12 najbolj pogostih težav z Excel in kako jih rešiti

Layfhakera bralci že poznajo Denis BatyanovymKdo delijo z nami Excel skrivnosti. Danes se bo Denis govori o tem, kako bi se izognili najbolj pogoste težave z Excel, smo se pogosto ustvarjajo neodvisno.

Takoj sem rekel, da je material izdelek namenjen uporabnikom začetnike Excel. Uporabniki elektrarne že zažigalno plesala v teh rake več kot enkrat, tako da je moja naloga je, da ga zaščiti pred tem mlade in neizkušene "plesalcev".

Vi ne dajejo tabele naslovov

Številna orodja Excel, kot so sortiranje, filtriranje, pametnih tabel, pivot tabel, - pomeni, da so vaši podatki vsebuje naslove stolpcev. V nasprotnem primeru boste bodisi niso mogli uporabljati, ali pa bo delovalo, ni povsem pravilna. Vedno poskrbimo, da vaše tabele vsebuje naslove stolpcev.

Prazne stolpce in vrstice v tabelah

To trka Excel izkoristijo. Soočena s prazno vrstico ali stolpec v tabeli, začne razmišljati, da imate 2 mize namesto enega. Moraš ga nenehno popraviti. Prav tako ne skrivajo svoje nezaželen vrstic / stolpcev v tabeli, je bolje, da jih odstranite.

Na en list je več tabel

Če to ni za majhne tabele, ki vsebujejo referenčne vrednosti, tako da vam ne bi smela storiti.

Ti bodo neprijetno za polno dela z več kot eno tabelo na listu. Na primer, če je miza postavljena na levi, drugi na desni strani, nato pa filtriranje isto mizo vpliva na drugega. Če so mize postavljene ena nad drugo, je mogoče uporabiti pritrditev površin, kot tudi eden tabele morajo nenehno iskanje in proizvodnjo dodatne manipulacije, da bi dobili največ na svojem tabelarični kazalec. To je potrebno za vas?

Ti umetno ena vrsta razmeščena v različnih stolpcev

Zelo pogosto ljudje, ki vedo, Excel zadostuje površinsko aktivne snovi, da raje to obliko tabele:

Zdi se, da nas nedolžne format za shranjevanje podatkov, prodajne zastopnike in njihove kazni. Takšna postavitev miza je dobro zaznava človeško oko, saj je kompakten. Toda verjemite mi, da je nočna mora - poskuša pridobiti podatke iz teh tabel in sprejemanje vmesnih rezultatov (zbirni podatki).

Dejstvo, da je ta oblika vsebuje dve dimenziji: na našli nekaj v tabeliMoraš se odločiti, na progi, tako da se dotaknete veje, skupino in sredstvo. Ko boste našli pravo možganov, kasneje morali iskati stolpec že, saj je njihovo veliko tukaj. In ta "dva-dimenzionalnost" močno otežuje delo takšno tabelo za standardne Excel orodja - formule in pivot tabel.

Če ste graditi vrtilno tabelo, boste ugotovili, da ne morejo zlahka dobili podatke o letu ali četrtletju, saj so številke izvajajo na različnih področjih. Nimate polje za obseg prodaje, ki ga je mogoče udobno manipulira in obstajajo 12 posameznih področjih. Bomo morali ustvariti ločene izračunane na terenu roke za četrtino in leta, čeprav je, ali je vse v enem stolpcu, tabela s povzetkom bi to naredil za vas.

Če želite uporabiti standardne formule tipa vsota SUMIF (SUMIF), SUMIFS (SUMIFS), SUMPRODUCT (SUMPRODUCT), bodo tudi ugotovili, da so sposobni učinkovito delo s tem dogovorom miza.

Priporočena oblika mize je, kot sledi:

Raznolikost informacij o različnih listov knjige "za udobje"

Druga pogosta napaka - to je ob neko standardno obliko tabele in potrebujejo inteligence na podlagi teh podatkov, ga razdeli na ločenih listih Excel delovni zvezek. Na primer, pogosto ustvarjajo ločene sezname za vsak mesec ali leto. Kot rezultat, količina dela, ki ga dejansko analizo podatkov pomnoži s številom listov ustvarili. Ni nujno, da to storijo. Zberite informacije na enem listu.

Informacije v komentarjih

uporabniki pogosto dodajo pomembne informacije, ki bi jih potrebovali, v komentarju v celici. Imejte v mislih, da je tam v komentarjih, se lahko samo pogled (če ste našli). Spravi ga v celico težki. Priporočam bolje dodeliti poseben stolpec za pripombe.

Mess s formatiranjem

Definitivno ne dodali v tabelo vsako blago. Videti je ogabno za ljudi, ki uživajo svoje mize. V najboljšem primeru, to ne daje vrednosti, v najslabšem primeru - bodo mislili, da niso organizirani in površni v poslu. Prizadevajte si za naslednje:

1. Vsaka tabela mora imeti enotno obliko. uporaba oblikovanje pametne mize. Če želite počistiti staro obliko s pomočjo celic slog "Normal".
   
2. Ne izberite barvo celotno vrstico ali stolpec. Poudarite slog na določeno celico ali obseg. Navedite "legendo" vaše razrešnice. Če izberete celico dodatno poskrbeti za njih vsako delovanje, barva ni najboljša rešitev. Čeprav razvrščanje po barvi in ​​se je pojavila v Excelu 2007 in v letu 2010 - filtriranje po barvi, ampak prisotnost enem stolpcu z jasno vrednost za kasnejše filtriranje / sortiranje, je še vedno bolje. Barva - a-stvar zaupana. V zbirni tabeli, na primer, ne vleči.
3. Priti v navado, tako, da svojih namiznih avtomatskih filtrov (Ctrl + L), Zagotavljanje območja. Tabela zaželena vrsta. Osebno sem vedno razjarjeni, ko sem vsak teden prejmejo od osebe, odgovorne za projekt, za mizo, kjer ni bilo filtra in varovana območja. Ne pozabite, da so te "malenkosti" hranijo zelo dolgo.

Spajanje celic

Uporaba združevalni celice le, če bi to na kakršen koli način. Spajanja, da je zelo težko vplivati ​​na obseg, v katerem so vključeni. Težave se pojavijo, ko premaknete celice, ko prilepite celice, itd

Združevanje besedila in številk v eni celici

Boleče vtis celica vsebuje številko, obogateno za besedilno konstanto "RR." Ali "USD", ročno vnesti. Še posebej, če ne gre za tiskarske plošče in redno mizo. Aritmetične operacije te celice seveda nemogoče.

Številke v obliki besedila v celici

Izogibajte se shranjevanju številčne podatke v celici v besedilni obliki. Sčasoma, nekatere celice v tem stolpcu, boste v besedilni obliki, in nekaj v navadnih. Zaradi tega problema se bo s formulami.

Če se bo vaša miza predstavljena skozi LCD projektorja

Izberite najbolj kontrastne barvne kombinacije in ozadja. Izgleda dobro na projektor temnem ozadju in svetlobno črk. Najbolj grozno vtis rdeče na črno in obratno. Ta kombinacija izredno nizko kontrastno pogled na projektor - izogniti.

Excel stanja v načinu stran

To je način, v katerem Excel prikazuje, kako se bo list razdeljen na strani pri tiskanju. Page Borders poudarjeno v svetlo modri barvi. Jaz ne priporočam, da vedno deluje v tem načinu, ki ga mnogi naredi, ker je v izhodnih podatkih procesa na delu zaslona gonilnika tiskalnika s, in je v Odvisno od številnih dejavnikov (npr, omrežni tiskalnik in trenutno ni na voljo), polna podvisanie proces slikanje in preračun formule. Normalno delovati.

Tudi podatki o Excel bolj koristno, si oglejte Spletna Denis.