kot se je zdelo na prvi pogled.