Kako pisati pisma: 6 komponente pismu prepričljivo
Delo In študij Razmerje / / December 19, 2019
Elektronsko dopisovanje je vedno bil in ostaja glavni način komunikacije v poslovnem svetu. Dobro oblikovana črka je že pol bitke. Ampak take črke niso mogli priti. Včasih bere pismo s predlogom podjetja, ni jasno, kaj točno želite ponudbo, Kakšno korist dobiš od njega, in zakaj ste porabili svoj čas za branje in razumevanje tega črke.
Sposobnost, da napišete pravilne, prepričljivih črke pride s prakso. In tudi, ko so izkušnje razdeljeni, tako da s tem, drugi ljudje ne korak na isti rake. Jeffrey James, avtor knjige "business to business Prodaja: Moč besed in strategije iz sveta na vrh Prodajna Strokovnjaki », ponuja preprost sistem priprave prepričljivih pisma, ki je sestavljen iz 6 korake.
Avtorske pravice Shutterstock
1. Vedno jasno predstavljati, kaj bo pisanje
Glavni namen pisma - zagotoviti, da je prejemnik sprejme dokončno odločitev. Torej, preden začnete pisati pisma, se vprašajte še enkrat o tem, kaj je hočeš od prejemnika? Kaj odločitev bi moral sprejeti po branju vašega pisma?
V tem primeru je negotovost - je vaš zapriseženi sovražnik. Jasnejša vaš cilj, bolj prepričljiva, da bi dobili pismo.
2. Začeti vaše pismo s sklenitvijo
Vaša ugotovitev je izjava, da se sprejme odločitev, ki jih je prejemnik na podlagi vsebine vašega pisma.
V šoli so nas učili, da se vedno začne z uvodom. Pri pripravi prepričljiva sporočila, ta izjava je napačna. V poslovnem svetu, vsi preveč zaposleni, da ocenijo svoje pisne sposobnosti. Zato bi morali iti naravnost do točke.
Na primer, želite, da bi dobili od svojih nadrejenih za dovoljenje za namestitev telovadnico v enem od prostorov v vašem podjetju.
narobe:
"Jim,
Kot veste, absentizem zaposlenih v trenutku, ko je velik problem, ki ima zelo močan finančni vpliv tako na naše podjetje ter druge družbe v naši industriji... bla bla bla... Torej moramo upoštevati dodelitev denarja za ponovno naselitev telovadnice v glavni pisarni našega družba. "
pravi:
"Jim,
Želim, da ste, da je odobril namestitev v telovadnici v naši pisarni. "
3. Delite svoje argumente, da nekaj lahko prebavljive točkah
Z argumenti v podporo svojih idej enostavno prebrati in razumeti, jih razdelimo v nekaj točkah.
narobe
"Glede na nedavno poročilo o telesni dejavnosti vlada skupine je izjemno pomembno tudi kljub temu, da je le nekaj podjetij dokaže svojo zavezanost za takšno promocijo zaposlenih. Mnoga podjetja opredelitev teh skupin, kot so na podcenjeno premoženje, vendar nimajo načrta za uvedbo podobne skupine v industriji, celo kljub dejstvu, da je fitnes tesno povezani, da podjetja in osebne uspehi. Verjamem, da če ne bomo uvesti podoben fizični ekipo v našem podjetju, smo še vedno daleč za konkurenco. "
pravilno
"Sposobnost v pisarni bo:
- za zmanjšanje absentizma
- povečanje splošne produktivnosti "
4. Okrepiti vsakega argumenta dokazov
Če ste napisati pismo, sestavljen iz trdnih argumentov, se lahko razume kot neprekinjeno osebno mnenje in nič več. Za vsako potreb argument dokazovanja. Kako drugače razumeti, kaj to v resnici deluje?
narobe
"Sposobnost v pisarni, bi bila najboljša rešitev, ker ljudje raje gredo na delo, ne pa ostati doma. To bo tudi pomagalo zmanjšati celotno pojavnost v pisarni. "
pravilno
"Zmanjševanje količine absentizma. Glede na raziskavo, ki jo je National Institutes of Health izvedene med 1000 podjetji, ki imajo telovadnice v pisarne, osebje odsotnosti od 20% nižje v teh podjetjih kot v podjetjih, ki nimajo tako oprema. "
5. Ponovite sklep kot poziv k dejanju
Na koncu pisma še enkrat ponovil svojo ugotovitev, navedeno na začetku. Šele zdaj kot poziv k dejanju. Torej vas ne prejemniku, da določenega sklepa, da bi moral storiti po branju vašega pisma. Ta razpis mora biti enostavna in posebna.
narobe
"Mi bo zelo hvaležen, če boste podprli ta projekt."
pravilno
"Če ste odgovorili pritrdilno, da to pismo, sem takoj sproži postopek."
6. Vnesite koristi v vrstici
Linija predmet pisma je skoraj najbolj pomemben del. Ker mora predvideti osnovno zadevo, in nastaviti prejemnika želeno razpoloženje. In to je, zakaj imate, da ga izpolnite v zadnji, ko ste napisali vse argumente in dokaze, ki podpirajo svoje osnovne ugotovitve.
V idealnih razmerah bi pod črto rešiti dve pomembni težav: tako bi moralo biti zainteresirani za prejemnika, ki je odprl in prebral pismo; in bi morala zajemati sklep, ki ga želite posredovati prejemniku.
V večini primerov je najboljši način za izvajanje obeh nalog hkrati - je pisati o prednostih, ki jih je mogoče dobiti na podlagi želenih rešitev za vas.
narobe
"Vpliv na zdravje zaposlenih v telovadnicah za opremo programa v pisarnah"
pravilno
"Kako lahko zmanjšamo količino absentizma zaposlenih"
Jaz zainteresirani za vaše mnenje. Kako bi se odzvali na obe možnosti in kaj pravila, ki ga vodijo pri pripravi teh črk?